Статья. «О подтверждении стажа и о трудовой книжке» (В.Д.Соколова) («Советник бухгалтера в здравоохранении», 2005, N 5)
«Советник бухгалтера в здравоохранении», 2005, N 5
О ПОДТВЕРЖДЕНИИ СТАЖА И О ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ
В последнее время назначение трудовой книжки несколько изменилось. Теперь она является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Сведения о стаже необходимы в ряде случаев при назначении пенсий и пособий по обязательному социальному страхованию. По трудовой книжке также будет определяться общий, непрерывный и специальный трудовые стажи. Однако в нее не вносятся сведения об индивидуальном (персонифицированном) пенсионном учете, а также сведения о назначении пенсий гражданам. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей предусмотрен Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Примечание. Порядок заполнения трудовых книжек определен Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках» утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку и Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных п.п. 34 и 48 Правил, установленных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, и, естественно, заполняются дубликаты на новых бланках. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, занятых в организации более пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Таким образом, не имеет значения характер выполняемой работы (сезонная, вахтовый метод, надомная и т.д.). Также ведение трудовых книжек не ставится в зависимость от того, подлежат ли работники государственному социальному страхованию. В то же время не имеет право вносить записи в трудовую книжку, а также впервые оформлять трудовую книжку на работников работодатель — физическое лицо. Трудовой стаж таких работников учитывается в системе территориальных органов Пенсионного фонда РФ. Трудовая книжка впервые заполняется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу. В нее вносятся: а) сведения о работнике, то есть фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность, квалификация; б) сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации. На территории республик РФ, установивших свой государственный язык, они могут вестись одновременно на двух языках. Новым моментом является то, что работодатель, на основании ст. 62 ТК РФ, обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Копии выдаются безвозмездно, в заявлении работник не обязан указывать причину, по которой ему необходима копия. Работнику, принятому на работу впервые, трудовую книжку оформляет работодатель (лицо, уполномоченное на данном предприятии вести трудовые книжки) в присутствии работника. Постановление Правительства РФ N 225 не предусматривает выдачу трудовых книжек на руки работнику, а Постановление Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 N 17/19пб «Об утверждении Правил обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» предусматривает, что территориальный орган Пенсионного фонда «сличает подлинники представленных документов с их копиями и выявляет выявленные расхождения» (п. 11 Правил). Для выхода из создавшейся ситуации можно предложить работникам нотариально заверять копии трудовых книжек, причем к нотариусу должно идти лицо, уполномоченное вести трудовые книжки. Еще один выход из создавшейся ситуации — когда вместе с работником подавать документы идет это лицо. Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращений. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника указываются на основании паспорта, образование (общее и специальное), профессия и специальность указываются на основании соответствующего документа. При приеме на работу медицинского персонала особое внимание необходимо обратить на наименование учреждения и должности, они должны назваться в точном соответствии со Списком должностей и учреждений, работа в которых засчитывается в стаж работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости лицам, осуществлявшим лечебную и иную деятельность по охране здоровья населения в государственных и муниципальных учреждениях здравоохранения, в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (утв. Постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 N 781. Для врачей-рентгенологов и рентген-лаборантов очень важно, чтобы подразделения, в которых они работают, назывались рентгеновскими (в соответствии со Списком N 1 производств, цехов, профессий и должностей, работа в которых дает право на государственную пенсию на льготных условиях и в льготных размерах (утв. Постановлением Совета Министров СССР от 22.08.1956 N 1173). Со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов в трудовую книжку по месту работы до занесения сведений о работе на данном производстве отдельной строкой вносятся следующие записи: а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах; б) о времени обучения на курсах и в школах повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров. Необходимость этих записей связана с тем, что в стаж работы при назначении досрочной пенсии засчитывается только время непосредственной работы, а время нахождения в отпуске, болезни и обучения на курсах повышения квалификации не засчитывается. Записи о причинах увольнения в трудовой книжке делаются в точном соответствии с формулировкой основания, указанного в Трудовом кодексе РФ или ином федеральном законе, и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона. В Трудовом кодексе РФ подобными являются ст.ст. 77, 81, 83, а также ст. 278 (в отношении руководителя организации), ст. 288 (в отношении лиц, работающих по совместительству), ст. 336 (в отношении педагогических работников), ст. 341 (в отношении лиц, работающих в представительствах РФ за границей), ст. 347 (в отношении работников религиозных организаций).
Например:
«Уволен по сокращению штата работников организации, п. 2 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации», «Освобожден от работы (должности) в связи с переходом на выборную работу (должность) такую-то, п. 5 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации», «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации», или «Уволен по инициативе работника, п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
При увольнении по собственному желанию по уважительным причинам в трудовой книжке сведения об увольнении могут записываться с указанием этих причин.
Например:
«Уволена по инициативе работника, п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации, в связи с переводом мужа-военнослужащего в другую местность».
Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, а также образования, профессии и специальности работника вносятся работодателем по последнему месту работы. Такие изменения вносятся на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке и др.). Если обнаружены неточности, исправления вносятся отдельной строкой работодателем, который допустил ошибку. Если организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована, исправление вносится ее правопреемником, а если организация ликвидирована — работодателем по новому месту работы. Правильные записи делаются на основании документов, подтверждающих исправленные данные. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных сведений не допускается. Они изменяются путем признания записей недействительными и внесения правильных записей.
Например:
Если ошиблись в наименовании структурного подразделения, то нельзя зачеркнуть название и сверху написать новое. «Запись N 19. Считать запись N 18 недействительной. Запись N 20. Принят на должность врача-терапевта участкового первого терапевтического отделения».
Следует учесть, что записи в трудовой книжке имеют юридическое значение. В соответствии с требованиями ст. 265 Гражданского процессуального кодекса РФ юридические факты устанавливаются в судебном порядке только при невозможности получения заявителем в ином порядке надлежащих документов, удостоверяющих эти факты, или при невозможности восстановления утраченных документов. Если запись об увольнении признана недействительной, работнику по его письменному заявлению может быть выдан дубликат трудовой книжки, куда будут перенесены все записи, за исключением недействительной. При потере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом администрации по последнему месту работы, которая в срок не позднее 15 дней после получения такого заявления выдает работнику другую трудовую книжку с надписью «Дубликат». Предусмотрено, что в трудовую книжку должны вноситься сведения о награждении государственными наградами и почетными званиями, грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами и др. Имеются в виду все награждения (поощрения), за исключением денежных премий, выплачиваемых на регулярной основе, которые определены правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине. Термин «награждения», используемый в ст. 66 ТК РФ, означает все виды награждений и поощрений, применяемых работодателем. Более подробно такие виды награждений рассмотрены в ст. 191 ТК РФ. К поощрениям относятся благодарности, ценные подарки, почетные грамоты, представление к званию лучшего по профессии. Данный перечень поощрений не исчерпывающий, а примерный. Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка. Дополнительные поощрения устанавливаются и в ряде законов. В Федеральном законе от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» указаны следующие поощрения: благодарность, премирование, ценный подарок, почетная грамота, нагрудный знак, досрочное присвоение звания, именное оружие и т.д. Следует обратить внимание на еще один новый момент. При увольнении работника ему обязаны выдать трудовую книжку, в которой все записи, внесенные за время работы в данной организации, заверены подписью работодателя и подписью самого работника. Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. В случаях, когда работник отказывается подписаться в трудовой книжке или получать ее, должны применяться правила, предусмотренные ч. 3 ст. 62 ТК РФ. Работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости получить трудовую книжку, либо работник должен дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте. В случае если работник отказывается расписаться в трудовой книжке или получить ее на руки, должен быть составлен соответствующий акт. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 органы федеральной инспекции труда с момента официального издания указанного документа имеют право проверять на предприятиях правильность ведения и хранения трудовых книжек. С 1 января 2005 г. бланки трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку в бюджетном учете учитываются как бланки строгой отчетности, поэтому они переведены из состава «Денежных документов», субсчет 132, на забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности». Это определено Методическими указаниями по внедрению Инструкции по бюджетному учету, утвержденными Приказом Минфина России от 24.02.2005 N 26н. По старому Плану счетов надо произвести запись: Дебет счета 410 «Прибыли и убытки» Кредит счета 132 «Денежные документы» на сумму, числящуюся на этом счете, если вы еще продолжаете работать по Инструкции от 30.12.1999 N 107н. А на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» следует поставить на приход бланки в количестве, числящемся на 1 января 2005 г., стоимость каждого бланка равна 1 руб. При составлении отчетности на 1 октября 2005 г. вступительное сальдо баланса изменится на эту сумму изменений в отчетности, т.е. вступительное сальдо по счету 040103000 «Финансовый результат прошлого отчетного периода» уменьшится на сумму переведенных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Консультант-эксперт
издательства «Советник бухгалтера»
В.Д.СОКОЛОВА
Подписано в печать
11.07.2005
