Статья. «Автоматизация аптеки» (В.Шевцов) («Фармацевтическое обозрение», 2006, N 1)

«Фармацевтическое обозрение», 2006, N 1

АВТОМАТИЗАЦИЯ АПТЕКИ

Взгляд независимого консультанта

Необходимость создания настоящей статьи продиктована неоднозначным пониманием того, что подразумевается под автоматизацией аптечных учреждений. В процессе общения с представителями аптечных организаций автору настоящей статьи неоднократно приходилось замечать, что зачастую в это понятие вкладывается разный смысл. Учитывая все более растущую повсеместную потребность в автоматизации, автор убежден, что не будет лишним внести некоторую ясность в то, что подразумевается под этим термином, и как он связан с собственными технологическими процессами аптеки.

ЭТАПЫ БОЛЬШОГО ПУТИ

Попробуем ответить на простые вопросы: «Что такое автоматизация?», «Какую роль она играет в работе аптеки?», «Какое отношение автоматизация аптеки имеет к процессу закупок товара от дистрибьюторов и поставщиков?». Эти вопросы неоднократно возникали в голове каждого руководителя аптечного учреждения. Возможно, на большую часть этих вопросов вы уже нашли аргументированные и убедительные ответы. Для того, чтобы подытожить имеющуюся информацию, попробуем еще раз это сделать вместе. Начнем с простого.
Автоматизация имеет непосредственное отношение к движению товарно-денежных потоков в аптеке, поэтому рассмотрим, не вдаваясь в подробности, основные этапы такого движения. Во-первых, товар в аптеке откуда-то берется. Его ищут, выбирают и приобретают. Это — первый этап, который мы сегодня отметим обособленно. Во-вторых, товар поступает в аптеку и претерпевает своего рода процедуру «регистрации» — приходуется. В-третьих, оприходованный товар, который, по сути, уже сам является частью аптеки, движется и «живет своей жизнью» уже по внутренним законам аптеки, которыми она руководствуется в процессе своей повседневной работы. В-четвертых, товар рано или поздно покидает аптеку — уходит к покупателю, возвращается поставщику или уничтожается в соответствии с регламентирующим законодательством. Этот завершающий этап может быть немного усложнен — иногда товар возвращается обратно, например, его вернет покупатель, но затем вновь, пройдя определенные стадии предыдущего, третьего этапа, он покинет аптеку, например, его примет обратно поставщик. Таким образом, для облегчения понимания вопроса: «При чем здесь автоматизация?», мы можем выделить условно следующие этапы движения товара: — Первый этап. Приобретение и получение товара от поставщиков. — Второй этап. Приходование товара в аптеке. — Третий этап. Движение и изменение товара внутри аптеки. — Четвертый этап. Уход товара из аптеки (к покупателю, поставщику и т.д.). Теперь попытаемся разобраться, какую роль играет автоматизация аптеки на каждом из вышеперечисленных этапов. Где она принципиально необходима, а где без нее можно обойтись. Ведь понятно, что автоматизация — процесс не простой и не дешевый, поэтому необходимо точно знать, какую выгоду мы получим от автоматизации той или иной стадии движения товара. А в иных случаях, возможно, мы обойдемся более простыми способами выполнения требуемых операций с товаром. Несколько забегая вперед, отмечу, что так оно и есть — некоторые этапы движения товара почти везде уже практически автоматизированы. Автоматизация других происходит повсеместно в настоящее время, а в отношении остальных вопрос по-прежнему остается открытым: нужна ли их автоматизация — существуют разные мнения на этот счет. Попробуем рассмотреть вышеназванные четыре этапа по отдельности. При этом нарушим хронологический порядок их следования друг за другом и двинемся от рассмотрения последнего, заключительного, к первому — для удобства понимания.

ЭТАП ЧЕТВЕРТЫЙ: ТОВАР ПОКИДАЕТ АПТЕКУ

Итак, завершающий четвертый этап — «уход товара из аптеки». То, что можно было автоматизировать на этой стадии, уже автоматизировано достаточно давно более чем на 90 процентов. Инструмент автоматизации — кассовый аппарат. Отдельные процессы этого этапа — прием и выдача монет, денежных купюр — вряд ли будут автоматизированы в обозримом будущем. А в остальном — кассовый аппарат «выбивает» необходимую сумму, запоминает ее и выдает вам по первому требованию — ни что иное, как приемлемая автоматизация процесса. Что здесь можно улучшить, то есть еще автоматизировать? Ответ понятен: процедуру выбора наименования отпускаемого товара и выставление соответствующей цены отпуска. Ведь чаще в жизни наблюдается ситуация, когда в кассовый аппарат цену «вводят» руками, а не сканером «считывают» штрих-код товара, после чего автоматически появляется цена его отпуска. Кроме того, автоматизация отдельных действий этого четвертого этапа может потребоваться в случае возврата товара поставщику или уничтожения в соответствии с законодательством. Здесь роль автоматизации очевидна — либо выписывать акт возврата или соответствующий документ вручную, либо это сделает «машина» по заданным параметрам. Конечно, число подобных случаев невелико по сравнению с числом отпуска товара покупателям, хотя этот процесс (возврата и уничтожения товара) порой занимает достаточно много времени. Поэтому выше и прозвучала цифра, что более 90 процентов процессов четвертого этапа повсеместно и уже давно автоматизировано. Кроме того, в тех случаях, когда автоматизирован предыдущий, третий этап, и выбор товара производится считыванием сканером соответствующего штрих-кода, можно сказать, что автоматизация отпуска товара осуществляется практически на 100 процентов.

ЭТАП ТРЕТИЙ: ТОВАР ПУТЕШЕСТВУЕТ ПО АПТЕКЕ

Перейдем теперь к третьему этапу движения товара — его перемещению в пределах самой аптеки. На этой стадии с товаром выполняется целый ряд операций, многие из которых носят рутинный характер. Товар может быть перемещен с места на место, его часто необходимо найти, не перепутать во время хранения с таким же, подобным ему товаром. У товара может изменяться не только цена, но и такие характеристики, как количество и качество. Обобщая подобного рода информацию, можно сформировать своеобразный перечень действий и операций, которые могут выполняться с товаром, когда он находится на третьем этапе движения, в пределах аптеки. Среди подобных операций третьего этапа: — быстрый поиск товара;
— перемещение с места на место;
— размещение товара на новом месте и запоминание этой информации в компьютере; — выбор интересующей партии, серии товара; — изменение цены;
— изменение количества единиц товара вследствие отпуска покупателю, возврата поставщику, уничтожения; — учет количества имеющегося товара;
— расчет ухода товара за прошедшие день, неделю, месяц; — учет активов аптеки в виде сумм хранящегося товара; — оценка ассортимента аптеки и его сравнение с подобным; — планирование наценки и формирование политики ценообразования на основании данных об имеющемся и ушедшем товаре; — контроль сроков годности товара;
— контроль серий имеющегося в аптеке товара; — получение информации, необходимой для расчетов с поставщиками; — планирование товарного кредитования от поставщиков для активизации торговой деятельности аптеки; — другие операции, в ходе которых используется информация о товаре, который хранится в аптеке или уже был реализован покупателям. Глядя на этот достаточно широкий перечень операций, следует заметить, что большинство из них на практике хотелось бы выполнять не вручную, а с помощью автоматически обрабатываемых данных. Возьмем, например, поиск товара. Конечно, если помещение небольшое и стеллажи можно окинуть одним взглядом, не обязательно прибегать к помощи компьютера — повернулся, посмотрел на место, где, например, вчера располагался требуемый препарат, и ответил покупателю: «К сожалению, препарат закончился…». Но если аптека чуть побольше размером, и стеллажи одним взглядом не окинешь… Тогда уже идти искать препарат физически на полке не очень целесообразно — гораздо эффективнее «заглянуть» в компьютер — сразу видно и количество, и место расположения. Понятно, что без компьютерной информации о расположении и количестве препаратов часто можно и обойтись — это вопрос удобства. Другое дело, когда вопрос касается номеров серий и партий препаратов — здесь все гораздо сложнее. Ведь достаточно трудоемко пересматривать все упаковки одного вида товара в поисках определенных серий. А вот с помощью компьютера такой вопрос решается в течение нескольких секунд. Подобная же ситуация, когда действия «вручную» очень трудоемки, может наблюдаться и в случае, когда необходимо оценить или составить определенную информацию для расчета с поставщиком, планирования дальнейшей наценки или разработки индивидуальной политики ценообразования в аптеке. Конечно, если «физически» ощущается, что денег хватает, не обязательно усложнять себе жизнь компьютерами, автоматизацией и прочими непростыми и недешевыми вещами. Достаточно знать, что денег просто хватает или, еще лучше, когда заметно, что становится больше. Другое дело, если в один не очень прекрасный день через дорогу открывается аптека-конкурент и уже физически чувствуется обратное — денег становится меньше. Как раз в этот момент и возникает необходимость поточнее подсчитать те последние проценты прибыли, которые еще остаются, или может уже не остаются, в «кармане» аптеки. А как посчитать, если учет не компьютеризирован? Пройти по залу и пересчитать все с блокнотом и ручкой? Или дождаться следующего квартального бухгалтерского баланса и сравнить его с предыдущим, полугодовой давности? Но за полгода, как говорится, могло уже «многое утечь»… Очевидно, что как раз в подобной ситуации, когда счет идет уже не на десяток процентов прибыли, а на единицы процентов, становится понятно — необходим компьютер, автоматизация и т.д. В этот момент и появляются на повестке дня сложные риторические вопросы: «Что за автоматизация?», «Что она полезного принесет?» и, что немаловажно: «Сколько наличности она (автоматизация) взамен за это унесет?». Учитывая сказанное, и еще раз взглянув на список операций, выполняемых с товаром в ходе его движения «внутри» аптеки, про автоматизацию третьего этапа движения товара можно сказать следующее: если необходимо повысить удобство работы по всем вышеперечисленным операциям с товаром, или, если необходимо с точностью до процентов подсчитать прибыль, спланировать или разработать параметры дальнейшего развития аптечного предприятия, в том числе ценообразования, автоматизация потребуется обязательно. Поле для автоматизации — все перечисленные операции третьего этапа движения товара. А их очень много. Инструмент автоматизации — программы, функциональные возможности которых могут каждое из вышеназванных действий автоматизировать Исполнитель, или, другими словами, «автоматизатор» — специализированная организация, выступающая как установщик и дилер программного обеспечения или непосредственно компания — разработчик такой программы. Принимая во внимание многочисленность операций, выполняемых с товаром в ходе третьего этапа его движения в пределах аптеки, можно сказать, что автоматический учет подобных действий в компьютере — это и есть основное значание понятия «автоматизация», которое употребляется в общепринятом смысле. То есть, если мы говорим: «Аптека автоматизирована», фактически мы подразумеваем, что автоматизирован, прежде всего, третий этап движения товара — операции вышеперечисленного списка. В дальнейшем именно автоматизацию третьего этапа будем упоминать с большой буквы — Автоматизация.

ЭТАП ВТОРОЙ: ТОВАР ПОПАДАЕТ В АПТЕКУ

Теперь перейдем ко второму этапу движения товара — приходованию в аптеке. По существу этот этап представляет собой распознавание, «регистрацию» товара для того, чтобы он мог в пределах аптеки быть опознанным по тем правилам учета, которые действуют в данной аптеке. Из некоторого множества товаров, которые доставлены в аптеку вместе с накладной от поставщика, в ходе процедуры приходования каждая единица товара «берется на учет» и ей присваиваются новые характеристики, используемые в данной аптеке. Этих новых характеристик, которые аптека использует для учета товара в своих пределах, может быть одна или несколько, но минимум одна из них — это цена. Таким образом, в простейшем случае приходования товара мы просто расцениваем товар. В более сложных ситуациях мы делаем и другие действия, например, присваиваем штрих-коды, расписываем места дальнейшего хранения на стеллажах. Но минимум действий определен — без расценки нам точно не обойтись. Какое отношение приходование товара и, главным образом, расценка имеют к автоматизации? Давайте уточним. Если расценка товара осуществляется с помощью какой-либо программы, это облегчает труд расценивающего сотрудника аптеки. Но это облегчение труда касается только одной операции — расценки. На третьем же этапе, как было сказано выше, автоматизируется целый список операций. Поэтому понятно, что автоматическая расценка товара, по сравнению с Автоматизацией всех операций третьего этапа, это не автоматизация в полном смысле, а скорее подобие школьного реферата по сравнению с кандидатской или докторской диссертацией. И даже если после автоматической расценки мы можем распечатать ценники, стеллажные карточки и пр., необходимо понимать, что к автоматическому учету движения товара в пределах аптеки это имеет только отдаленное отношение. Мы не можем переместить товар и «запомнить» в компьютере его новое место хранения, не можем потом его найти. Нам не удастся узнать, сколько препаратов, и какой серии, в данный момент находится в помещении аптеки или торгового зала. И уж тем более мы не получим никакой информации о том, сколько препаратов было реализовано, на какую сумму, как выглядит сальдо взаиморасчетов с поставщиком, с каким процентом наценки был реализован товар на прошлой неделе или в прошлом месяце. Поэтому, подытоживая возможности автоматизации второго этапа движения товара — приходования, можно сказать, что на этом этапе автоматизировать можно только саму операцию расценки. Автоматизация же в полном смысле, которую мы обычно имеем в виду, употребляя этот термин, нацелена в основном на третий этап — там сосредоточено большинство операций по учету хранения и движения товара и финансовых потоков. Таким образом, производится ли расценка товара вручную или с помощью компьютерной программы — Автоматизация в полном смысле этого слова начинается только потом — после приходования товара.

ЭТАП ПЕРВЫЙ: ПРИОБРЕТАЕМ ТОВАР

А теперь от второго этапа — приходования товара в аптеке, перейдем к первому — поиску, выбору и приобретению товара от поставщиков. Во-первых, поиск. Зададим себе вопрос: «Эта процедура может выполняться автоматически или нет?». Ответ очевиден: «Нет». На сегодняшний день не существует автоматической системы или программы, в которой сосредоточена вся актуальная информация по предложениям товара от поставщиков. У нас на компьютере могут быть установлены модемные системы заказа от многих крупных поставщиков, отдельные программы, которые позволяют сравнивать прайс-листы некоторых из них, но ни одна из действующих программ не позволяет в полной мере обеспечить поиск интересующей потребности среди всего многообразия предложений от поставщиков. Обращаясь к той или иной программе, мы ограничиваем себя в выборе предложений. И чем меньше подобных программ и систем заказов мы используем, тем больше сужаем круг своих возможностей выбора. Рассмотрим теперь сам процесс выбора, которого мы уже коснулись в предыдущем абзаце. Модемные программы заказа товара от поставщиков такого выбора не предоставляют — им невыгодно производить объективное сравнение своего предложения и предложения конкурентов. Это понятно. Программы сравнения прайс-листов от сторонних организаций (то есть не поставщиков) помогают представить предложения в определенном виде, облегчающем работу сотрудника, ответственного за закупку товара. Но это упрощение работы производится только по одному критерию — по цене. И поэтому выбор интересующей позиции среди всех предложений поставщиков не может выполняться компьютером самостоятельно, ведь, сравнивая предложения только по цене, компьютер не принимает во внимание другие факторы. В то же время решение по выбору поставщика, принятое сотрудником, ответственным за закупку товара, осуществляется с учетом всего многообразия параметров предложений, к которым относятся: — цена предложения;
— количество;
— условия поставки;
— время доставки заказанного товара;
— количество ошибок в собранном и доставленном товаре от поставщика; — задолженность в определенный момент времени перед конкретным поставщиком; — обеспечение требуемой сопроводительной документацией; — репутация поставщика;
— дополнительная информация в виде конкурсов по отдельным препаратам, поставкам, периодам и т.п. Понятно, что на сегодняшний день проанализировать все вышеперечисленные факторы не в состоянии ни одна программа, и правильность выбора закупаемых препаратов среди всего многообразия предложений от поставщиков сегодня целиком зависит от квалификации сотрудников, ответственных за закупку товара в аптеке. При этом те или иные подсказки, которые дают системы заказов от поставщиков или определенные программы сравнения прайс-листов могут служить хорошим подспорьем в работе, но, тем не менее, правильность окончательного выбора заказа целиком ложится на плечи самого сотрудника аптеки. Когда дело касается выбора, действует такое правило: чем шире арсенал рассматриваемых предложений, тем более эффективной будет закупка. Конечно, существуют аптеки, которые 80 и более процентов своей потребности покрывают за счет одного из поставщиков. Но давайте признаемся сами себе: раньше, когда прибыль аптечных учреждений могла измеряться десятком процентов, действительно, для удобства работы было не принципиально заниматься анализом всех предложений товара на рынке — достаточно было определиться с наиболее подходящим поставщиком, а к остальным можно было обращаться только за пополнением «острой» дефектуры. Сегодня же, когда конкуренция между аптеками, особенно вследствие развития аптечных сетей, обострилась до предела, когда вопрос экономического развития аптечных учреждений касается единиц процентов прибыли, становится понятно, что былое удобство — роскошь хорошая, но способность анализировать больше информации и иметь максимальный выбор — сегодня уже необходимость. Поэтому, подытожить сказанное можно так: выбор в момент заказа товара — главный инструмент успешной конкуренции. А вот автоматизация здесь играет только вспомогательную роль — подсказывает примерные количества того, что следует заказывать. Наконец, рассмотрим непосредственно момент приобретения товара. Пусть мы приняли все предложения на рынке от поставщиков, долго их анализировали и определились с выбором. Мы сделали заказ — теперь товар движется к нам идет процесс его приобретения, хотя товара еще у нас нет. Заказ мы отправили, деньги для его оплаты приготовили, или договорились с поставщиком об отсрочке платежа, но товара еще нет. Чем нам может помочь в этой ситуации автоматизация? Собственно говоря, в этот момент не принципиально, автоматизирована аптека или нет. Более важно то, настроен ли формат накладной поставщика на формат той компьютерной программы, с помощью которой мы расцениваем товар для последующей продажи. Почему важно именно это? Потому, что в случае подтверждения выполнения заказа поставщиком, если формат накладной последнего настроен на нашу программу, мы можем непосредственно после получения накладной в электронном виде, например, по электронной почте, приступить к расценке товара. И к моменту, когда товар будет доставлен в аптеку, мы уже расценим его, а сразу после пересчета он поступит в продажу. В результате — сэкономим время. Все, что нужно для этого — настроить формат электронной накладной от поставщика на формат собственной компьютерной программы, с помощью которой мы расцениваем товар. Подводя итог сказанному, можно сформулировать своеобразные выводы, определяющие роль автоматизации в технологическом процессе работы аптеки. 1. Автоматизация аптеки — это, прежде всего, автоматизация той стадии движения товара, когда он перемещается, изменяется в пределах аптеки, реализуется клиентам. 2. При приходовании товара от поставщиков для экономии времени удобно использовать различные программы, которые помогают расценивать товар. 3. На этапе заказа товара от поставщиков принципиальной является широта выбора предложений, а не программа, с помощью которой такой выбор осуществляется, так как ни одна существующая на сегодняшний день программа не позволяет делать полноценный выбор товара с учетом всех интересов аптеки.

Коммерческий директор
компании «Директ-Информ»
В.ШЕВЦОВ