Вопрос: Аптека планирует перейти в своей хозяйственной деятельности на электронный документооборот (ЭДО). По технологии поставки товара на бумажном носителе от поставщика передается только ТТН без указания поименного товара, его количества и стоимости, в документе указывается только количество тарных мест. Пакет документов для аптеки (ТОРГ-12, счет-фактура, протокол согласования цен, реестр сертификатов) будет формироваться и передаваться в аптеку через ЭДО. Квалифицированной электронной подписью обладает только руководитель аптеки или заведующая. Сотрудники, являющиеся членами договора о коллективной материальной ответственности, не обладают квалифицированной электронной подписью, а имеют только каждый свой индивидуальный логин и пароль. Каким образом аптека в судебном порядке сможет доказать покупку конкретного товара, и что будет являться доказательствами? При использовании бумажных документов при получении товара поставщика покупатель на бумажном экземпляре товарной накладной указывал визуально недостающий товар и товар, имеющий расхождения по качеству по внешним характеристикам. Каким образом это реализовывается при использовании ЭДО, и что будет являться доказательством фиксации визуального расхождения по количеству и качеству товара для целей дальнейшего использования этих доказательств в суде? Не исключит ли применение ЭДО возможность предъявления к работникам о возмещении ущерба, связанного с недостачей ТМЦ? Что будет в данном случае являться доказательством получения товара от поставщика, как это зафиксировать? Имеется ли по ним судебная практика? (Консультация эксперта, 2016)
Вопрос: Аптека планирует перейти в своей хозяйственной деятельности на электронный документооборот (ЭДО). По технологии поставки товара на бумажном носителе от поставщика передается только ТТН без указания поименного товара, его количества и стоимости, в документе указывается только количество тарных мест. Пакет документов для аптеки (ТОРГ-12, счет-фактура, протокол согласования цен, реестр сертификатов) будет формироваться и передаваться в аптеку через ЭДО. Квалифицированной электронной подписью обладает только руководитель аптеки или заведующая. Сотрудники, являющиеся членами договора о коллективной материальной ответственности, не обладают квалифицированной электронной подписью, а имеют только каждый свой индивидуальный логин и пароль. Каким образом аптека в судебном порядке сможет доказать покупку конкретного товара, и что будет являться доказательствами? При использовании бумажных документов при получении товара поставщика покупатель на бумажном экземпляре товарной накладной указывал визуально недостающий товар и товар, имеющий расхождения по качеству по внешним характеристикам. Каким образом это реализовывается при использовании ЭДО, и что будет являться доказательством фиксации визуального расхождения по количеству и качеству товара для целей дальнейшего использования этих доказательств в суде? Не исключит ли применение ЭДО возможность предъявления к работникам о возмещении ущерба, связанного с недостачей ТМЦ? Что будет в данном случае являться доказательством получения товара от поставщика, как это зафиксировать? Имеется ли по ним судебная практика?
Ответ: В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Законом N 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. Согласно пункту 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. На основании пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Такие разъяснения содержаться в Письмах Минфина от 12.04.2013 N 03-03-07/12250, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2, от 03.11.2011 N 03-07-11/297, от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521, от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190). При проведении налогового контроля Налоговый кодекс РФ позволяет представить документы в электронной форме путем направления по телекоммуникационным каналам связи. Однако таким образом можно подать только документы, составленные в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам (абзац 3 пункта 2 статьи 93 НК РФ). Соответствующий Порядок утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@. Если форматы электронных документов, принятые в отношениях между организацией и ее контрагентами, не соответствуют форматам, утвержденным ФНС России, то согласно официальной позиции Минфина России представлять документы необходимо на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (Письма Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2, от 03.11.2011 N 03-07-11/297, от 15.09.2011 N 03-02-08/96, от 13.09.2011 N 03-02-07/1-325, от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521, от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190). По-нашему мнению, при необходимости доказать покупку конкретного товара в судебном порядке следует предоставлять заверенную копию электронной накладной на бумажном носителе. С 15 сентября 2016 года административное исковое заявление и прилагаемые к нему документы можно представить в суд в электронной форме (часть 5 статьи 125, часть 2 статьи 126 Кодекса административного судопроизводства РФ; пункт 1 статьи 2 Закона от 08.03.2015 N 22-ФЗ). При обмене электронными документами, подлежащими заверению электронной подписью, стороны сделки придерживаются следующего алгоритма: Организация-продавец создает в своей учетной системе документ. Используя криптографическое программное обеспечение, подписывает документ квалифицированной электронной подписью. Далее организация загружает оформленный документ в систему оператора и отправляет контрагенту, который принимает его через специальное программное обеспечение. Затем покупатель вводит полученный электронный документ в свою учетную программу, проверяет на соответствие сделки, если все оформлено без ошибок, то ставит свою электронную подпись и через оператора отправляет обратно продавцу. Если во время проверки обнаружен недостающий товар и (или) товар, имеющий расхождения по качеству по внешним характеристикам, покупатель отправляет продавцу уведомление в электронном виде об отказе с указанием причин в отказе подписания документов. Формы документов следует утвердить в Соглашении об электронном документообороте. Таким образом, при обнаружении каких-либо ошибок или отклонений в документах, организация-покупатель отклоняет (не подписывает) электронный документ, до тех пор пока он не будет соответствовать реально поставленному товару. Как говорилось выше, электронный документ полностью равнозначен утвержденному документу на бумажном носителе. Основанием для принятия на учет ТМЦ является заверенная квалифицированной цифровой подписью накладная продавца. Переход на электронный документооборот никак не влияет на договор о полной коллективной материальной ответственности. Примеров судебных решений по рассматриваемым вопросам нам обнаружить не удалось.
Аудитор юридической
компании «Юнико-94»
Л.П.ПОЛЕВАЯ
10.02.2016
