Вопрос: Согласно п. 18 «Правил ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 04.11.2006 N 644, заполненные журналы регистрации вместе с документами, подтверждающими осуществление операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, сдаются в архив юридического лица, где хранятся в течение 10 лет после внесения в них последней записи. Учитывая, что филиалы ГУП «Башфармация» РБ расположены практически во всех районах республики, а контролирующие органы при проверках просят предъявлять документы не только за текущий год, но и за предыдущие года, возможно ли осуществлять хранение журналов регистрации в самих филиалах (с учетом соблюдения правил хранения журналов)? (Консультация эксперта, 2012)

Вопрос: Согласно п. 18 «Правил ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 04.11.2006 N 644, заполненные журналы регистрации вместе с документами, подтверждающими осуществление операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, сдаются в архив юридического лица, где хранятся в течение 10 лет после внесения в них последней записи. Учитывая, что филиалы ГУП «Башфармация» РБ расположены практически во всех районах республики, а контролирующие органы при проверках просят предъявлять документы не только за текущий год, но и за предыдущие года, возможно ли осуществлять хранение журналов регистрации в самих филиалах (с учетом соблюдения правил хранения журналов)?

Ответ: В соответствии с пунктом 9 статьи 3 Федерального закона РФ от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010) архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Согласно части 2 статьи 13 указанного Закона организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. одобрены «Основные правила работы архивов организаций». Указанными выше нормативными актами организациям не запрещено создавать территориально распределенный архив. В то же время во избежание возможных претензий со стороны контрольно-надзорных органов рекомендуем создание территориально распределенного архива организации оформить внутренним локальным актом организации, в котором указать адреса хранения архивных документов и виды хранящихся в них документов.

Директор юридической
компании «Юнико-94»
М.И.МИЛУШИН
22.03.2012