Управление приходом и расходом лекарств на складе играет важную роль в ведении аптечного бизнеса. При избытке запасов товара увеличиваются риски снижения прибыли в результате порчи и невозможности реализации просроченных лекарств, возрастают расходы на содержание складских помещений. При недостатке запасов возможна потеря прибыли и потенциальных покупателей по причине отсутствия лекарств на складе.
За чей счет запас
По словам директора компании «АйТи Аптека» Валерия Коситова, любая аптека стремится к уменьшению доли запасов лекарств, купленных за счет собственных средств, чтобы увеличить собственный капитал. Для этого требуется повысить оборот и долю запасов товаров, образованных за счет товарного кредита поставщика. Число закупок растет, но увеличивается время на формирование заказов, что создает дополнительные сложности. Основные проблемы при формировании заказов — недостаточная квалификация персонала и длительность процедуры. Особенно при составлении заявок вручную, когда их точность зависит от опыта и внимания работника.
Решить проблемы, связанные с формированием заказов, помогает использование программ автоматизации, которые включают в себя инструменты анализа товарных запасов, автоматического формирования потребности и заявок на основе данной потребности. Программное обеспечение позволяет улучшить следующие стадии при создании заказов: анализ оборота, выбытия, прибыльности; создание потребности; распределение полученной потребности по заказам и обработка отказов. Автоматизация заказов также позволяет снизить время процедуры — в ручном режиме на формирование заказа уходит до 5 часов, программа справляется с этим всего за 1 час.
Первый шаг формирования заказов — анализ товарных запасов, в результате которого лекарства распределяются по определенным группам. Он осуществляется с использованием трех типов инструментов: ABC-анализ, XYZ-анализ и ABC-XYZ-анализ. ABC-анализ представляет собой составление рейтинга товаров по различным свойствам, например по доле в объеме продаж и по доле в прибыли компании. Результатом служит представление товаров в виде групп по степени воздействия на результат: самые ценные — группа А, промежуточные — группа B, наименее ценные — группа C.
XYZ-анализ группирует товары в зависимости от стабильности их продаж: группа X — стабильное значение продаж, группа Y — присутствуют прогнозируемые колебания в продажах, группа Z — отсутствие стабильности, продажи сложно спрогнозировать. ABC-XYZ-анализ является соединением обоих методов и построением на их основе таблицы из 9 квадратов, в каждом из которых представлена своя группа товаров. Главный квадрат — AX: товары, которые сгруппированы в нем, стабильно продаются и приносят наибольшую прибыль. На складе их нужно держать в избытке.
Потребности и возможности
Автоматическое формирование потребности в товаре определяет и прогнозирует наличие или отсутствие ЛП в аптеке для конкретного периода. Оно реализуется с использованием четырех методов:
- Анализ среднедневных продаж. Метод основан на анализе выбытия товаров за конкретный период. Точность оценки зависит от величины рассматриваемого периода. Он достаточно точен для товаров, относящихся к группе X, но может давать ошибки для Y товаров.
- Метод нейронных сетей представляет собой усовершенствование предыдущего метода. Благодаря возможности прогнозирования сезонности продаж более точно определяется потребность в товарах группы Y.
- Метод «минимум-максимум» позволяет определить потребность для товаров всех групп — от AX до CZ. Для каждого ЛП устанавливаются два параметра — минимальное и максимальное количество. Заявка формируется при расходовании товара до минимального количества. В заказе определяется количество товара, необходимое для достижения максимальной границы.
- Метод реальный совмещает несколько способов, что позволяет повысить их достоинства и снизить недостатки.
Завершающий шаг — выбор поставщика исходя из определенных ранее потребностей в товаре. Реализуется выбор путем сопоставления списка лекарств в аптеке и прайс-листа поставщика. Программа осуществляет выбор по следующим параметрам: минимальная цена, которую готов предложить поставщик; срок годности поставляемого ЛП; минимальное количество товара для доставки и наличие на складе у поставщика; срок отсрочки платежа и дополнительные скидки.
При выборе программы следует учитывать не только ее стоимость, но и функционал. К примеру, программы, использующие платформу «свободный прайс-лист», не осуществляют анализ товарных запасов в аптеке и формирование потребности в товаре. С помощью данных программ совершаются выбор поставщика и согласование заказа. Существуют программы, которые, наоборот, используются исключительно для учета товаров на складе. К программам автоматизации, имеющим полный функционал, относятся так называемые специализированные программы, например Solaris, «Инфо-Аптека», «М-Аптека плюс», «еФарма2-Аптека».
