Распоряжение Департамента здравоохранения г. Москвы от 31.07.2003 N 307-р «О «Порядке подготовки и проведения совещаний в Департаменте здравоохранения города Москвы»

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

31 июля 2003 г.

N 307-р

О «ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ В ДЕПАРТАМЕНТЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ»

В целях упорядочения подготовки и проведения совещаний в Департаменте здравоохранения города Москвы, в соответствии с регламентом Правительства Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 17.09.2002 N 754-ПП, и Регламентом Департамента здравоохранения города Москвы, утвержденным приказом Департамента от 19.03.2003 N 129: 1. Утвердить «Порядок подготовки и проведения совещаний в Департаменте здравоохранения города Москвы» (приложение). 2. Заместителям руководителя Департамента, начальникам структурных подразделений, начальникам управлений здравоохранения административных округов обеспечить неукоснительное выполнение «Порядка подготовки и проведения совещаний в Департаменте здравоохранения города Москвы». 3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя руководителя Департамента Полякова С.В.

Руководитель
Департамента здравоохранения
А.П.СЕЛЬЦОВСКИЙ

Приложение
к распоряжению Департамента
здравоохранения города Москвы
от 31 июля 2003 г. N 307-р

ПОРЯДОК
ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ В
ДЕПАРТАМЕНТЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

1. Настоящий «Порядок подготовки и проведения совещаний в Департаменте здравоохранения города Москвы» регламентирует подготовку и проведение совещаний у руководителя и первого заместителя руководителя Департамента здравоохранения города Москвы, оформление принятых на них решений, контроль исполнения предусмотренных ими мероприятий. В основу «Порядка …» положены Регламент Правительства Москвы, утвержденный постановлением Правительства Москвы от 17.09.2002 N 754-ПП, и Регламент Департамента здравоохранения города Москвы, утвержденный приказом Департамента от 19.03.2003 N 129.
2. Совещания у руководителя Департамента и его первого заместителя проводятся в соответствии с их поручениями и перечнем мероприятий на текущую (предстоящую) неделю.
3. Организация совещаний у руководителя и первого заместителя руководителя Департамента поручается заместителям руководителя, начальнику отдела руководителя либо начальникам других структурных подразделений Департамента в соответствии с распределением функциональных обязанностей и характером рассматриваемого вопроса.
4. Ответственные за подготовку и проведение совещания не менее чем за два рабочих дня до планируемого совещания обеспечивают представление руководителю (первому заместителю руководителя) Департамента для утверждения следующие материалы: а) повестку (план) с указанием списка участников, в котором выделяются: — докладчик (и); — ответственный за подготовку и проведение совещания; — ответственный за оформление протокола (сотрудник из состава ответственного за подготовку и проведение совещания структурного подразделения) (приложение 1); б) сводную информацию по существу рассматриваемого вопроса и, при необходимости, проект протокола совещания, согласованный с соответствующими должностными лицами Департамента (со справкой по имеющимся разногласиям).
5. После утверждения повестки (плана) совещания дата и время проведения совещания с руководителем (первым заместителем руководителя) Департамента согласовываются заместителем руководителя, курирующим структурное подразделение, отвечающее за подготовку и проведение совещания, начальником указанного структурного подразделения или начальником отдела руководителя. Если дата совещания установлена более чем за 6-10 дней до его проведения, начальник подразделения, ответственного за его подготовку и проведение, представляет соответствующую информацию в отдел руководителя Департамента для учета при формировании предложений Правительству Москвы в Свод основных мероприятий органов исполнительной и законодательной власти Москвы на предстоящую неделю.
6. Ответственные за подготовку и проведение совещания обеспечивают не менее чем за один рабочий день подготовку помещения и необходимых технических средств для его проведения (совместно с отделом материально-технического обеспечения), приглашение участников, оповещение их при отмене совещания или переносе даты его проведения.
7. При необходимости в ходе совещания ведется магнитограмма.
8. После проведения совещания подразделением, ответственным за его подготовку и проведение, готовится протокол (приложение 2), который в срок не более трех рабочих дней представляется на утверждение руководителю (первому заместителю руководителя) Департамента. Протокол — служебный документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятые на совещании решения. Решения, зафиксированные в протоколах, принятые в пределах полномочий должностных лиц, их утвердивших, являются обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами Департамента и подведомственных Департаменту учреждений. Протоколы совещаний оформляются следующим образом: указываются тема совещания, дата проведения совещания, участники, записываются рассмотренные вопросы, фамилии докладчиков и выступавших. Основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки (плана) совещания. Разделы протокола могут строиться по форме «слушали — выступили — решили». Допускается не фиксировать ход обсуждения вопроса, а кратко записывать констатирующую часть (состояние обсуждаемого вопроса) и полностью поручения председательствующего на совещании с указанием наименований структурных подразделений или подведомственных учреждений, которым даются поручения, а также сроков их исполнения. В последнем пункте протокола указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколе (как правило, контроль возлагается на одного из заместителей руководителя или начальников структурных подразделений с учетом распределения обязанностей и характера рассматриваемого вопроса). В протоколе указывается круг должностных лиц, которым с учетом данных на совещании поручений рассылается протокол. Протокол визируется сотрудником, его подготовившим, руководителем подразделения, ответственным за подготовку и проведение совещания, при необходимости — другими должностными лицами Департамента, утверждается председательствующим на совещании. Из подразделения, ответственного за подготовку и проведение совещания, копии протокола либо выписки из него с поручениями и сроками их исполнения направляются исполнителям на следующий день после утверждения протокола. Протокол не менее двух лет хранится в подразделении, ответственном за подготовку и проведение совещания, а затем в установленном порядке передается в Центральный объединенный архив Департамента для долговременного хранения.

Начальник отдела
руководителя Департамента
В.А.КУЗНЕЦОВ

Приложение N 1
к «Порядку подготовки и
проведения совещаний
в Департаменте здравоохранения
города Москвы», утвержденному
распоряжением Департамента
от 31 июля 2003 г. N 307-р

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА ПЛАНА (ПОВЕСТКИ) ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ У РУКОВОДИТЕЛЯ (ПЕРВОГО ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ) ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Департамента
здравоохранения города Москвы
А.П.Сельцовский
«__» ________ 2003 года

                                   План              проведения совещания у руководителя Департамента                   здравоохранения города Москвы на тему:            "_____________________________________________________             ____________________________________________________"

Дата, время и место проведения совещания: _________________________________

Участники совещания:
1. _______________________________________________ (доклад/ы/ — ___ минут). 2. _______________________________________________________________________, 3. _______________________________________________________________________, 4. _______________________________________________________________________, 5. _______________________________________________________________________, 6. _______________________________________________________________________, 7. _______________________________________________________________________, 8. _______________________________________________________________________.

Ответственные:
— за подготовку и проведение совещания — _________________________________, — за оформление протокола — _______________________________________________

Заместитель руководителя Департамента (начальник управления /отдела/) _____

Визы:

Приложение N 2
к «Порядку подготовки и
проведения совещаний
в Департаменте здравоохранения
города Москвы», утвержденному
распоряжением Департамента
от 31 июля 2003 г. N 307-р

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ У РУКОВОДИТЕЛЯ (ПЕРВОГО ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ) ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Департамента
здравоохранения города Москвы
А.П.Сельцовский
«__» ________ 2003 года

                Протокол совещания у руководителя Департамента                   здравоохранения города Москвы на тему:            "_____________________________________________________             ____________________________________________________"                                                    "__" _________ 2003 года

Присутствовали: список (лист регистрации) прилагается.

Доклад _________________________ (текст прилагается или кратко излагается).

Выступили (как правило, кратко излагается суть выступлений): 1) _______________________________________________________________________; 2) _______________________________________________________________________; 3) _______________________________________________________________________; 4) _______________________________________________________________________.

Решили:
1) _______________________________________________________________________; 2) _______________________________________________________________________; 3) _______________________________________________________________________; 4) _______________________________________________________________________. (фиксируются поручения председательствующего, срок исполнения и ответственный за исполнение каждого поручения).

Контроль исполнения решения настоящего совещания возложить на ____________ _____________________________________ (как правило, контроль возлагается на одного из заместителей руководителя или начальников структурных подразделений с учетом распределения обязанностей и характера рассматриваемого вопроса)

Заместитель руководителя Департамента (начальник управления /отдела/) _____

Вел протокол _______________, тел. __________ Рассылка: _________________________________________________________________