«Должностная инструкция работников административно-хозяйственных служб. Секретарь-машинистка» (М.А.Татарников)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ РАБОТНИКОВ
АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫХ СЛУЖБ
СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА
- Общие положения
- Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря-машинистки.
- На должность секретаря-машинистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
- Секретарь-машинистка должна знать положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав учреждения и его подразделений; машинопись; правила оРФографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
- Секретарь-машинистка назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя учреждения в соответствии с действующим законодательством РФ.
- Секретарь-машинистка непосредственно подчиняется руководителю своего структурного подразделения.
- Должностные обязанности
Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения или его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
3. Права
Секретарь-машинистка имеет право:
1. вносить предложения руководству по организации и условиям своей трудовой деятельности; 2. пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей; 3. проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующего квалификационного разряда; 4. повышать свою квалификацию.
Секретарь-машинистка пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
4. Ответственность
Секретарь-машинистка несет ответственность за: 1. своевременное и качественное осуществление возложенных на него должностных обязанностей; 2. своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности; 3. соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности; 4. ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми актами; 5. оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по устранению нарушений техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности учреждения, его работникам и иным лицам. За нарушение трудовой дисциплины, законодательных и нормативно-правовых актов секретарь-машинистка может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.
НИИ общественного здоровья и управления здравоохранения ММА им. И.М.Сеченова
М.А.ТАТАРНИКОВ
06.09.2011
