Статья. «О работе с денежной наличностью» (Т.Н.Полякова) («Нормативные акты и комментарии для фармации», 2005, N 4)
«Нормативные акты и комментарии для фармации», 2005, N 4
О РАБОТЕ С ДЕНЕЖНОЙ НАЛИЧНОСТЬЮ
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ККТ
ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ ЛЕКАРСТВ
С 28 июня 2003 года в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (N 54-ФЗ), аптеки должны применять контрольно-кассовую технику (ККТ) при ведении наличных расчетов с физическими и юридическими лицами. К наличным расчетам относятся и расчеты пластиковыми картами. Требования к ККТ, порядок и условия регистрации определяются Правительством Российской Федерации. ККТ, применяемая аптеками, должна соответствовать следующим требованиям, перечисленным в п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ: — быть зарегистрированной в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика; — быть исправной, опломбированной в установленном порядке; — иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме. Неприменение или применение неисправных ККМ в соответствии со ст. 14.5. КоАП РФ (в ред. от 04.07.2003) влечет наложение административного штрафа на: — сотрудников на сумму от 15 до 20 МРОТ; — должностных лиц на сумму от 30 до 40 МРОТ; — организацию на сумму от 300 до 400 МРОТ. Учет денежных расчетов должен быть оформлен первичными документами, форма которых утверждена постановлением Госкомстата от 25.12.1998 N 132. Перечень форм первичных документов представлен в табл. 1.
Таблица 1
ПЕРЕЧЕНЬ
ФОРМ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ
ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ С ПРИМЕНЕНИЕМ ККТ
N Наименование Код по Применение формы ОКУД 1 2 3 4 КМ-1 Акт о переводе 0330101 Применяется при вводе в показаний суммирующих эксплуатацию новой денежных счетчиков контрольно-кассовой на нули и регистрации машины и при инвентаризации контрольных счетчиков в организациях для контрольно-кассовой оформления перевода машины показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули
КМ-2 Акт о снятии показаний 0330102 Для оформления снятия
контрольных и показаний счетчиков при суммирующих денежных ремонте контрольно-кассовой счетчиков при сдаче машины специалистом центра (отправке) технического обслуживания контрольно-кассовой контрольно-кассовых машин машины в ремонт и или при передаче для работы при возвращении ее в другую организацию в организацию КМ-3 Акт о возврате 0330103 Применяется в организациях денежных сумм для оформления возврата покупателям (клиентам) денежных сумм покупателям по неиспользованным (клиентам) по кассовым чекам неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам КМ-4 Журнал кассира- 0330104 Для учета операций по операциониста приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно- регистрационным документом показаний счетчиков КМ-5 Журнал регистрации 0330105 Применяется в организациях, показаний суммирующих работающих без кассира- денежных и контрольных операциониста (в случае счетчиков контрольно- установки ККМ на прилавках кассовых машин, магазинов или для работы работающих без официанта), для учета кассира-операциониста операций по приходу наличных денег (выручки) КМ-6 Справка-отчет 0330106 Для составления отчета кассира-операциониста кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену)
КМ-7 Сведения о показаниях 0330107 Применяется для составления
счетчиков контрольно- сводного отчета о кассовых машин и показаниях счетчиков выручке организации контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день, и является приложением к справке-отчету кассира- операциониста за текущую дату
КМ-8 Журнал учета вызовов 0330108 Применяется в организациях
технических в следующих случаях: специалистов и - при невозможности регистрации устранения неисправностей выполненных работ силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления); - проведения специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранения мелких неисправностей КМ-9 Акт о проверке 0330109 Для отражения результатов наличных денежных внезапной проверки средств кассы фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации (предпринимателя - физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица)
ОРГАНИЗАЦИЯ КАССОВОЙ РАБОТЫ
Прежде чем начать работать на ККТ, кассир получает у администрации аптеки все, что необходимо для выполнения работы: — ключи от кассовой кабины;
— ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика; — разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями; — принадлежности для работы и обслуживания машины. Затем проводит предварительные работы:
— включает машину в электросеть и проверяет ее работу от электропривода; — проверяет исправность блокирующих устройств; — заправляет чековую и контрольную ленты; — устанавливает дататор на текущую дату; — переводит нумератор на нули;
— печатает два-три чека без обозначения суммы (нулевых) для того, чтобы проверить: четко ли печатаются реквизиты на чековой и контрольной ленте и правильно ли установлены дататор и нумератор (нулевые чеки прикладывают в конце дня к кассовому отчету); — протирает кожух сухой тряпкой и устанавливает со стороны покупателя табличку со своей фамилией; — размещает необходимый для работы инвентарь. При получении денег от покупателя кассир обязан: — четко назвать сумму полученных денег и положить их отдельно на кассу так, чтобы они были на виду у покупателя; — напечатать чек;
— назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно). Если кассир-операционист ошибся, выдавая сдачу покупателю, то покупатель может потребовать у администрации аптеки снятия кассы. Кассир-операционист не имеет права:
— иметь в кассе личные деньги;
— снимать кассу без разрешения администрации; — не выдавать кассовый чек покупателю.
Кассирам запрещено работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва. К кассовой машине нельзя допускать посторонних лиц, кроме представителей администрации (заведующего аптекой или его заместителя, главного бухгалтера или др.). Технический специалист или налоговый инспектор могут быть допущены к кассе только с разрешения администрации. Следует отметить, что администрация не имеет права отказать работникам налоговых органов доступа к контрольно-кассовым машинам. Если кассир-операционист покидает кассовую кабину, то он обязан уведомить об этом администрацию и отключить ККМ. При этом кассовую кабину и кассовую машину нужно закрыть. А все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира. Кассир не должен самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала. Для этого терминал оснащается защитой от несанкционированного доступа. Если в течение рабочей смены возникла неисправность ККМ, кассир обязан: — выключить кассовую машину;
— вызвать представителя администрации (директора, главного бухгалтера); — вместе с директором или главным бухгалтером определить характер неисправности. В конце рабочего дня кассир-операционист обязан: — подготовить наличную выручку за день; — сдать ее по приходному кассовому ордеру старшему кассиру или главному бухгалтеру. Представитель администрации в конце рабочего дня в присутствии кассира: — снимает показания контрольных счетчиков ККТ; — получает распечатку или вынимает из кассовой машины контрольную ленту, использованную в течение дня. Директор или главный бухгалтер подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания счетчиков, сумму дневной выручки, дату и время окончания работы. На кассовую машину администрация магазина заводит журнал кассира-операциониста унифицированной формы N КМ-4. Журнал должен быть заверен в налоговом органе, прошнурован, пронумерован, скреплен подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера предприятия и печатью. Все записи в журнале делают в хронологическом порядке чернилами, без помарок. Если в журнал вносят исправления, то их заверяют подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера. Паспорт кассовой машины, журнал кассира-операциониста, контрольные ленты и другие документы должны храниться у директора магазина или у главного бухгалтера не менее пяти лет. Фактическая сумма выручки должна совпадать с итоговыми данными контрольной кассовой ленты (за вычетом сумм, возвращенных по неиспользованным кассовым чекам). При расхождении фактической суммы денег с данными контрольной ленты, представитель администрации и кассир должны выяснить его причину. Если обнаружена недостача денег, администрация должна принять меры к ее взысканию с виновных лиц. А если выявлены излишки, их нужно оприходовать в кассу. В бухгалтерском учете суммы излишков относят на финансовый результат. При возврате покупателем товара в день покупки аптека выдает деньги из операционной кассы. Деньги выдаются покупателю на основании чека, на котором директор ставит свою подпись. Если товар возвращен в другой день, то деньги возвращаются не из операционной кассы, а из главной кассы. Представитель администрации (заведующий аптекой или главный бухгалтер) аптеки в начале смены должен снять показания контрольных счетчиков машины и сверить их с данными, записанными в журнале кассира-операциониста за предыдущий день. Убедившись в совпадении показаний, их нужно занести в журнал на начало текущего дня и заверить подписью. После этого на сумму возврата оформляют акт по форме N КМ-3, который называется «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам». Возвращенный кассовый чек и акт по форме N КМ-3 наклеивают на лист бумаги и сдают в бухгалтерию магазина. Бухгалтер прикладывает этот лист к тому приходному кассовому ордеру, которым оформляет получение выручки магазина за день. Из-за того, что деньги покупателю возвращают не из главной, а из операционной кассы предприятия, в учете выручка за день отражается за минусом выданных покупателю денег. Суммы денежных средств, выплаченные покупателям по неиспользованным кассовым чекам, кассир вписывает в графу 15 журнала кассира-операциониста. В случае неисправности кассового аппарата, администрация должна вызвать технического специалиста. Об этом делается запись в журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ. Кассир и представитель администрации оформляют окончание работы на данной кассовой машине. В журнале кассира-операциониста N КМ-8 делают соответствующую отметку, указывают время и причину остановки машины.
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ НАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ
При осуществлении наличных денежных расчетов, аптека вместе с проданным товаром обязана выдать покупателю чек контрольно-кассовой техники. Чеки выдаются как физическим, так и юридическим лицам. Выдачей чека и товара физическому лицу заканчиваются расчеты с ним. Прием наличной выручки от юридического лица является выручкой аптеки. Чтобы выделить этот объект учета в общей массе наличных денежных средств, необходимо принимать выручку либо по отдельному кассовому аппарату, либо на отдельную секцию. В соответствии с п. 42 Методических рекомендаций по применению главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2000 N БГ-3-03/447 (в ред. от 17.09.2002), налогоплательщики в целях подтверждения права на налоговые вычеты по товарам (работам, услугам), приобретенным за наличный расчет, кроме кассового чека или иного документа установленной формы, подтверждающих уплату суммы налога, должны иметь счет-фактуру. Таким образом, по каждой продаже продавец выписывает счет-фактуру с обязательным заполнением всех реквизитов и выдает покупателю чек. Сумма всех выписанных счетов-фактур будет равна сумме Z-отчета (контрольно-кассовой ленты) по выделенному счетчику ККТ для данного вида продаж. Эта же сумма приходуется одним отдельным приходным ордером в кассу организации с указанием ККТ и номера счетчика. Счет-фактура выдается представителю юридического лица при наличии у него доверенности на право получения товара. Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-У был установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке, который равен 60000 руб. Совместное письмо ЦБ РФ от 2.07.2002 N 85-Т и МНС России от 01.07.2002 N 24-2-02/252 дало разъяснение понятию «одна сделка». Согласно этому разъяснению предельный размер расчетов наличными относится к расчетам, осуществляемым в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Если же расчеты наличными деньгами осуществляются между индивидуальными предпринимателями, либо между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, то какие-либо ограничения по размеру таких расчетов законодательством не предусмотрены.
ЛИМИТ ОСТАТКА КАССЫ
Размер наличных денег, которые должны ежедневно оставаться в главной кассе аптеки, ограничен. Это так называемый лимит остатка кассы. Ежегодно его устанавливают обслуживающие банки на основании расчета аптеки по форме N 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу». Учреждение обслуживающего аптеку банка письменно сообщает установленный ему лимит остатка наличных денег в кассе на втором экземпляре представленного расчета по форме N 0408020. Лимит остатка кассы устанавливается для всей аптеки в целом, его размер зависит от оборота денежных средств в течение одного рабочего дня и не зависит от количества касс. Если аптека имеет филиалы или киоски, которые не имеют отдельного баланса и счетов в банке, то банк устанавливает единый лимит остатка кассы для всей организации. Главный бухгалтер устанавливает для каждого подразделения лимит кассового остатка. Представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям, которые составляют отдельный баланс и имеют счета в банках, лимит остатка кассы устанавливают обслуживающие банки. При наличии у аптеки нескольких счетов в разных банках, она по своему усмотрению обращается в один из них с расчетом на установление лимита остатка кассы. После того, как банк его установит, аптека уведомляет об этом все другие банки, в которых у нее открыты счета. При проведении проверки о соблюдении кассовой дисциплины, учреждения банков должны руководствоваться именно этим лимитом. Если аптека не представила расчет лимита кассы ни в один из обслуживающих банков, то лимит остатка кассы считается нулевым. При этом все наличные деньги, не сданные в банк, рассматриваются как сверхлимитная наличность. Наличные деньги сверх установленных лимитов могут храниться в кассе только для выдачи заработной платы, выплат социального характера и стипендий. А срок их хранения не должен превышать трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка. Суммы, не использованные в течение этого срока по назначению, сдаются в банк. В случае необходимости, лимит остатка кассы в течение года может пересматриваться. Для этого в обслуживающий банк предоставляется новый расчет остатка кассы. При хранении в кассе денежных средств сверх установленного лимита, или при превышении предельного расчета наличными с юридическим лицом по одному договору, возникает административная ответственность в соответствии со ст. 15.1. КоАП РФ. Этой статьей предусмотрено, что указанные нарушения влекут наложение административного штрафа: — на должностных лиц — в размере от 40 до 50 МРОТ; — на организацию — в размере от 400 до 500 МРОТ. Административная ответственность за превышение лимита расчетов наличными между юридическими лицами распространяется и на плательщика, и на получателя платежа в равной мере.
Генеральный директор
ООО «Профессионал Аудит Центр»
Т.Н.ПОЛЯКОВА
