Автоматизируй это!

Большинство руководителей аптек рассматривают автоматизацию как панацею от многих проблем. Однако часто бывает так, что средства на покупку программы потрачены серьезные, аптека понесла потери от простоя, сотрудники перенесли стресс от изменений в работе, все работает, а результат вовсе не тот, которого ожидали. Попробуем разобраться, почему это может произойти.

От внедрения программы автоматизации обычно ожидают следующих выгод:

получение всей необходимой информации для контроля и принятия решений;
снижение трудозатрат за счет автоматизации рутинных операций и, как следствие, более эффективное использование человеческих ресурсов, например снижение фонда заработной платы;
повышение качества автоматизированных бизнес-процессов, что позволяет более эффективно использовать материальные ресурсы, например улучшить качество товарных остатков;
снижение требований к квалификации персонала за счет полной автоматизации части операций;
оптимизация бизнес-процессов за счет использования новых технологий, например полностью автоматический контроль цен на ЖНВЛП, забракованных серий, автоматическое формирование отчетности для контролирующих органов.

Но вот этап внедрения позади, программа запущена, а минусов, кажется, больше, чем плюсов. Например, данные в программе находятся в таком ужасном состоянии, что ни о каком их анализе говорить невозможно или ценообразование работает некорректно, а ошибки приводят к потере прибыли. Может быть и так, что контроль забракованных серий, цен на ЖНВЛП и обязательного ассортимента по-прежнему приходится производить вручную. В целом же вместо снижения трудоемкости бизнес-процессов наблюдается ее увеличение, т.к. наряду с привычными действиями сотрудникам приходится дублировать их в системе автоматизации.

Причина неудачи зачастую очевидна: система автоматизации — это не только программа, но и набор корректных данных. Причем хочу подчеркнуть значимость обоих слов — набор и корректность. Давайте рассмотрим, какой набор данных необходим для успешной автоматизации аптеки и какими методами можно обеспечить его корректность.

Какие данные нужны в аптеке?

Номенклатурный справочник

Этот справочник является ядром набора данных. Наименования должны вестись в едином стандарте при отсутствии дублей. Кроме этого, для эффективной работы необходимо иметь следующие атрибуты для каждой товарной позиции (элемента справочника):

производитель;
международное непатентованное наименование (МНН);
относится ли препарат к ЖНВЛП;
относится ли препарат к обязательному ассортименту;
относится ли препарат к кодеинсодержащим или наркотическим;
аннотация для препарата.

Прайс-листы поставщиков

Прайс-листы используются для формирования заказов поставщикам. Поскольку вся работа «внутри» программы происходит в терминах номенклатурного справочника, при отправке заказов и получении электронных накладных необходимо произвести преобразование в наименования, используемые поставщиками. Для этого используются так называемые таблицы трансляции.

Информация о реестровых ценах и алгоритмах расчета максимальных розничных цен

Эта информация необходима для автоматизации контроля цен на ЖНВЛП. Ручной контроль этих цен в связи со сложностью алгоритма невозможен, а потенциальные штрафные санкции весьма велики.

Информация о забракованных сериях

Информация о забракованных сериях есть во многих открытых источниках. Необходимо только своевременно загружать ее в программу.

Требования к системе автоматизации

Идеальная система автоматизации должна, «брать на себя всю работу» как по пополнению данных, так и по обеспечению их корректности. Вот список необходимых опций:

ведение номенклатурного справочника аптеки в едином стандарте;
наличие в номенклатурном справочнике всей необходимой информации: МНН, аннотаций, признаков ЖНВЛП и т.д.;
автоматическая корректировка данных, заведенных пользователями для избегания появления дублей;
автоматическое заведение новых позиций справочника при появлении на рынке новых препаратов;
автоматическое обновление данных о забракованных сериях из федеральных и местных источников, информации о забракованных сериях;
автоматическое преобразование наименований номенклатурного справочника аптеки в наименования поставщиков в заказах и электронных накладных;
автоматическое обновление информации при изменении законодательства РФ.

Что же происходит на самом деле? На деле реализуются три варианта.

Самостоятельное ведение данных аптекой

Поставщик программного обеспечения дает только инструмент — программу. Всю остальную работу пользователь проводит сам. Результат обычно печален, поэтому этот вариант практически не распространен. Чаще всего его вынуждены «реализовывать» пользователи 1С.

Ручная загрузка информации из определенных источников

Наиболее распространенным вариантом является предоставление клиентам возможности скачивать необходимую информацию. Большинство поставщиков специализированных аптечных программ либо аккумулируют эту информацию у себя, либо позволяют настраивать загрузку из определенных внешних источников. За возможность загрузки подготовленных данных приходится платить. Минус данной технологии — отсутствие обратной связи, в связи с чем данные, которые ведет сам пользователь, и данные, которые он скачивает из внешних источников, не согласуются между собой.

Автоматическое обновление всех данных без участия аптеки

Это идеальный вариант, который в полном объеме не реализован практически нигде, хотя есть отдельные удачные примеры. Для реализации этого сценария со стороны поставщика программы требуется большая ежедневная работа, поэтому такие услуги доступны только крупным поставщикам программ, имеющим большую клиентскую базу. Другое следствие — стоимость.
Следует отметить, что качественно реализованная услуга позволяет решить практически все задачи автоматизации.