Статья. “Стратегия отдела закупок аптечной сети” (Е.Арапова) (“Фармацевтические ведомости”, 2005, N 3)

“Фармацевтические ведомости”, 2005, N 3

СТРАТЕГИЯ ОТДЕЛА ЗАКУПОК АПТЕЧНОЙ СЕТИ

Без правильно выстроенной закупочной стратегии обретение конкурентных преимуществ даже крупной аптечной сетью достаточно проблематично. Усиление рыночных позиций предполагает наличие устойчивого спроса на продукцию розничной сети, что и приводит к увеличению объема продаж и расширению круга потребителей. Во многом это становится возможным, если в результате жесткой и агрессивной закупочной политики аптечная сеть получает у поставщика товар на особо выгодных условиях. В торговом бизнесе абсолютно нормально добиваться от поставщика лучших условий, что важно и аптекам, и их клиентам. В конечном счете, привлекательные цены на товар будут способствовать большему доминированию конкретной аптечной сети на рынке, то есть накопление ее доли в общих продажах произойдет за счет лояльности потребителей и в основном благодаря качественному росту оборотов розничной фармкомпании и ее эффективности.

В данной статье представлялось целесообразным рассказать об особенностях прямых импортных контрактов, как наиболее значимых для крупной аптечной сети. Закупочная политика на вторичном рынке у оптовиков уже многократно освещалась в прессе и к тому же давно и успешно апробирована аптеками и потому особенного интереса для розничных фармкомпании уже не представляет. Итак, основным документом, регламентирующим отношения с поставщиком, является контракт (договор) на закупку медикаментов, в котором есть следующие важные пункты: договаривающиеся стороны; предмет сделки (что собственно покупаем); цены; скидки; условия платежа; куда платить; сроки поставки и условия поставки; адрес доставки груза; кто проводит растаможивание груза; сертификационные вопросы. Каждый из этих пунктов важен, и сотрудник отдела закупок, готовящий контракт, должен внимательно проверять их все. Рассмотрим каждый из этих пунктов – как он может выглядеть и на что можно соглашаться, а на что нельзя и почему.

Договаривающиеся стороны

Надо следить за правильным написанием названия и юридического адреса сторон, иначе, если что – в суде не оспоришь. Контракт должен быть подписан уполномоченным на то лицом – имеющим право финансовой подписи или доверенность на подписание контракта. Высшее руководство обычно не подписывает контракт при отсутствии на нем визы сотрудника, отвечающего за проверку и подготовку контракта.

Предмет сделки

В самом тексте контракта может быть указано только слово “товар”, но тогда должно быть приложение к контракту (список медикаментов, дозировка, номера регистрации, цены). Что касается количества, то практикуется такая вещь: ежемесячно заказывается необходимый объем товара, а в приложении обычно указывают его ориентировочную годовую потребность. В этом случае необходимо, чтобы в контракте фигурировала приблизительно следующая фраза: “Поставка осуществляется в соответствии с заказами, подписанными покупателем, с указанием количеств, которые являются приложениями к данному контракту”. Тогда надо проверить, чтобы сразу же при подписании контракта был напечатан первый заказ. Прямо на нем указывается срок поставки. Для получения лицензии на импорт обычно используют годовую потребность или ее часть.

Цены

Это наиболее важная часть работы при подготовке контракта. Тут есть некоторые тонкости. 1. Цены надо всегда рассматривать с учетом скидок (см. следующий пункт). То есть цены в контракте в принципе могут быть указаны довольно высокие, если потом написано, что предоставляется такая-то скидка. Следить надо за результирующей ценой (цена контракта минус скидка) и именно она должна быть на приемлемом уровне. 2. Приемлемый уровень – это значит не выше, а ниже, чем у наших конкурентов, и ниже, чем у препаратов-синонимов других производителей, а также процентов на 40-50 ниже цены в аптеках. Поэтому, чтобы определить, подходящая ли цена в контракте, менеджер по закупкам должен знать четыре вещи: какие есть аналоги данного медикамента; какова розничная цена покупаемого товара; какова цена на этот медикамент у других поставщиков; по какой цене данный медикамент поставщик предлагал конкурентам. Как это все выяснить? Про аналоги можно посмотреть в справочнике. Цены в рознице легко узнаются из электронных или бумажных материалов, а цены на аналоги можно выяснить, просмотрев соответствующую коллекцию оптовых прайс-листов. Достаточно сложное дело с закупочными ценами конкурентов (в основном дистрибьюторов), поскольку это коммерческая тайна. Но можно выйти из положения, проведя анализ продажных цен конкурентов относительно вашей аптечной сети. Ценообразование у всех примерно одинаковое, поэтому, если медикаменты какой-либо фирмы все как один продаются, например, у ведущего российского фармдистрибьютора “Имярек” на 20% дешевле, чем у вас, а препараты других фирм почти по вашим ценам, то значит, и “Имярек” их купил на 20% дешевле. Это почти всегда оказывается правдой. Таблицы со сравнением цен должны быть “настольной книгой” каждого сотрудника отдела закупок (образец см. ниже):

  Наи-    Ана-   Предла-  Отпуск-  Цена     Закупо-      Цена,       мено-   логи   гаемая   ная      по       чная      на которую     вание          цена     цена в   прайсу   цена      мы согласны                   постав-  аптеке   конку-   конку-                                  щика     /1,85    рента    рента                                                                                         N 1    N 2     4.00    4.30     4.06     3.60       3.60        

В столбце “Цена, на которую мы согласны” ставим самую минимальную из всех. В этом заключается проработка контракта по ценам – такую рекомендованную цену надо дать директору по закупкам для проведения переговоров (лучше прямо в форме таблицы). А уж его дело “выжать” из поставщика согласие на ваши требования, в том числе показав эти материалы. Того, кто проводит переговоры, надо предупредить также о следующих обстоятельствах: хорошо ли известен этот препарат или он совсем новый; постоянно ли он бывает в продаже или с ним в аптеках наблюдаются перебои. Но как определить по ценам аптек реальные цены производителей? В случае с лекарственными средствами, не включенными в перечень жизненно важных медикаментов, достаточно просто. Аптеки с западными поставщиками обычно не работают – им товар доставляют оптовые фирмы. Поэтому, вычитая в среднем 30% из цены продажи в аптеке, мы получаем отпускную цену оптовика. Затем, убирая еще 30% маржи дистрибьютора – получим закупочные цены его товара, поставленного на условиях ddP. Остается вычесть еще 10% таможенной пошлины, и мы имеем реальную контрактную цену иностранного производителя (то есть розничную цену надо разделить на 1,85). Разумеется, это далеко не идеальный способ расчета цены и к тому же основанный на умозрительных и достаточно грубых предположениях, но поскольку мы анализируем не одну, а десятки аптек, то общая ошибка минимальна. Поэтому для получения объективных сведений целесообразнее воспользоваться не сравнительным анализом крупных конкурентов, а скорее ценовым мониторингом конкурирующих аптек, как конечного звена товаропроводящей цепочки. Что касается обязательного ассортимента, специфических медикаментов или продукции отечественной Фарминдустрии, то и для этих позиций, применим схожий принцип расчета цены, но с учетом соответствующих торговых надбавок, устанавливаемых государственным регулированием.

Скидки

Скидка – это уменьшение цены товара ниже контрактной в силу разных причин: в связи с большими объемами продаж, активной пропагандой медикаментов данной фирмы, надежностью и безукоризненной деловой репутацией и т.п. Торговые скидки на товар бывают разных видов. Например (прямых импортных контрактов): 1. Free goods – бесплатный товар, присылаемый вместе с остальной партией либо по отдельной или по общей накладной. В последнем случае не подлежащий оплате товар отмечают специальной строкой с указанием Free goods или For customs only – “только для предъявления на таможне, а не для оплаты”. В бухгалтерии товар должен быть оприходован по отдельной статье. Если с партией пришло 5% free goods, то действительная цена товара оказывается на 5% ниже, на что следует обращать внимание при анализе цен. 2. Занижение суммы к оплате. Это самая распространенная форма. Она заключается в том, что после продажи партии товара с инвойсной стоимостью, например в 100 000 долл. США, поставщик присылает счет к оплате с пометкой “скидка 3%”. И в итоге платить надо не полную сумму, а только 97000 долл. США. Но следует помнить, что таможенные пошлины оплачиваются с полной стоимости товара. 3. Установление специальных цен для конкретного дистрибьютора, которые гораздо ниже цен для всех остальных оптовиков. Строго говоря, такой вариант не является настоящей скидкой, поскольку эти цены прямо записываются в контракт, хотя они гораздо ниже официальных цен по прайс-листу данного завода. Но для полноты картины об этом тоже следует упомянуть и иметь в виду при анализе прайс-листов. Обычно скидки указываются не в контракте, а в приложениях к нему, и поставщики считают эти приложения секретными. Хотя анализ ценообразования рынка позволяет определять все скидки, а поставщики вынуждены их показывать в таможенных документах и счетах на оплату. Кроме того, предоставление конфиденциальной информации – это тоже чей-то бизнес и поэтому пристрастность и ценовые манипуляции поставщиков не являются коммерческой тайной, даже несмотря на лояльность дистрибьюторов.

Условия платежа

Условия в контракте, в котором оговаривается, когда дистрибьютор должен расплачиваться за купленный товар. Они бывают разной степени приемлемости: 1. 100%-ая предоплата. Это значит все деньги – вперед, а когда товар приедет (может через месяц, или два после платежа), надо смотреть пункт “сроки поставки”. Это для фирмы не всегда выгодно, так как выводит “живые” деньги из оборота, либо предполагает привлечение заемных средств, что в итоге негативным образом сказывается на широте и постоянстве ассортимента или на отпускной цене медикаментов в рознице. Но с другой стороны, “правильные” позиции предоплатного товара в ассортименте более выигрышны в конкурентном отношении, чем медикаменты с другими формами оплаты поставщикам. 2. 30%, 50%-ая и прочая предоплата. Это значит, что часть денег мы платим заранее. При этом срок поставки после произведенной предоплаты необходимо сократить до минимума. Вторую часть оплачивают уже после поставки, по возможности оттягивая ее как можно больше. На такие условия есть смысл соглашаться только для первой партии товара с расчетом на то, что она будет небольшая, а уже со второй партии можно перейти на лучшие условия и по скидкам и по формам оплаты. 3. Отсрочка платежа на n-ный срок. Сначала доставляется товар, а плата вносится через какое-то время, и чем позже это делается, тем лучше. Тут надо следить за поставщиками, которые могут ввести в контракт фразу “через 3 месяца после отгрузки”. С учетом, что машина с товаром может идти 10-20 дней из Европы, получается, что они этот срок выгадывают в свою пользу. Следует требовать, чтобы в контракте стояло: “через 3 месяца после прибытия груза” или “после прохождения таможенной очистки”. Надо обязательно договориться, чтобы следующий заказ можно было сделать до оплаты предыдущей партии. Поставщики на это идут, так как они прекрасно понимают, что нельзя допускать отсутствия товара в крупной аптечной сети. Это называется “револьверная поставка”. 4. Консигнационный склад, или “оплата по мере продажи с предоставлением отчета” без указания предельного срока отсрочки платежа. Здесь все, как в предыдущем пункте, только если товар никак не продается, то за него вообще можно не платить – по своему усмотрению, поставщик может забрать свой товар обратно. Такую формулировку в виде “отсрочка платежа с оплатой по отчетам и правом возврата товара” желательно вставить в контракт, поскольку это создает для вас наилучшие условия. При проведении переговоров, начинать надо с этих последних условий и говорить, что вы так работаете со всеми. Если товар малоизвестный или неходовой, то только на этих условиях можно соглашаться, потому что могут быть дорогостоящие складские площади, а платить придется. Еще одним важным моментом является приход разных партий товара по одному контракту, но с разными условиями оплаты. Тогда надо конкретно указывать – первая партия, оговоренная в приложении-заказе N 1 идет с отсрочкой платежа на месяц, а все остальные (приложение-заказ N 2, 3…) – консигнационный склад.

Чем платить поставщику

Импорт – валютой. Это дает льготы по ценообразованию и позволяет нашим аптекам продавать этот товар с большей выгодой. Валюту можно переводить на западный счет, даже если забираешь товар со склада в Москве, но это должно быть оговорено в контракте. В отдельных случаях можно платить рублями и оставаться при этом импортером, если, например, работать по договору комиссии с уполномоченным складом поставщика.

Куда платить

Обычно банк требует, чтобы было оговорено в контракте следующее (для валютного платежа): кто получатель денег (полное название); какой у него банк (полное название, номер счета); местонахождение банка (страна, город); почтовый адрес получателя; почтовый адрес банка. Если переводите рублями на российский счет, то надо указать банк, номер счета, иногда – номер корр. счета, МФО, код банка и код участника. Это все надо проверить, иначе потом могут возникнуть проблемы с непрохождением или зависанием платежа и последующим закономерным недовольством или возмущением со стороны поставщика.

Сроки и условия поставки

Обычный срок поставки товара из Европы – 10-20 дней после выхода грузовика. Но поставщику нужно обычно еще дней 10 на подготовку и упаковку товара. Так что они просят дать в среднем около месяца. Надо следить за тем, чтобы при условиях “револьверной поставки” вы бы успевали сделать заказ и получить груз раньше, чем оплатили предыдущую поставку. Условия поставки бывают, как правило, двух видов: поставка со склада в Москве – тогда оговаривается, кем будет доставлен товар, или из-за границы CIP Москва (то есть до таможенной очистки груз вашим еще не является).

Куда доставлять груз

Должен быть указан адрес вашего склада в графе “место доставки”. В графе “адрес грузополучателя” надо указать юридический адрес и адрес офиса (если адреса не совпадают) и обязательно телефон и фамилию исполнителя.

Кто проводит таможенную очистку

Если по условиям – CIP Москва или получение с таможенного склада – то дистрибьютор, если со склада в Москве (ddP) – то поставщик, и тогда вообще этот пункт необязателен.

Сертификационные вопросы

Обязательно должно быть оговорено, что сертификаты на груз и аннотации на товар предоставляются на русском языке, высылаются заранее на случай проведения дополнительных анализов. Следует вставить в контракт пункт, предусматривающий, что поставщик обязан подписать с департаментом госконтроля качества Минздрава договор о том, что на территории России дополнительных анализов делать не надо (естественно, при наличии такой возможности). Как известно, медикаменты изготовляются сериями, то есть каждый цикл изготовления – это новая серия с определенным номером. Прямо на заводе контролируется их качество, и если все в порядке, то на каждую серию данного медикамента выдается заводской сертификат качества с указанием номера серии и результатами анализа. Для ряда производителей одного такого сертификата недостаточно в связи с возможностью несоответствия технологическим стандартам. Поэтому аптечная сеть, перед тем как пустить товар в продажу, обязана за свой счет делать дополнительные анализы или проводить повторную сертификацию каждой серии. Иначе аптеки не смогут реализовать медикаменты. Без повторных анализов продавать свою продукцию завод-производитель может при наличии соответствующего разрешения от департамента госконтроля качества Минздрава России. При его отсутствии необходимо заранее получить заводские сертификаты и образцы товара каждой серии, чтобы сдать их на анализ. Анализ платный, поэтому желательно, чтобы на каждый медикамент было не больше двух, так называемых длинных серий. Ситуации, когда привозят 20 000 товара и каждые 500 штук – новая серия в виде остатков с конвейера, что водится за некоторыми фирмами из развивающихся стран, приносят фирме одни убытки. Кроме того, длительная процедура проведения анализа приносит фирме дополнительные убытки – товар лежит, платить за него надо, а продавать нельзя. Поэтому препараты, на которые надо делать повторные анализы, покупают неохотно и только в самом крайнем случае – если он суперходовой, сезонный или на него прошла крупномасштабная реклама.

Особенности составления заказов

Теоретически запасов у аптечной сети должно быть ровно столько, сколько требуется для обеспечения бесперебойных поставок по всей сети, что предполагает правильное планирование товарного запаса. Одним из способов подобного прогнозирования является метод размещения заказов по уровню остатков на складе. У каждого вида товара должен быть свой уровень остатков, и каждый раз, когда он опускается ниже заранее определенного значения, надо размещать заказ у поставщиков. Правда, у данного метода существуют ограничения, поскольку он оправдан в основном для малоходовых или плохопродаваемых препаратов, которыми по ряду обстоятельств (льготный отпуск по отдельным наименованиям, некоторые позиции обязательного ассортимента и проч.) должна располагать аптечная сеть. Поэтому более оптимальным способом прогнозирования товарного запаса является рейтинговая оценка среднего уровня продаж за последние несколько месяцев, с учетом того, что такой же объем сохранится и в будущем, а при необходимости он может дополняться коэффициентами роста оборота фирмы. Для успешного использования этого метода необходимо, чтобы отдел закупок принимал в расчет последствия событий, которые должны или могут произойти и корректировал заказы с учетом, например, сезонных факторов, тенденций спроса и/или сбыта (рост либо падение), рекламных кампаний и ряда других событий (праздников, эпидемий, продаж конкурентов, административных действий властей и проч.). Для часто покупаемых медикаментов это среднее за некоторый период времени (хотя бы за квартал) число упаковок, проданных за день. Если число покупок достаточно велико, то эта оценка справедлива. Для редко и нерегулярно продаваемых препаратов ориентироваться следует на общую продажу препарата за месяц. Таким образом, среднемесячная скорость продаж препаратов является прогностическим критерием для заказа оптимального количества медикаментов, как без сверхнормативных запасов, так и без дефицита по конкретным позициям. Итак, при составлении заказов принимают во внимание следующие параметры: объемы продаж за последний месяц и последний квартал с учетом изменения продаж по сезонам. Для несезонных препаратов контроль заказов производится по усредненным продажам последнего квартала и месяца. Продажи близких по терапевтическому действию препаратов, за исключением одинаковых препаратов разных производителей, основанием для заказа искомого препарата не являются. В качестве основы для заказа использование рейтингов допустимо, если они велись по конкретному препарату в течение последних четырех месяцев. Все вышесказанное относится не только к конкретному медикаменту, но и к его хорошо известным аналогам. Допустим, с подготовкой контракта все в порядке и теперь необходимо правильно сформировать заказ. Тут возможно два варианта – мы никогда этим медикаментом не торговали, или он уже был у нас в продаже.

Медикаменты уже были у нас в продаже

Итак, прежде всего, берем рейтинги и смотрим, сколько приблизительно уходит в день медикамента в сезон, для которого формируется заказ. Дальше умножаем на 22 (количество рабочих дней в месяце) и получаем месячный заказ. Так просто, правда, только в том случае, если в данный момент он отсутствует на складе. А если есть остатки от предыдущей партии? Тогда смотрим, на сколько дней торговли их хватит. При этом могут иметь место следующие варианты. Пример 1. На складе запас препарата на 10 дней, а заказ, который вы готовите, поступит через 30 дней. Это очень плохая для торговли ситуация – 20 дней товара не будет. То есть предыдущий заказ был составлен неправильно. Пример 2. На складе запас препарата на 40 дней, а ваш заказ поступит через 30 дней, следующая партия – еще через 30 дней. Значит, на первый раз надо заказывать только на 20 дней торговли, а там уже подойдет следующая партия. Умножаем рейтинг на 20. Пример 3. На складе товара на 180 дней, а заказ подвезут через 30 суток. Заказ в этой ситуации равносилен должностному преступлению. Исключение составляет товар, отданный на реализацию или полученный на условиях консигнационного склада без предварительной оплаты. Тогда ситуация не так опасна. Но все равно – за это время у него может кончиться срок годности, да и прибыль от продаж может не покрыть складских издержек.

Данных медикаментов у нас в продаже не было

В этом случае можно заказывать только очень маленькие количества – не более 1000 шт., в зависимости от цены и предписаний отдела маркетинга. Такая пробная партия берется для того, чтобы за 1-2 недели посчитать рейтинги и принять решение о дальнейшей судьбе этого медикамента, поскольку стандартный объем заказа для препаратов, ранее не продававшихся фирмой, не предусматривается. Если Вы даже немного ошибетесь и купите в итоге не очень ходовой товар, то на минимальной партии фирма, скорее всего, не разорится, но будет точно знать скорость сбыта этих медикаментов. Это разумный коммерческий риск, за который, при условии проведения его оценки, вас не упрекнут. Общие принципы снижения риска таковы:
1. Узнайте, есть ли в аптеках города этот товар в настоящее время. Если нет, то без promotion-поддержки его лучше не заказывать. 2. Проведите стоимостный анализ в плане контроля приемлемости предлагаемых закупочных цен. При этом, исходя из скринингового анализа цен на конкретный медикамент в товаропроводящей цепочке, неконкурентоспособные препараты не заказываются. 3. Степень известности данного препарата. Если это очень распространенное действующее вещество, но зарегистрированное под неизвестным названием, то маловероятно, что его продажи будут успешными. Если только предполагается какая-то очень удобная форма или наличие телевизионной рекламы – тогда есть шанс и небольшая надежда. 4. Если существуют обоснованные опасения по поводу трудностей с реализацией данного медикамента и последний, кроме того, не присутствует в дефектуре отдела продаж, то до прояснения всех связанных с ним обстоятельств этот препарат не заказывается. О чем, кстати, необходимо проинформировать вышестоящее руководство и составить письменное заключение по сложившейся ситуации.

Взаимодействие со складом

По ряду вопросов отделу закупок очень важно поддерживать деловой контакт со складскими службами. Во-первых, складские работники могут на глаз, быстро, хотя и не очень точно проверить сделанный вами заказ на предмет, нет ли там явных нарушений. У них есть опыт и они “чувствуют”, какой медикамент залежится, а какой “улетит”. Правда, большой точности ждать не приходится: сказать, следует ли покупать 1000 или 1500 упаковок того-то и того-то, они не могут, но точно скажут, что не надо закупать 50 000 упаковок. Во-вторых, работники склада, как правило, наизусть помнят, какие имеются сейчас товары с ограниченным сроком годности – в некоторых случаях это бывает очень нужно. Кроме того, для рациональной подготовки места под разгрузку и размещение товара на складе должны заранее знать, что и в каких объемах вы заказали, и по возможности расположить товар так, чтобы близко лежал более ходовой. В заключение необходимо отметить, что данная технология построения закупочной политики аптечной сети не претендует на абсолютную правоту и не требует скрупулезного копирования всех приемов или детального, по пунктам, воспроизведения всех изложенных позиций. Это скорее общая концепция, и на основе творческого подхода к ее отдельным положениям розничная фармкомпания способна уже самостоятельно выработать свои собственные и не менее эффективные и конкурентоспособные стратегии закупок. Последние, в свою очередь, могут послужить залогом дальнейшего устойчивого и поступательного развития конкретной аптечной сети на лекарственном рынке, а также стать решающим фактором ее коммерческого успеха, обеспечивая розничной фармструктуре в случае удачной закупочной политики значимые конкурентные преимущества.

Доктор фармацевтических наук, профессор Е.АРАПОВА