Решение коллегии Комитета здравоохранения г. Москвы «О состоянии архивной работы и мерах по обеспечению сохранности трудовых документов граждан в учреждениях и организациях Комитета здравоохранения Москвы» (протокол от 14.03.2002 N 5-2)
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
КОМИТЕТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ
14 марта 2002 г.
ПРОТОКОЛ N 5-2
О СОСТОЯНИИ АРХИВНОЙ РАБОТЫ И МЕРАХ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ТРУДОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ГРАЖДАН В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ КОМИТЕТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ МОСКВЫ
Заслушав и обсудив информацию директора Центрального объединенного архива Цапука Н.В. «О состоянии архивной работы и мерах по обеспечению сохранности трудовых документов граждан в учреждениях и организациях Комитета Здравоохранения Москвы», коллегия отмечает, что Центральным объединенным архивом, организациями и учреждениями здравоохранения проведена определенная работа, направленная на обеспечение сохранности документов по личному составу, необходимых для пенсионного обеспечения работников. После проведения в 1998 году коллегии по вопросу «О состоянии и мерах по улучшению архивной работы в организациях и учреждениях Комитета здравоохранения г. Москвы» значительно улучшилось состояние архивной службы в учреждениях системы здравоохранения. Для размещения архивных документов Центральному архиву выделено 2 новых помещения общей площадью 2030 кв. м. В соответствии с распоряжением Мэра Москвы от 04.10.2000. N 1045-РМ «Об утверждении документов по разработке информационных технологий в 2000-2001 гг.», Центральный объединенный архив включен в план разработки и внедрения автоматизированной информационной системы, внедрение которой запланировано на III квартал 2002 г. Серьезное внимание, оказываемое развитию медицинской архивной службы со стороны Комитета здравоохранения, требует усиления, в первую очередь, в области финансирования, совершенствования материально-технической базы, централизации архивных хранилищ в 2-3 местах. Первоначально архив рассчитан на прием до 5000 заявлений в год. В связи со значительно возросшим числом обращений в архив в последние годы, количество архивных справок увеличилось в 2-2,5 раза, не хватает площадей для создания необходимых условий для приема населения. Анализ состояния архивной работы в подведомственных Комитету здравоохранения учреждениях и организациях показал, что проведена значительная работа по обеспечению сохранности документов. В большинстве учреждений здравоохранения проведена обработка документов по личному составу по 1994 г. и 1995 г. (управления здравоохранения Южного, Юго-Восточного, Северо-Восточного, Зеленоградского административных округов, НИИ скорой помощи им. Н.В.Склифосовского, ЦНИИ Гастроэнтерологии, ГКБ N 1 им. Н.И. Пирогова, ГКБ NN 4, 7, 11, 29, 33, 57, 61, 64, ГБ N 10, Морозовская и Тушинская ДГКБ, Психиатрическая больница N 7, Специализированная КБ N 8 им. З.П.Соловьева «Клиника неврозов», ГКБ N 14 им. В.Г.Короленко, ГКБ N 15 им. О.М.Филатова и другие). В то же время, в отдельных учреждениях, архивные документы длительное время не обрабатывались (управление здравоохранения Восточного административного округа, ЦКБ Московского Патриархата, НПО «СКАЛ», ДГКБ Святого Владимира, ДГКБ N 9 им. Г.Н.Сперанского, Психиатрическая клиническая больница N 1 им. Н.А.Алексеева, ГП «Медпроектремстрой» и др.). Многие архивы учреждений здравоохранения размещены в неприспособленных помещениях, зачастую — с инженерными коммуникациями, в сырых подвалах, не имеют охранной, пожарной сигнализации, испытывают дефицит кадров и имеют низкий образовательный уровень работающего персонала. Вместе с тем, руководители достаточно пассивно решают проблемы в этой области. Все это негативно отражается на сохранности документов постоянного и долговременного хранения, имеют место утраты документов (управление здравоохранения Восточного административного округа, ГКБ N 14 имени Н.Г.Короленко, Психиатрическая клиническая больница N 1 им. Н.А.Алексеева, ГП «Медпроектремстрой», многие аптеки). Значительно ослабла в последнее время государственная дисциплина в области архивного дела в аптеках и негосударственных организациях, занимающихся медицинской и фармацевтической деятельностью. Большинство аптек, перейдя в негосударственную сферу, получив экономическую самостоятельность, неправомерно трактуемую ими как независимость от обязательств в области архивного дела, не провели обработку и не сдали документы до периода изменения формы собственности, которые необходимы для пенсионного обеспечения работников и находятся под прямой угрозой утраты. Учитывая сложившуюся ситуацию в состоянии архивной работы, обеспечение сохранности документов и во исполнение письма первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы от 17.12.2001 N 25-5811/12. КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА:
1. Принять к сведению информацию директора Центрального объединенного архива Комитета здравоохранения Цапука Н.В. и считать необходимым продолжить работу органов здравоохранения и лечебно-профилактических учреждений по улучшению архивной работы и обеспечению сохранности трудовых документов граждан. 2. Начальникам окружных управлений здравоохранения, руководителям предприятий, организаций и учреждений, подведомственных Комитету и окружным управлениям здравоохранения, директорам аптек: 2.1. Считать организацию архивного дела одним из основных направлений деятельности учреждений. 2.2. Тщательно проанализировать состояние архивного дела и обеспечение сохранности документов на оперативных совещаниях. Срок: 01.05.2002. 2.3. Возложить на одного из заместителей руководителя предприятия, организации, учреждения персональную ответственность за состояние архивной работы и обеспечение сохранности документов. Срок: 01.05.2002. 2.4. Выделить помещения для размещения архивных документов и оборудовать их в соответствии с требованиями, предъявляемыми к архивохранилищам. Срок: 31.12.2002. 2.5. Обеспечить безусловную сохранность документов постоянного и долговременного хранения. Срок: постоянно. 2.6. Составить сводную номенклатуру дел учреждения и согласовать в Центральном объединенном архиве. Срок: 31.12.2002. 2.7. Провести упорядочение архивных документов по 1998 год включительно и сдать документы в установленном порядке на хранение в Центральный объединенный архив Комитета здравоохранения. В дальнейшем обработку документов проводить ежегодно. Срок: 31.12.2002. 3. Директору Центрального объединенного архива Комитета здравоохранения (Цапук Н.В.): 3.1. Организовать жесткий контроль за обеспечением сохранности архивных документов в учреждениях здравоохранения. 3.2. Совместно с заместителем председателя Комитета (Костомарова Л.Г.) завершить внедрение автоматизированной информационной системы архива. Срок: 31.09.2002. 3.3. Организовать прием в Центральный объединенный архив документов по личному составу учреждений системы по 1998 год включительно. Срок: 31.12.2002. 3.4. Обеспечить неукоснительное соблюдение установленных законодательством сроков исполнения запросов социально-правового характера. Срок: постоянно. 3.5. Совместно с начальником отдела МТО Комитета здравоохранения (Заков В.И.), начальником бюро судебно-медицинской экспертизы (Жаров В.В.) принять меры к завершению в 2002 г. капитального ремонта здания по адресу: ул. Наличная, д. 4, — и выделению в нем 774 кв. м. для размещения архива. 3.6. Совместно с начальником управления здравоохранения ЮВАО (Кочеткова Г.Я.) решить вопрос о выделении архиву дополнительных 449,3 кв. м. в помещении по адресу: ул. Кубанская, д. 25. Срок: март 2002 г. 3.7. Совместно с начальником финансово-экономического управления (Лабзина Е.Б.) рассмотреть вопрос о создании в структуре архива архивной инспекции. Срок: март 2002 г. 4. Начальнику отдела председателя (Кузнецов В.А.): 4.1. Организовать своевременное информирование Центрального архива о ликвидации, реорганизации, преобразовании учреждений системы Комитета здравоохранения, в том числе аптек. Срок: постоянно. 5. Начальнику Центра медицинской инспекции (Кулевич А.Ю.), начальнику управления лицензирования и аккредитации (Хлопцев В.В.), и.о. начальника управления фармации (Голованова Н.В.) при проведении контрольных проверок медицинских учреждений негосударственной формы собственности обращать внимание на обеспечение сохранности документов по личному составу. Срок: постоянно. 6. Начальнику финансово-экономического управления (Лабзина Е.Б.): 6.1. Пересмотреть штатное расписание Центрального объединенного архива с учетом увеличения объемов работы и выделения архиву дополнительных площадей. Срок: март 2002 г. 6.2. Предусмотреть в 2002-2003 г.г. ассигнования на укрепление материально-технической базы архива, оснащение необходимым оборудованием, мебелью, средствами оргтехники. Срок март 2002 г. 6.3. Совместно с начальником отдела государственной службы и кадров (Ершов В.В.) внести предложения по внедрению методов стимулирования труда сотрудников архива. Срок: до 30.04.2002. 7. Снять с контроля решение коллегии от 02.07.1998. (протокол N 15-1) «О состоянии и мерах по улучшению архивной работы в организациях и учреждениях Комитета здравоохранения Москвы» как выполненное. 8. Контроль за выполнением настоящего решения коллегии возложить на заместителя председателя Комитета Соболева В.А.
Член коллегии —
заместитель председателя
Комитета здравоохранения
Л.Г.КОСТОМАРОВА
Секретарь коллегии
Е.П.НЕУСТРОЕВА
СОГЛАСОВАНО:
Председатель Комитета
здравоохранения Москвы
А.П.СЕЛЬЦОВСКИЙ
