Вопрос: Наша аптечная сеть включает в себя Аптеку и несколько аптечных пунктов. Два раза в месяц структурные подразделения (аптечные пункты) сдают в бухгалтерию товарные отчеты для проверки. Отчет проверяется и один экземпляр остается в бухгалтерии, а второй хранится в аптечном пункте. Все товарные отчеты подшиваются бухгалтером и хранятся 5 лет. Необходимо ли хранить второй экземпляр в аптечном пункте или можно его уничтожить после проведения инвентаризации? Получается, что товарные отчеты дублируются и хранятся в двойном экземпляре. Подскажите, как правильно поступить. («Нормативные акты и комментарии для фармации», 2009, N 7-8)

«Нормативные акты и комментарии для фармации», 2009, N 7-8

Вопрос: Наша аптечная сеть включает в себя Аптеку и несколько аптечных пунктов. Два раза в месяц структурные подразделения (аптечные пункты) сдают в бухгалтерию товарные отчеты для проверки. Отчет проверяется и один экземпляр остается в бухгалтерии, а второй хранится в аптечном пункте. Все товарные отчеты подшиваются бухгалтером и хранятся 5 лет. Необходимо ли хранить второй экземпляр в аптечном пункте или можно его уничтожить после проведения инвентаризации? Получается, что товарные отчеты дублируются и хранятся в двойном экземпляре. Подскажите, как правильно поступить.

Ответ: Методическими рекомендациями о внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории Российской Федерации (утв. Минздравом РФ от 14.05.1998 N 98/124) установлено, что регулярно с периодичностью, установленной главным бухгалтером аптеки, материально ответственные лица аптечных пунктов и киосков составляют Товарный отчет (мелкорозничной сети) (форма N А-2.26). Товарный отчет составляется в двух экземплярах: для аптечных пунктов — не реже одного раза в месяц, для киосков и отделений — за декаду, половину месяца. В отчете фиксируется движение медицинских товаров в мелкорозничной сети: приход товара из аптечного учреждения (на основании накладных), расход товара (показывается сумма сданной выручки, стоимость товаров, отпущенных по счетам (накладным), по льготным рецептам, прочий расход), выводится остаток. К отчету прилагаются все приходные и расходные документы. Переданный в бухгалтерию аптеки экземпляр товарного отчета с приложенными к нему расходными документами служит основанием для отражения в учете реализации медицинских товаров, второй остается у материально ответственного лица. Пунктом 1.1.14. названных выше Методических рекомендаций установлено, что первичные учетные документы аптечная организация обязана хранить в течение сроков, устанавливаемых правилами государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Особого порядка хранения товарных отчетов в зависимости от сроков проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей не установлено. Однако в пункте 1.1.1. Методических рекомендаций говорится о том, что первичными учетными документами являются те документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Строго говоря, второй экземпляр товарного отчета таким документом не является, а служит лишь для подтверждения материальным лицом, во-первых, самого факта сдачи данного отчета в бухгалтерию, а также образовавшегося на конкретную дату остатка товарных запасов. На наш взгляд, организация может самостоятельно в учетной политике по согласованию с материально ответственными лицами установить сроки и порядок уничтожения таких документов.

Аудитор юридической
компании «Юнико-94»
Л.П.ПОЛЕВАЯ
07.05.2009