Статья. «Должностные инструкции в учреждениях здравоохранения» (В.Карпова) («Главный врач», 2003, N 6)
«Главный врач», 2003, N 6
ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ В УЧРЕЖДЕНИЯХ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
Сегодня мы точно знаем по рассказам наших родственников и знакомых врачей, которые поработали за рубежом, например в США, что в первый день работы все они получали толстую папку документов, регламентирующих их труд на новом месте практически на все случаи жизни. Обратимся к нашим реалиям. Зайдем в любой кабинет любого ЛПУ, подойдем к любому работнику и попросим его показать Инструкции, регламентирующие его личные действия по соблюдению санитарно-эпидемиологического режима, охране труда, при различных ЧП и т.п. И он разведет руками. Однако, случись что, и мы спросим с него по полной программе, и выговор объявим. Если происшествие значительное и весть о нем дойдет до Вашего руководства, то взыскание может получить и руководитель. В Москве практически любое взыскание, вынесенное главному врачу Комитетом здравоохранения, формулируется примерно так: «…Объявить выговор за утрату контроля за деятельностью приемного отделения…» Между тем внимательный анализ большинства происшествий убеждает, что их причина — в плохой организации. Отсутствие подробных должностных инструкций — это один из ее признаков. Отсутствие подробных инструкций говорит о том, что руководитель не уверен в своих знаниях и боится четко сформулировать то или иное требование к работникам, четко и простым языком. У нас принято ко всем проблемам издавать приказы руководителя и доводить их текст до сведения коллектива на собрании. Огромный опыт подсказывает — это крайне неэффективная форма доведения регламентирующей информации. До людей нужно доводить конкретные и четкие инструкции на предмет действий на рабочих местах. Интересно, что сегодня практику разработки инструкций на каждое рабочее место пытаются внедрить в жизнь медицинские сестры. Силами сестринских ассоциаций и главных специалистов по сестринскому делу они ведут очень большую методическую работу в этом направлении. В некоторых регионах она идет успешно, эту работу поддерживают руководители отрасли, в ней принимают участие специалисты-эпидемиологи, инженеры по охране труда и т.д. Инструкции, разработанные по инициативе медицинских сестер, утверждаются главными врачами и даже руководителями регионального здравоохранения и доводятся до всех исполнителей из числа сестринского персонала. Однако таких регионов — единицы. В остальных сестры работают, не имея на руках ни инструкции по санитарно-эпидемиологическому режиму, ни по работе с наркотиками, никакой другой. Наболевшая тема — инструкции по ведению медицинской документации. В некоторых ЛПУ таковые имеются. Однако в подавляющем большинстве их нет. В журнале «Качество медицинской помощи» была поднята эта тема. Она, насколько мне известна, имела большой отклик читателей, многие прислали свои варианты внутренних приказов по ведению историй болезни. Одно из писем было напечатано. Дискуссия продолжается. Еще один острейший вопрос — работа дежурного персонала. У кого в ЛПУ есть четкая и внятная инструкция для дежурных врачей и сестер? Люди работают на основе здравого смысла и собственных представлений о должном. А представления о должном у всех разные. В начале лета в Москве проходил заключительный этап конкурса на лучшую медицинскую сестру. Конкурсантки решали общую для всех ситуационную задачу. Интересно, что все они, решая ее, действовали по-разному. И эти различия определялись не уровнем их подготовки (все сестры обладали высокой квалификацией), а разными представлениями о должном. Так, при одних и тех же жалобах больного часть медсестер вызвала врача, а другая часть, столь же многочисленная, — нет. Тоже происходит в большинстве ЛПУ: редкий главный врач может быть уверен в том, как отреагируют работники на ту или иную ситуацию. Разброс действий возможен от «прямо наоборот» до абсолютно, исключительно, с перебором правильно, по принципу «заставь дурака Богу молиться…». Почему дело с регламентацией труда в наших ЛПУ поставлено так плохо? Во-первых, руководители не видят в этом необходимости; во-вторых, работа эта пугает своим масштабом, требует выделения специального персонала; в-третьих, пугает выражение собственного мнения по сложным и часто запутанным проблемам, пугает ответственность, усиленная незнанием. В одном из московских округов главный специалист по сестринскому делу разработала набор очень конкретных инструкций для медицинского персонала по работе с наркотиками и принесла на утверждение руководству округа. — Не утвердили, без объяснения причин. А ведь понятно, что такие инструкции устранили бы все неясности и, очевидно, повысили качество работы с наркотиками. Однако представим, что главный врач понимает необходимость регламентации труда персонала, готов взять на себя ответственность и выделить работников для составления и поддержания в актуальном состоянии должностных инструкций сотрудников. С чего начать эту работу? Учебники по управлению персоналом предполагают, что ее ведут сотрудники отделов кадров. На наш взгляд, в учреждениях здравоохранения составление должностных инструкций следовало бы поручить лицу, имеющему медицинское образование, которое может быть введено или в штат отдела кадров, или в штат организационно-методического отдела. Впрочем, возможны и другие решения. Если должностными инструкциями заниматься всерьез, на эту работу нужно выделить четверть или даже полставки. Ибо важно не только составить первоначальный текст инструкций, но поддерживать их в актуальном состоянии, доводить изменения до исполнителей, контролировать исполнение. Практически каждый организационный приказ руководителя должен иметь следствием изменение (уточнение) инструкций для отдельных групп персонала. Такую работу целесообразно вести с помощью компьютерных технологий. Ниже, в Приложении к статье мы предлагаем читателю отрывок из книги «Автоматизация кадрового учета» М.А.Винокурова и др., где излагается опыт составления должностных инструкций, широко используемый в фирмах с «западным менеджментом».
Приложение
СОСТАВЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
(из книги М.А.Винокурова «Автоматизация кадрового учета»)
Должностная инструкция является одним из важнейших документов, регулирующих взаимоотношения между работником и нанимателем. Список должностных инструкций для служащих и рабочих содержится в Постановлении Министерства труда РФ от 06.06.96 N 32 «Об утверждении разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих» и Постановлении от 10.11.92 N 30 «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым профессиям рабочих». При заключении контракта работник отдела кадров может обратиться к автоматизированной справочной системе законодательных актов и найти соответствующую инструкцию. В справочниках содержатся инструкции, охватывающие около 200 должностей служащих и 100 профессий рабочих. Однако с развитием производства, внедрением новых технологий может возникнуть необходимость создания инструкции для должности, отсутствующей в тарифно-квалификационном справочнике. В последнее время в России много внимания уделяется вопросам профессиографии. Это связано с решением такой трудоемкой и сложной проблемы, как описание всех профессий рабочих и служащих с позиции требований к их психологическим характеристикам, т.е. профессиографирование рабочих мест. Для этого необходимо разработать единый классификатор профессий, в котором описание содержания труда по профессиям согласовывалось бы с описанием требований к интеллектуальным и личностным качествам работников. Созданием такого классификатора давно и достаточно продуктивно занимаются на Западе. В США, например, в 1991 г. вышло уже 4-е издание Словаря названий профессий — ДОТ (Dictionary of Occupational Titles), включающего описание содержания труда по более чем 12 тыс. профессий. Составители проанализировали свыше 75 тыс. рабочих мест на предприятиях производственной и непроизводственной сфер в нескольких штатах США. Содержащиеся в словаре профессии имеют 9-значный код, в котором учитываются: отраслевая принадлежность профессии; сложность и характер труда, описываемого тремя компонентами — отношением к информации, отношением к людям, отношением к вещам; алфавитный номер названия профессии. Работы по созданию аналогичного рода классификатора ведутся и в России. Специалисты отмечают, что разработке классификатора способствовало бы исследование структуры рабочих функций в рамках различных профессий в целях выявления общих для групп профессий и специфических для рабочих мест функций и операций, сравнения их по сложности с присвоением соответствующей балльной оценки. Это позволило бы более обоснованно подойти к определению диапазона в оплате квалифицированного и неквалифицированного, сложного и простого труда, более полно учесть различия в сложности труда в Единой тарифной системе. В связи с изложенным предлагается следующая технология составления должностной инструкции: — анализ работ и составление опросников; — обработка опросников;
— разработка должностных инструкций;
— составление спецификаций (требований к работнику). Для анализа работ применяются такие методы, как интервью, дневники, наблюдения и опросники. Рассмотрев их сущность, можно сделать вывод о том, что их общей основой является система «вопрос — ответ», которая наиболее корректно отражена в форме опросника. Форма опросника очень хорошо структурирована, что делает ее пригодной для автоматизированной подготовки исходного документа любого вида (интервью, наблюдения или дневника) и удобной для последующей обработки. Наиболее простыми из структурированных форм являются линейная и табличная (или матричная). Поэтому при составлении опросников рекомендуется применять именно эти две формы. В общем виде опросник состоит из следующих блоков: — общие сведения;
— цель работы;
— выполняемые функции;
— замеченные функциональные несоответствия; — критерии успешного выполнения работы; — требуемое образование;
— требуемые навыки;
— период овладения профессией;
— используемое оборудование;
— используемые инструменты;
— получаемая информация;
— передаваемая информация;
— ведение первичной документации;
— условия работы;
— здоровье и безопасность;
— состояние окружающей среды; и др.
В зависимости от специфики исследуемой работы состав блоков может варьироваться. Формирование опросника находится в компетенции кадровых служб, хотя при необходимости возможны устные консультации со всеми управленческими и производственными подразделениями, а также использование их информационных баз (например, базы данных технологического отдела, содержащей самые полные сведения о технологическом процессе). Пример варианта опросника, заполняемого в интерактивном режиме, приведен в Приложении N 1. <> Каждый пункт опросника для удобства заполнения может располагаться на отдельном экране, а в процессе работы над ним можно произвольно перемещаться по нему как в прямом, так и в обратном направлении.
<> Не приводится.
Опросник готовится в ОК и рассылается на рабочие места, деятельность которых подвергается исследованию. При наличии на фирме локальной компьютерной сети делается электронная рассылка. Помимо электронной версии опросника сотрудникам, участвующим в опросе, может предоставляться и его бумажный вариант. Заполненные в подразделениях опросники возвращаются в ОК, где проводится их последующая обработка: 1. Оценка объективности полученной информации. 2. Выявление отсутствующих данных по отдельным блокам. 3. Принятие решения в необходимости получения дополнительной информации. 4. Выбор методов дополнительного сбора информации. 5. Окончательное обобщение полученной информации. 6. Сведение к единой форме всех дополнений и изменений, возникающих при заполнении, исключение повторов и разночтений. 7. Формирование нового отредактированного опросника, который будет использоваться в опросах и при составлении должностной инструкции. Технологически сущность обработки состоит в визуальном анализе всех заполненных опросников по одной единице работы с целью конкретизации представления об исследуемой должности и выполняемых ею функциях. Вся работа фирмы должна разделяться на отдельные управляемые единицы — работы по отдельным видам, операциям. Эти отдельные виды деятельности называются единицами работы. По окончании обработки возможно изменение формы опросника и запись в отдельный файл текстовой информации (структурированной по принципу отдельных блоков будущей должностной инструкции), отражающей характерные особенности конкретной должности. Разработка собственно должностной инструкции начинается с выбора блоков, входящих в нее. В число возможных блоков включаются следующие: — наименование организации, наименование подразделения; — общие положения, определение должности; — краткие сведения об организации;
— схема подчиненности;
— возможности замещения;
— краткое описание работы;
— цель работы, выполняемые подцели (ключевые области); — ответственность;
— права;
— должностные обязанности (содержание работы); — требуемые результаты, критерии оценки; — наиболее частые деловые контакты (внутренние, внешние); — схема информационных потоков между подразделениями; — ведение первичной документации;
— условия работы (здоровье и безопасность, режим работы, оплата труда и др.); — порядок оформления трудовых отношений; и др. Количество блоков, описывающих конкретную должность, может варьироваться в зависимости от специфики фирмы. Главное, чтобы готовая инструкция четко и однозначно регламентировала все возможные аспекты определенного вида деятельности. Завершает должностную инструкцию раздел спецификации (или определения требований к работникам). Последним этапом является текстовое оформление собственно самой этой инструкции. Технологическая схема составления должностной инструкции показана на рис. 1. Перед оформлением должностной инструкции в распоряжении составителя находится следующая информация: отредактированный вариант опросника; справочники, раскрывающие содержание блоков должностной инструкции; общий перечень блоков должностной инструкции. Выбирается первый из необходимых блоков и наполняется соответствующим содержанием. Эта процедура не может быть полностью формализованной, поскольку составление инструкции носит творческий характер. И помимо фактических данных могут привлекаться собственный опыт, интуиция, дополнительные знания, умения и опыт составителя, которые по разным причинам не были учтены на предыдущих этапах. Поэтому формирование содержательной части блоков происходит частично автоматически (если какое-либо значение просто выбирается из имеющегося файла), а частично вручную, т.е. в режиме текстового редактора.
v
Блоки Выбор блока должностной > должностной инструкции инструкции
v Справочник Раскрытие < содержания блока < Окончательный вариант v опросника + Включать другие блоки? - v Формирование требований к работнику
v
Окончательный вариант < Требования должностной инструкции к работнику
v
v v
Должностная инструкция Должностная инструкция v Утверждение
v
Передача конкретному сотруднику
Рис. 1. Технологическая схема составления должностной инструкции
По правилам оформления документов согласно ГОСТ должностная инструкция относится к документам, подлежащим обязательному утверждению, т.е. на первом листе этого документа в правом верхнем углу должен располагаться гриф утверждения. После утверждения инструкция передается тем сотрудникам, деятельность которых она регламентирует. Окончательный вариант должностной инструкции сохраняется в БД, а также представляется в виде машинограммы. Классическая типовая должностная инструкция, примеры которой приводятся в литературе, как правило, включает следующие блоки: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность. По форме она представлена в виде обычного текста с выделением названий блоков. Однако структура должностной инструкции и ее оформление не являются неким догматом. Поиски в этом направлении продолжаются и существуют различные мнения по поводу ее содержания и представления. В качестве примера приведем инструкцию, разработанную на кафедре экономики труда Иркутской государственной экономической академии. Образец компьютерного варианта должностной инструкции дан ниже.
ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
Подразделение: Отдел переводов иностранной литературы Должность: Начальник отдела
Схема служебной взаимосвязи:
УТВЕРЖДАЮ: Директор института Генеральный директор v проектного института автомобилестроения Заместитель директора по __________ А.П.Дронов v 1998 г. Директор библиотеки v Начальник отдела переводов иностранной литературы v Отдел переводов Библиографический Бюро переводов периодики отдел фундаментальных изданий
Замещения
Исполнителя данной должности может замещать руководитель бюро переводов периодики и руководитель бюро переводов фундаментальных изданий. Исполнитель данной должности замещает директора библиотеки.
Цель работы
Обеспечение качественных и эстетически оформленных переводов в предметной области "Автомобилестроение" в установленные сроки.
Ключевые области
Библиография - планы издательств - подписка на периодические издания - информирование сотрудников института о новых поступлениях иностранной литературы - поиск и просмотр тематической информации в вычислительных сетях
Переводы - составление заданий на переводы - организация работ - контроль исполнения - ксерокопирование - обслуживание внешних организаций и отдельных клиентов
Сотрудники - заказы на тематические переводы института - контроль за получением готовых переводов - заказы на оформление деловых писем на иностранных языках
Экономика - системы оплаты труда - нормы времени и расценки на перевод иностранной литературы
Выполняемые функции (должностные обязанности):
- обеспечение общего руководства бюро переводов, подбор и расстановка кадров;
- ознакомление с планами издательств, специализирующихся на выпуске технической литературы на иностранных языках;
- изучение тематических материалов, предоставляемых глобальными вычислительными сетями;
- учет тематических заказов на переводы, поступающих от сотрудников института;
- участие в организации международных контактов, осуществляемых руководством института;
- своевременное информирование сотрудников института о новых поступлениях литературы и материалов через вычислительные сети по тематике института на иностранных языках;
- оформление подписки на периодические иностранные издания в предметной области "Автомобилестроение";
- подготовка заданий на переводы;
- контроль за соблюдением сроков выполнения заданий;
- учет выполненных заданий;
- составление периодической отчетности;
- обеспечение оформления корреспонденции на иностранных языках;
- организация работ по обслуживанию заказов на переводы от сторонних организаций и физических лиц;
- согласование цен по выполнению заказов от сторонних организаций и физических лиц;
- участие в международных конференциях по библиотечному делу;
- оформление документов на поощрение особо отличившихся сотрудников отдела;
- обеспечение выполнения переводов научных публикаций сотрудников института на иностранные языки;
- посещение международных книжных выставок-ярмарок.
Права:
- осуществлять руководство и расстановку кадров внутри отдела;
- производить подписку на периодические издания по тематике института на иностранных языках;
- подписывать документы на оплату подписки и покупку литературы;
- требовать выполнения заданий работниками отдела в установленные сроки и с надлежащим качеством;
- требовать от руководства института обеспечения компьютерной техникой и доступа в глобальные вычислительные сети, а также соответствующим программным обеспечением;
- информировать руководителей всех отделов и служб о новых зарубежных публикациях в предметной области "Автомобилестроение".
Наиболее частые деловые контакты
Наименование должности Содержание информации Периодичность (подразделения) 1 2 3 Получаемая информация
Производственные отделы Заказы на переводы и По мере и научные лаборатории оформление корреспон- необходимости
денции на иностранных языках
Сторонние организации и Заказы на переводы и По мере
физические лица ксерокопирование необходимости готовых переводов Издательства Планы изданий В период подписной кампании
Internet (глобальная Новинки в предметной По мере появления вычислительная сеть) области "Автомобиле-
строение", корреспон- денция от иностранных партнеров Передаваемая информация Бухгалтерия Наряды на оплату работ Ежемесячно и премирование Производственные отделы Готовые переводы Согласно установленным и научные лаборатории срокам Сторонние организации Готовые переводы, Согласно установленным и физические лица ксерокопии переводов срокам
Internet (глобальная Переводы научных публи- По мере готовности вычислительная сеть) каций сотрудников инс-
титута (не содержащих грифа ограничения дос- тупа) и корреспонден- ция для иностранных партнеров Заместитель директора Отчеты о работе Согласно установленным института по науке срокам
Требования к работнику:
- высшее образование;
- знание английского языка и любых двух других иностранных языков;
- умение руководить;
- умение работать на компьютере и в вычислительных сетях;
- знание современных программ-переводчиков и тестовых процессоров;
- умение литературно и эстетично оформлять технические тексты;
- знание специальной терминологии в предметной области "Автомобилестроение";
- организованность;
- коммуникабельность;
- знание международного этикета.
Инспектор отдела кадров
В.КАРПОВА
