Вопрос: Обязательно ли распечатывать и архивировать в бумажном виде карточку складского учета форма АП-96 на аптечном складе, при наличии данной карточки в электронном виде в базе данных? (Консультация эксперта, 2015)

Вопрос: Обязательно ли распечатывать и архивировать в бумажном виде карточку складского учета форма АП-96 на аптечном складе, при наличии данной карточки в электронном виде в базе данных?

Ответ: Приказом Минздрава СССР от 08.01.1988 N 14 утверждены специализированные (внутриведомственных) формы первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений», в том числе карточка складского учета товаров (форма АП-96). Карточка применяется для учета движения медицинских товаров по каждому наименованию, фасовке, дозировке и заполняется на каждый номенклатурный номер медицинского товара и ведется материально ответственными лицами склада, базы. Отметим, что Приказ N 14 является действующим, в части, не противоречащей современному российскому законодательству. Однако при его применении следует учитывать, что данный приказ распространяется на хозрасчетные аптечные организации, на склад оптовой торговли данный приказ не распространяется. Организация работы оптового фармацевтического склада, в основном, регламентируется утвержденными Приказом Минздравсоцразвития РФ от 28.12.2010 N 1222н «Правилами оптовой торговли лекарственными средствами для медицинского применения» и утвержденными Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.08.2010 N 706н «Правилами хранения лекарственных средств» (в ред. от 28.12.2010). «Правила оптовой торговли лекарственными средствами для медицинского применения» не требуют от организации оптовой торговли лекарственными средствами ведения каких-либо журналов или складских карточек учета по строго определенной форме. В пункте 8 Правил указано, что на лекарства оформляется сопроводительный документ, содержащий следующие реквизиты: — дата оформления сопроводительного документа; — наименование лекарственного средства (международное непатентованное наименование лекарственного средства и торговое наименование лекарственного средства), сроке годности и номере серии; — производитель лекарственного средства с указанием наименования и местонахождения производителя; — количество упаковок;
— поставщик (идентификационный номер налогоплательщика, полное наименование поставщика, его местонахождение); — покупатель (идентификационный номер налогоплательщика, полное наименование покупателя, его местонахождение); — должностное лицо, составившее сопроводительный документ (должность, Ф.И.О.). Документ заверяется подписью должностного лица, составившего сопроводительный документ, печатью организации или информационным штрих-кодом и печатью организации. Упоминание о стеллажной карте имеется в абзаце 3 пункта 10 «Правил хранения лекарственных средств». Установлено, что хранящиеся лекарственные средства должны быть идентифицированы с помощью стеллажной карты, содержащей информацию о хранящемся лекарственном средстве (наименование, форма выпуска и дозировка, номер серии, срок годности, производитель лекарственного средства). При использовании компьютерных технологий допускается идентификация при помощи кодов и электронных устройств. Отметим, что нормы действующего Федерального закона РФ от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 04.11.2014) разрешают организациям использовать свои формы первичных учетных документов. Согласно пункту 4 статьи 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Любой первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ. В соответствии с пунктом 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Чиновники Минфина РФ в своей письме от 05.05.2015 N 07-01-06/25701 разъяснили, что первичный документ, подписанный любой электронной подписью из предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. от 28.06.2014) подойдет для целей бухгалтерского и налогового учета. Согласно пункту 6 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, подписанные электронной подписью необходимо распечатывать: — по требованию госорганов и других лиц, которым в силу законодательства организация обязана представить бумажный первичный учетный документ; — когда применяемые форматы не позволяют передать документ электронно. Таким образом, по нашему мнению, при наличии электронной подписи карточки складского учета по форме АП-96 можно вести в электронном виде. Что касается стеллажной карточки, то приведенная в пункте 10 «Правил хранения лекарственных средств» формулировка не позволяет однозначно определить, разрешают ли Правила не использовать совсем стеллажную карту или разрешают наносить на нее штриховой код, позволяющий идентифицировать хранящиеся лекарственные средства с помощью электронного сканера. По нашему мнению, учитывая нечеткость указанной выше формулировки, аптечные склады при использовании компьютерных способов идентификации могут обходиться без бумажных стеллажных карт, если готовы отстаивать свою точку зрения при возникновении конфликтов по данному вопросу с проверяющими чиновниками. В то же время заметим, что отсутствие стеллажных карт может трактоваться чиновниками как грубое нарушение лицензионных требований в соответствии с пунктами 5 «з» и 6 утвержденного Постановлением Правительства РФ от 22.12.2011 N 1081 «Положения о лицензировании фармацевтической деятельности» (в ред. от 15.04.2013).

Аудитор юридической
компании «Юнико-94»
И.Л.ТИТОВА
10.11.2015