«Экономический вестник фармации», 2002, N 9
ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ И УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА АДАПТАЦИЮ МОЛОДОГО СПЕЦИАЛИСТА
В предыдущей статье был рассмотрен вопрос о целесообразности приема на работу молодых специалистов: невысокие требования к условиям труда; отсутствие четкой оценки своих профессиональных способностей; усердие в освоении профессии; нестандартизованный взгляд на предмет, методы труда. Для достижения результатов в работе молодого специалиста на уровне других сотрудников было предложено воздействовать на ход адаптации с учетом принципов управления персоналом. Была показана зависимость успешной адаптации от таких принципов управления персоналом, как планирование, расстановка, отбор кадров. Сегодня автор продолжает разговор о профессиональной адаптации.
Не менее важное влияние на успешность адаптации оказывают следующие принципы управления персоналом.
Оценка результатов труда молодого специалиста
Оценка результатов труда определяет уровень (степень) качеств специалиста, необходимых для выполнения конкретной работы. При этом следует учитывать фактор профпригодности. «Профпригодность носит ситуационный характер», то есть нельзя быть профпригодным вообще, а только занимая определенную должность, имея ряд определенных качеств, отличающихся от требований к такой же должности, но в другой организации. В свою очередь эти качества должны иметь определенную степень проявления, например: к какому-то одному признаку требования выше, чем к другому. Это значит, что положительно оцениваемый специалист должен обладать набором требуемых качеств. Оценка производится по 3 группам показателей: — по результатам труда;
— профессиональному поведению;
— личностным качествам.
Оценка результатов труда обязательна в общей оценке работы специалиста; оценка профессионального поведения и личностных качеств — только когда эти показатели важны и необходимы при выполнении трудовой функции. Важно, чтобы их включение в качестве критериев оценки не мешало, а способствовало достижению определенного результата. Кроме того: — показатели должны быть легко измеримы; — нельзя отдавать предпочтение одному показателю или группе показателей, так как это ведет к пренебрежению другими, не менее важными аспектами деятельности; — показатели должны охватывать все существенные стороны результатов труда, но при этом не перегружать оценку. Молодому специалисту следует знать о критериях оценки результатов его труда еще до начала работы (либо до начала обучения). — Наличие качеств определенного уровня — условие профпригодности. — Профпригодность — условие предпочтения данного специалиста другим. Поэтому молодой специалист должен четко представлять, какого уровня ему нужно достичь. Кроме того, ограничение набора качеств и их уровня высвобождает новичка от ненужной траты сил по формированию определенных качеств или по достижению необязательно высокого уровня какого-либо качества.
Кроме критериев оценки своего труда, молодой специалист должен знать, что они объективны. Для этого нужно соблюсти два условия. 1. Срок, по истечении которого будет производиться оценка, должен быть оптимальным; его можно определить с помощью непосредственного руководителя молодого специалиста (обычно он составляет 2-3 месяца). 2. При разработке показателей, по которым будет производиться оценка труда молодого специалиста по истечении этого срока, нельзя ориентироваться на показатели лучших работников организации. Справедливее установить допустимый уровень показателя (это такой уровень, достижение которого посильно для новичка и необходимо для организации). Вообще, уровень показателя должен быть привязан к этапам обучения или введения в должность молодого специалиста (см. табл.).
Таблица
Извлечение из программы введения в должность фармацевта
Этап Цель для данного Критерии оценки результатов обучения
этапа
1-й Освоение требований Умение обращаться с электрическим
день охраны труда оборудованием, огнетушителем, знание правил поведения при пожаре 2-й Освоение навыков Правильное выполнение операций день работы на кассовом оформления Х-, Z-отчетов, аппарате инкассации, внесения в кассу, возврата, отпуска товара, внесения (удаления, изменения) данных о лекарствах в базу 3-4-й Освоение Знание месторасположения, день месторасположения, назначения, применения, аналогов назначения, аналогов лекарств, хранящихся в 4 шкафах: лекарств в 4 шкафах умение найти лекарство в кратчайший срок (5-10 сек.), сообщить покупателю цену лекарства, при его отсутствии предложить аналог, при необходимости рассказать о применении 4-5-й Освоение Знание месторасположения, день месторасположения, назначения, применения, аналогов назначения, аналогов лекарств, хранящихся в следующих 4 лекарств в следующих шкафах: умение найти лекарство в 4 шкафах кратчайший срок (5-10 сек.), сообщить покупателю цену лекарства, при его отсутствии предложить аналог, при необходимости рассказать о применении 5-6-й Освоение правил Знание требований к условиям день хранения лекарств хранения различных лекарств, умение выявить недостатки хранения лекарств в своем отделе (умение проверять сроки хранения по журналу учета сроков, условия хранения - в соответствии с инструкцией) 7-8-й Освоение правил Знание лекарств, пользующихся день мерчандайзинга спросом, информации о них, об отличии их от других лекарств, умение рекламировать эти лекарства покупателю 9-10-й Освоение правил Знание и соблюдение правил этикета: день этикета при общении наличие доброжелательного тона, с покупателями отсутствие демонстрации усталости, грубости, неприязни к покупателю
Более высокий уровень оценки устанавливается для следующих этапов работы специалистов (чаще всего в соответствии с программой ротации персонала или в зависимости от накопленного в организации опыта работы).
Мотивация труда молодых специалистов
Мотивация труда — побуждение к трудовой деятельности с целью достижения определенного результата. На мотивацию влияют ценности, взгляды человека, его мировоззрение, установки, предрассудки. Мотивация труда формируется еще до начала профессиональной деятельности путем усвоения норм трудовой морали и этики посредством личного участия в трудовой деятельности в рамках семьи и школы. В это время закладываются основы отношения к труду. Варианты отношения к труду можно классифицировать как: — положительное (или, в большинстве, нейтральное) отношение к труду, когда труд либо приносит удовлетворение, либо не приносит удовлетворения, но приемлем, выступает как вынужденная необходимость; — отрицательное — когда труд в тягость. Следовательно, мотивы, которые человек хотел бы реализовать посредством труда, разные: — стадность (групповая мораль);
— самоутверждение;
— самостоятельность;
— надежность;
— приобретение нового;
— справедливость;
— состязание.
Если соотнести их с условиями труда, то мотивы будут следующие: — высокая зарплата (дает независимость); — стабильное обеспечение зарплатой и работой (надежность); — достижение высоких результатов труда, который приносит удовлетворение (самоутверждение); — карьерный рост (состязание).
Наиболее благоприятно для организации, когда у ее сотрудников есть мотив самоутверждения или приобретения нового, когда на работу пришел устраиваться специалист с положительным отношением к труду. Но что делать, если у новичка нейтральное или отрицательное отношение к труду и мотивами к труду является либо только зарплата, либо карьера, либо стабильность? Можно оставить все как есть, т.е. не заниматься «перевоспитанием» опытного специалиста, ведь главное для организации — производительность его труда, и не важно, какими методами пользуется работник и что заставляет его работать. Даже если понятие «производительность труда» подразумевает не только качественное и количественное достижение какого-либо результата, одинакового для всех, а создание, изобретение, придумывание нового. Создание, изобретение, придумывание чего-то — это тоже результат, достижение которого определяет производительность труда. Для работника же главное — получение блага, а его трудовая деятельность — основное условие получения блага. В случае же с молодым специалистом у вас есть возможность влиять на его оценку своих трудовых способностей, от которой зависит уровень притязаний и место трудовых достижений в его иерархии мотивов. Поэтому, кроме методов стимулирования труда, будут полезны и личный пример, и образцы поведения, заданные корпоративной культурой. При стимулировании труда молодых специалистов применяются общие принципы мотивации труда в организации: 1. Поощрение (наказание) следует обязательно за достижением конкретного результата. 2. Поощрение (наказание) обязательно для всех, кто достиг определенного результата. 3. Размер поощрения должен соответствовать результату (обычно в организациях один из разделов «Положения о персонале» посвящен мотивации труда: кого, когда, за что и в какой степени поощрять или наказывать).
При этом виды стимулирования труда общепринятые: — материальное стимулирование:
- заработная плата;
- бонусы;
- премии;
- страхование;
- предоставление путевок;
- бесплатные обеды;
- организация досуга сотрудников (оплата спортзала); — нематериальное стимулирование:
- благодарность;
- помощь в получении образования;
- предоставление дополнительных отпусков;
- программа ротации, продвижения по служебной лестнице.
Корпоративная культура
Корпоративная культура — это совокупность неофициальных правил, норм поведения, отражающих интересы членов организации. Организационная культура, даже если и отражает интересы своих сотрудников, должна служить целям организации: — исключать возможность манипуляции;
— придавать большую значимость деловому общению; — осуждать конфликты как самоцель.
Процесс формирования организационной культуры называется интеграцией. Интеграция бывает внешней и внутренней. При внешней интеграции формируется миссия, общие цели, стратегия организации, при внутренней — принципы взаимоотношения в коллективе. На процесс интеграции могут повлиять как сами члены организации, так и руководитель. В отношении молодых специалистов влияние руководителя на организационную культуру должно быть следующим. 1. У работников организации нужно формировать положительное отношение к новичкам, им следует оказывать поддержку, проявлять внимание. Молодой специалист не должен восприниматься как обуза для отдела или как наказание: «Почему именно к нам? Нам не нужны эти неопытные студенты». Для этого:
— работников следует убедить в небесполезности новичка (ведь он справляется пока с несложными задачами); — напомнить сотрудникам, как им было трудно начинать работать и что им следует быть терпимее к новичку; — попросить вспомнить работников, что именно им мешало адаптироваться, когда они впервые начинали работать (слишком строгий начальник, придирчивые коллеги, жесткая система оценок и др.) Это, возможно, поможет устранить какие-либо помехи для успешной адаптации молодого специалиста. 2. С целью формирования у молодого специалиста поведения, необходимого организации, в зависимости от задач организации новичку ставится в пример тот или иной образец поведения: — бездумное или осознанное выполнение работы; — полагаться на интеллект или силу;
— признание или отказ от логики в рассуждениях и действиях; — абстракция в мышлении или заучивание; — подходы к объяснению причин с целью влияния на формирование отношения к труду (ответственность за работу, ее качество, привычки по работе, отношение к рабочему месту, оборудованию); — согласие с миссией и целями организации (признанием организационной культуры считается такое явление, когда члены организации разделяют веру и ожидания, создают свое физическое окружение, вырабатывают свой язык общения, совершают адекватно воспринимаемые действия и проявляют понимаемые всеми чувства).
Новичок может принять все нормы и ценности организации, может принять часть из них, может не принять совсем. Важнее знать, насколько полно молодой специалист усвоил организационные нормы, а также какие нормы и ценности были приняты, какие отвергнуты. В зависимости от того, какие нормы и ценности были приняты молодым специалистом, можно выделить следующие типы адаптации: — отрицание (непринятие никаких норм и ценностей); — конформизм (принятие всех норм);
— мимикрия (поверхностное принятие норм); — адаптивный индивидуализм (обязательные нормы приняты, необязательные — нет).
Нельзя сказать, какой из типов лучше, так как оценка зависит от того, в какую организацию входит человек. В бюрократической организации, в которой доминирует стандартизированная деятельность, где не требуется изобретательности, самостоятельности и оригинальности поведения, организацией может быть лучше и быстрее принят человек, воспринявший все нормы и правила. В предприимчивых и творческих организациях, где индивидуальность поведения может давать свои положительные результаты, адаптационный индивидуализм рассматривается как лучший путь восприятия человеком системы норм и ценностей организации. Даже в одной и той же организации (и аптека не исключение) необходима как самостоятельность, так и четкое соблюдение каких-либо норм. Творческий подход требуется при консультировании покупателей, при оформлении витрины, формировании ассортимента отдела. Но при приеме, отпуске, учете, хранении лекарств нужно подчиняться определенным правилам. На процесс формирования того или иного образца поведения новичка влияют как члены организации, так и его руководитель, наставник. Общаясь с коллегами и со своим наставником, молодой специалист будет наблюдать их поведение, возможно, будет стараться походить на своих коллег и наставника.
Условия труда
Условия труда влияют на психофизиологическую адаптацию. Условия труда — это рабочее место (оборудование, мебель, оснащенность средствами труда, предмет труда), режим труда и отдыха, сам процесс труда с его специфическими раздражителями, вызывающими возникновение профессионального заболевания. Проектированием условий труда занимаются профессиография и инженерная психология с целью выявления факторов, способствующих возникновению усталости, излишней напряженности, неудобной позы, профзаболеваний, несчастных случаев, неудовлетворенности трудом, стрессов и других неблагоприятных состояний. В создании условий труда для молодых специалистов хорошо было бы руководствоваться трудовым законодательством РФ (руководствоваться, то есть избрать для образца, но, увы, выбирать не приходится, так как установленные благоприятные условия носят обязательный характер). По мнению начальника отделения Департамента по урегулированию коллективных трудовых споров А.А.Сокова, наше трудовое законодательство — одно из самых гуманных и совершенных в мире. Но гуманность и совершенность нашего трудового законодательства создают препятствие для приема молодых специалистов на работу, так как работодатель в РФ часто не способен обеспечить все до одного условия, требуемые Трудовым кодексом. Глава 26 Трудового кодекса «О гарантиях и компенсациях работникам, совмещающим работу с обучением» обязует работодателя предоставлять работнику дополнительные оплачиваемые отпуска для сдачи экзаменов и промежуточной аттестации. Выходит, что сотрудник, обучающийся в вузе, отдыхает 2,5 мес. в году, а при подготовке и сдаче диплома и государственных экзаменов — 5 мес. в году. Кроме того, ряд льгот предусмотрен работникам в возрасте моложе 18 лет (гл. 42). Трудовой кодекс регулирует длительность отпусков, нормы выработки, порядок расторжения трудового договора, сокращенную продолжительность рабочего времени, проведение медосмотров работников, определяет виды работ, на которых запрещен труд лиц в возрасте до 18 лет.
Индивидуальность молодого специалиста,
как фактор успешной адаптации
Индивидуальность молодого специалиста играет важную роль как в профессиональной, так и в психофизиологической и социальной адаптации. ФОРМИРОВАНИЕ ПРОФЕССИОНАЛИЗМА. По мнению Е.А.Климова, внимание человека к самому себе, его телесным и душевным качествам — условие приобретения профессионализма и психофизиологической адаптации. Профессиональная пригодность — это наличие соответствия между личностными качествами человека и требованиями трудовой деятельности. На формирование профпригодности влияют: — личностные качества человека;
— условия трудовой деятельности.
Из личностных качеств человека, влияющих на формирование профпригодности, Е.А.Климов выделяет «я-образ» и самооценку. «Я-образ» — представление человека о самом себе. Формирование «я-образа» и самооценки зависит от ценностей, интересов, направленности личности, а также от имеющегося опыта. Есть несколько путей установления соответствия личностных качеств человека требованиям деятельности. Наиболее приемлемым из них Е.А.Климов считает индивидуальный стиль деятельности (ИСД). ИСД — это индивидуально своеобразная система организации, которая устойчиво воспроизводится при решении повседневных задач. Для того чтобы быть не только объектом, но и субъектом процесса самоопределения, то есть быть удовлетворенным своей трудовой деятельностью, Е.А.Климов предлагает следующие рекомендации и советы по саморегуляции: 1. Использовать свои душевные силы в процессе самоопределения, помня о том, что, прилагая душевные силы, мы не тратим, а развиваем и совершенствуем их: «Мы живем не для покоя, а для активности и развития». 2. Иметь в своей жизни любимое дело: «Жизнь без любимого дела бессмысленна. Смысл в жизни есть тогда, когда есть образ желаемого будущего… сознание и ум человека — средство ориентировки в будущем». 3. Стремление человека должно быть направлено не на достижение удовлетворения, а на предмет и продукт полезной деятельности: «Удовольствие ускользает, если становится целью активности…». 4. Счастье не в покое, а в процессе успешной деятельности, в стремлении к лучшему, в преодолении трудностей, в успешной борьбе за достижение новых целей. 5. Неправда, что человек больше всего старается только для себя. Жизнь только для себя ставит его в оппозицию к другим людям и ведет в тупик его развитие как личности. 6. Поиск, терзания — это решение творческих задач, это интересно. 7. Жизненные планы надо совершенствовать, у человека должны быть запасные варианты профессиональных жизненных путей. 8. Мобилизовать себя на полную отдачу сил. Наши способности развиваются только в напряженной деятельности.
СОЦИАЛЬНАЯ АДАПТАЦИЯ. При вхождении в коллектив у молодого специалиста могут возникнуть сложности в коммуникации со своими коллегами, подчиненными и руководством. Главная причина трудностей общения молодого специалиста с коллегами — неумение отделить деловое общение от межличностного. Деловое (официальное, формальное) общение осуществляется по официальным каналам; сотрудники вступают в деловое общение с целью выполнения своих должностных обязанностей и достижения результата, необходимого организации. Межличностное общение (неофициальное, неформальное) происходит по неофициальным каналам; сотрудники вступают в межличностное общение для осуществления своих личных целей, то есть не для выполнения своих должностных обязанностей. На основе межличностного общения возникают слухи и манипуляции. Чем опасны манипуляции? Манипуляция — воздействие на человека с целью личной выгоды; при невыполнении требований манипулятора объект манипуляции несет «моральный ущерб»; например, манипуляция может быть следующей: «Если ты мне не поможешь, то будешь плохой». При манипуляции ее объект отвлекается от своих обязанностей, чтобы выполнить чужую работу, а манипулятор может не выполнять свою трудовую функцию. Поэтому в манипулировании, на первый взгляд, виноваты и объект манипуляции, и сам манипулятор. Кроме этого, причиной манипуляций может быть нечетко построенная структура и функциональные обязанности ее членов, когда есть функции, за которые никто не отвечает, следовательно, есть потребность в выполнении их с помощью манипуляции. Если структура и функции членов организации четко определены, то манипуляцию можно использовать с целью уклонения от своих обязанностей. Поэтому нельзя манипулировать другими и поддаваться манипуляции самому. Манипуляцию можно узнать по следующим признакам: 1. Манипулятор не говорит прямо о том, что ему нужно от вас, так как он хочет убедить вас в том, что именно вы хотите того, чего вам не нужно. 2. То, о чем вас просит манипулятор, вам действительно не нужно. 3. При невыполнении требования вы можете получить какой-либо «моральный ущерб»: «Ты будешь плохой, если этого не сделаешь», но не реальный ущерб: ни выговор, ни увольнение, ни лишение каких-то преимуществ. 4. Манипулятор объясняет необходимость выполнения вами его требования, используя мотивы, бытующие в общественном мнении, например, «я хочу, чтобы ты это сделал, потому что»: — «у тебя это хорошо получается»;
— «у меня нет времени»;
— «у меня все плохо, а у тебя хорошо»;
— «ты мне нравишься»;
— «у нас так принято (или не принято)»; — «тебе все равно нечего делать»;
— «потому что ты сейчас отдыхаешь, а я работаю».
Ни один истинный манипулятор не объясняет свои требования тем, что вам нужно выполнить его требование в соответствии с должностной инструкцией, с вашими должностными обязанностями. Манипуляция возникает, когда ее объект принимает эти нелепости общественного мнения, когда в выполнении требований манипулятора он видит путь к общественному уважению, принятию организацией. Но цели манипуляции и деятельности организации в целом разные, следовательно, нельзя добиться принятия организацией и уважения среди коллег, выполняя требования манипулятора. Чтобы противостоять манипуляции, необходимо: — знать, что вам действительно нужно, знать о том, что имеет место потребность или необходимость действия, и знать предмет потребности; — сопоставить свою потребность с целями манипулятора (они отличаются); — спросить манипулятора о том, чего конкретно он хочет от вас; — если его требования расходятся с требованиями организации, то объяснить ему, почему вы не можете ему помочь: «Потому что это не входит в мои обязанности, потому что я занят выполнением своих обязанностей».
В процессе общения с коллегами или с клиентами молодой специалист может столкнуться с таким явлением, как нарушение коммуникаций. Это может произойти на любом этапе механизма коммуникации: — формулирование идеи;
— оформление идеи — кодирование информации; — передача информации;
— прием, декодирование.
Нарушения могут быть следующих видов:
— перцептивно-интерпретационные — обусловленные восприятием; — диспозиционные — основанные на различных установках; — статусные — из-за различий в статусе; — семантические — из-за полисемичности самого языка (многозначности); — невербальные преграды (жесты, мимика); — неэффективная обратная связь (неумение слушать); — плохо сформулированное сообщение (туманность распоряжений, двусмысленность); — потеря информации в коммуникативных циклах; — фальсификация (при оценочной интерпретации информации); — преждевременная оценка.
Чтобы избежать ошибок, А.В.Карпов рекомендует соблюдать следующие правила: 1) понятность идеи самому себе — перед передачей идеи ее нужно прояснить для себя; 2) постоянная готовность к непониманию: допущение права слушателей на непонимание; 3) конкретность — избегать двусмысленности, непонятности слов и выражений; 4) контроль за невербальными сигналами; 5) правило адресата: стараться говорить на языке собеседника; 6) правило собственной неправоты: личная точка зрения тоже может быть неправильной; 7) правило «места и времени» — своевременности; 8) открытость — готовность к пересмотру своей точки зрения; 9) активное и конструктивное слушание;
10) обратная связь — нужно убедиться в том, что тебя поняли.
ЭМОЦИОНАЛЬНО-ВОЛЕВАЯ РЕГУЛЯЦИЯ. При поступлении на работу в незнакомую организацию с особыми условиями труда, режимом работы, новым коллективом, новой ответственностью трудно избежать неблагоприятных психических состояний. Психические состояния — наиболее интегрированная форма организации всех компонентов психики в тот или иной период времени. Психические состояния бывают следующих видов: стресс, фрустрация, ярость и др. Стресс — реакция организма на неблагоприятный внешний раздражитель (стрессор). Стрессорами могут быть: — информационная нагрузка;
— информационная неопределенность;
— ответственность;
— дефицит времени;
— межличностные конфликты;
— внутриличностные конфликты.
Даже при хорошей программе введения в должность молодым специалистам трудно избежать стресса. Существует множество способов профилактики стрессов. А.В.Карпов приводит следующие: — рационализировать свой рабочий день;
— планировать работу по своим возможностям; — чередовать тактики выполнения работы; — не затягивать рабочий день;
— быть готовым к неожиданностям;
— бросить курить;
— заняться спортом;
— ходить на работу пешком;
— делать паузы;
— активно отдыхать;
— воспринимать потенциальные стрессоры объективно.
Фрустрация — психическое состояние переживания неудачи при наличии реальных или мнимых препятствий, причиной которой является отрицательный опыт в достижении чего-либо. Во избежание неблагоприятных состояний важно иметь доверительные отношения со своим наставником. Это дает возможность перестроить ориентационную программу в соответствии с желанием новичка. Например, если новичку трудно целый день заниматься изучением месторасположения лекарственных средств в отделе, можно попросить наставника предложить другой вид работы, а оставшиеся неизученными полки с лекарствами отложить на следующий день.
Выводы
Итак, на успешность адаптации влияют как принципы управления персоналом, так и индивидуальность молодого специалиста. При этом следует помнить: 1) при формировании профпригодности важно отношение человека к труду, а также умение использовать методы саморегуляции; 2) в процессе социальной адаптации важно отличать деловое общение от межличностного; 3) в ходе психофизиологической адаптации важны методы эмоционально-волевой регуляции.
Ориентационная программа будет эффективной, если в структуре персонала организации предусмотрена должность (рабочее место, функциональные обязанности) для молодого специалиста, если принципы работы с персоналом будут соотноситься с тем, что в организации работают молодые специалисты. Для этого надо помнить, что: 1) методы подбора молодых специалистов основываются на принципах формирования опыта в ходе работы; 2) при оценке результатов труда молодых специалистов важно своевременное информирование о критериях оценки результатов труда; критерии оценки должны быть привязаны к цели определенного этапа обучения молодого специалиста; 3) в системе мотивации труда молодого специалиста следует использовать не только общие методы стимулирования труда, но и личный пример; 4) при разработке системы организационной культуры важно уделить внимание формированию у членов организации положительного отношения к молодым специалистам, а у молодого специалиста — стремления к качественной работе; 5) при разработке условий труда нужно учесть возраст молодого специалиста, его неопытность с целью избежать неблагоприятных психофизиологических состояний, профессиональных заболеваний.
Принципы построения структуры персонала, принципы работы с персоналом, в том числе с молодыми специалистами, выражаются в форме программы введения в должность. Основной задачей ориентационной программы является упорядочение этих принципов, своевременное информирование молодых специалистов о них и, наконец, проведение этих принципов в жизнь.
Начальник отдела кадров ЗАО «Протос»
Т.Н.ПОТАПКИНА