Вопрос: Убедительная просьба дать разъяснения по правильному ведению первичной документации на оптовом аптечном складе с точки зрения проверяющих сотрудников Минздравсоцразвития. Если раньше требовалось обязательное ведение журналов формы АП-74 (регистрации счетов-поставщиков), АП-76 (регистрации поступающих грузов), АП-86 (регистрации приемных актов), АП-90 (регистрации накладных по отпуску товара со склада), стеллажной карточки и карточки складского учета, согласно пр. N 14 МЗ СССР (который до сих пор не отменен), то теперь в акте проверки отмечается ведение журналов учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур (ППРФ N 914 от 02.12.2000) и учета выставленных покупателям счетов-фактур (ППРФ N 914 от 02.12.2000). Данные журналы ведутся бухгалтерией предприятия, как можно подтвердить их наличие при проверке на складе? Приемка товара оформляется приходной накладной (необходима ли она в случае поступления товара непосредственно с таможенного склада?). Обязательна ли в этом случае форма ТОРГ-12? По оформлению приемных актов формы ТОРГ-1-ТОРГ-4 вопросов нет. Отпуск товара оформляется накладной по форме ТОРГ-12, счетом-фактурой (ППРФ N 914 от 02.12.2000 в ред. ППРФ N 189 от 15.03.2001 и N 575 от 27.02.2002 и N 84 от 27.07.2002) и протоколом согласования цен (Приложение к Постановлению Правительства Москвы от 29.05.2007 N 434-ПП). При региональной поставке меняется ли форма протокола? Если да, то какой документ ее утверждает? В случае списания препаратов по причине боя (порчи) следует пользоваться формой ТОРГ-15, ТОРГ-16 или АП-20 (о порче товарно-материальных ценностей)? В случае истечения срока годности препарат следует списывать по форме АП-20? В связи с переходом на компьютерные технологии, есть ли необходимость вести карточки складского учета и стеллажную карточку в бумажных носителях? Просим Вас по возможности полно осветить проблему документооборота на аптечном складе, т.к. в существующих нормативных актах Минздравсоцразвития ничего конкретно найти не представляется возможным. ОСТ 91500.05.0005-2002 «Правила оптовой торговли лекарственными средствами. Основные положения», утв. Приказом МЗ РФ от 15.03.2002 N 80 (в ред. от 28.03.2003 г.) тоже не дает ответа на данный вопрос. («Нормативные акты и комментарии для фармации», 2008, N 9)
«Нормативные акты и комментарии для фармации», 2008, N 9
Вопрос: Убедительная просьба дать разъяснения по правильному ведению первичной документации на оптовом аптечном складе с точки зрения проверяющих сотрудников Минздравсоцразвития. Если раньше требовалось обязательное ведение журналов формы АП-74 (регистрации счетов-поставщиков), АП-76 (регистрации поступающих грузов), АП-86 (регистрации приемных актов), АП-90 (регистрации накладных по отпуску товара со склада), стеллажной карточки и карточки складского учета, согласно пр. N 14 МЗ СССР (который до сих пор не отменен), то теперь в акте проверки отмечается ведение журналов учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур (ППРФ N 914 от 02.12.2000) и учета выставленных покупателям счетов-фактур (ППРФ N 914 от 02.12.2000). Данные журналы ведутся бухгалтерией предприятия, как можно подтвердить их наличие при проверке на складе? Приемка товара оформляется приходной накладной (необходима ли она в случае поступления товара непосредственно с таможенного склада?). Обязательна ли в этом случае форма ТОРГ-12? По оформлению приемных актов формы ТОРГ-1-ТОРГ-4 вопросов нет. Отпуск товара оформляется накладной по форме ТОРГ-12, счетом-фактурой (ППРФ N 914 от 02.12.2000 (в ред. ППРФ N 189 от 15.03.2001 и N 575 от 27.02.2002 и N 84 от 27.07.2002) и протоколом согласования цен (Приложение к Постановлению Правительства Москвы от 29.05.2007 N 434-ПП). При региональной поставке меняется ли форма протокола? Если да, то какой документ ее утверждает? В случае списания препаратов по причине боя (порчи) следует пользоваться формой ТОРГ-15, ТОРГ-16 или АП-20 (о порче товарно-материальных ценностей)? В случае истечения срока годности препарат следует списывать по форме АП-20? В связи с переходом на компьютерные технологии, есть ли необходимость вести карточки складского учета и стеллажную карточку в бумажных носителях? Просим Вас по возможности полно осветить проблему документооборота на аптечном складе, т.к. в существующих нормативных актах Минздравсоцразвития ничего конкретно найти не представляется возможным. ОСТ 91500.05.0005-2002 «Правила оптовой торговли лекарственными средствами. Основные положения», утв. Приказом МЗ РФ от 15.03.2002 N 80 (в ред. от 28.03.2003 г.) тоже не дает ответа на данный вопрос. С уважением, ваши постоянные читатели.
Ответ: При решении вопроса о документообороте по учету товаров для выполнения лицензионных требований следует руководствоваться пунктом 4 Положения о лицензировании фармацевтической деятельности, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.07.2006 г. N 416, которым установлены лицензионные требования и условия осуществления оптовой торговли лекарственными средствами, в том числе соблюдение лицензиатом, осуществляющим оптовую торговлю лекарственными средствами, требований статьи 29 Федерального закона «О лекарственных средствах» и правил оптовой торговли лекарственными средствами. В Приложении N 1 к Приказу Росздравнадзора от 09.10.2006 г. (в ред. от 17.04.2008 г.) N 2284-Пр/06 утвержден Акт проверки соблюдения лицензиатом/возможности выполнения соискателем лицензии лицензионных требований и условий при осуществлении фармацевтической деятельности (организация оптовой торговли лекарственными средствами). При проведении проверки сотрудники Росздравнадзора будут руководствоваться данным актом. В соответствии с пунктом 23 Акта будет проверяться наличие и правильность оформления товарно-сопроводительных документов, в том числе: — Товарных накладных по форме ТОРГ-12;
— Счетов-фактур;
— Журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур; — Приказа о назначении комиссии по приемке лекарственных средств; — Товарных отчетов (наличие и периодичность составления); — Карточки складского учета (посерийный учет). Таким образом, у предприятия нет прямой обязанности оформлять документы, связанные с учетом товаров, по формам, содержащимся в Приказе Минздрава СССР N 14. Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. N 914 хранятся непосредственно в бухгалтерии предприятия, так как не являются первичными документами складского учета, но чтобы не было проблем с проверяющими органами, раз такое требование установлено указанным выше приказом Росздравнадзора, на оптовом складе можно хранить заверенные копии этих документов. Если к Вам поступает импортный товар с таможенного склада, то он приходуется на основании таможенной декларации, поэтому оформлять накладную по форме ТОРГ-12 не надо. Торговые организации оформляют операции, связанные со списанием испорченных товаров, унифицированными первичными документами формы N ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей» и N ТОРГ-16 «Акт о списании товаров», утвержденными Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. N 132. Этими же документами может воспользоваться и торговая организация, осуществляющая реализацию лекарственных средств, в случае если она выявляет на складе лекарства с истекшим сроком годности. В соответствии с пунктом 6.7. отраслевого стандарта «Правила оптовой торговли лекарственными средствами. Основные положения», утвержденного Приказом Минздрава РФ ОТ 15.03.2002 г. N 80 хранение медикаментов может быть систематизировано: для учета размещения лекарственных средств могут использоваться компьютерные технологии, согласованные в установленном порядке. Таким образом, если на предприятии утверждена система электронного документооборота, то можно вести складские (стеллажные) карточки в электронном виде. Однако, формы складского учета содержат обязательные реквизиты в виде личных подписей материально ответственных лиц («сдал», «принял», а также «отпуск разрешил»), карточки складского учета также необходимо предъявлять при проведении различных проверок. Поэтому во избежание разногласий с проверяющими органами карточки складского учета лучше распечатать и подписать у материально ответственных лиц. Также необходимо обратить внимание, что в некоторых случаях органы управления здравоохранением отдельных субъектов РФ требуют дополнительного оформления некоторых документов не бухгалтерского характера в соответствии с формами, установленными Приказом Минздрава СССР от 08.01.1988 г. N 14 «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений». Так, например, в Приказе Комитета здравоохранения г. Москвы от 22.01.2002 г. N 19 «О совершенствовании контроля за юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими медицинскую и фармацевтическую деятельность на территории города Москвы» содержатся требования к фармацевтическим организациям по оформлению некоторых документов, в частности, стеллажных карточек. Не во всех субъектах РФ установлена обязанность сопровождать реализацию лекарственных средств из Перечня жизненно необходимых и важнейших лекарственных средств (ЖНВЛС) протоколами согласования цены, форма протокола устанавливается нормативными правовыми актами субъектов РФ. Например, в г. Москве форма протокола утверждена Постановлением Правительства Москвы от 29.05.2007 г. N 434-ПП.
Аудитор юридической
компании «Юнико-94»
И.Л.ТИТОВА
11.06.2008
