«Фармацевтическое обозрение», 2005, N 10
РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ АПТЕЧНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
Традиционно считается, что реинжиниринг, или, говоря по-русски, реструктуризация предприятия, — это процесс, которому подвержены крупные производства, и к малому бизнесу не имеющий никакого отношения. В чем-то это справедливо: в отличие от промышленных гигантов небольшое предприятие более гибко реагирует на рыночные изменения. Однако иногда в реинжиниринге нуждается и оно. В современной бизнес-терминологии этим сложным словом принято называть совокупность методов и средств, предназначенных для кардинального улучшения основных показателей деятельности любого — большого или малого — предприятия при помощи фундаментального переосмысления и радикального перепроектирования существующих бизнес-процессов. Реинжиниринг хорош тем, что позволяет резко, скачкообразно улучшить показатели деятельности предприятия — повысить качество продукции, снизить ее себестоимость. К реинжинирингу в фармацевтическом бизнесе прибегают в случае объединения нескольких предприятий — к примеру, при реорганизации нескольких аптек в аптечную сеть с единым управлением, как это происходит с муниципальными аптеками по всей стране.
В бизнесе ни один шанс не теряется:
если вы его загубили, его отыщет ваш конкурент. NN
ЗАЧЕМ И КОМУ ЭТО НУЖНО
Реинжиниринг необходим в нескольких случаях: — система работы предприятия устарела и не отвечает реалиям рынка; — предприятие стремится снизить издержки за счет оптимизации тех или иных бизнес-процессов с внедрением информационных и коммуникационных технологий; — когда компания больше не хочет мириться с ухудшающимися показателями бизнеса и исчерпала все возможности локального улучшения тех или иных процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов любого предприятия, в том числе и аптечного, начинается с осмысления проходящих на нем процессов, в результате которого получают ответ на два ключевых вопроса: что мы делаем? и почему мы это делаем именно таким способом? Изменения на предприятии, как правило, происходят не спонтанно, а в результате изменившихся требований внешней среды, которым нужно соответствовать, чтобы выжить на рынке. В случае с аптечным предприятием таким требованием является потребитель с его нуждами и запросами, которые в значительной мере изменились за последние десять лет.
С ЧЕГО НАЧАТЬ?
С создания реинжиниринговой команды, в состав которой могут войти не только сотрудники предприятия, но и привлеченные консультанты. Цель работы команды — оценка (описание) текущих бизнес-процессов компании и разработка новой системы работы предприятия с прогнозом на будущее. Итак, реинжиниринг включает три этапа: I этап: описание бизнес-процессов с детальным расчетом всех использующихся технологий и связанных с ними издержек. II этап: определение потребностей рынка (в нашем случае клиентов) и расчет рыночных ожиданий. Оценка рыночных ожиданий проводится различными методами — с помощью опросов клиентов, организации фокус-групп и т.д. III этап: разработка новых моделей управления и принципиального изменения текущих бизнес-процессов компании. В качестве примера рассмотрим коммерческий процесс розничного предприятия — сети неавтоматизированных аптечных пунктов, которая в результате проведенного реинжиниринга вдвое увеличила доходность по сравнению с предыдущим годом. На I этапе реинжиниринга описание розничного аптечного предприятия, основным бизнес-процессом которого является осуществление коммерческого процесса реализации лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения, — выглядит так. Владелец бизнес-процесса: директор аптеки или управляющий менеджер сети, деятельность которого проходит в рамках определенных целей предприятия и задач, поставленных вышестоящим руководством.
Стадии бизнес-процесса:
1. сбор информации о товаре;
2. заказ товара;
3. приемка товара;
4. формирование розничных цен;
5. оприходование товара;
6. маркировка;
7. размещение товара по местам хранения; 8. реализация.
Последовательность стадий можно представить на схеме 1 (не приводится).
ОПИСАНИЕ СТАДИЙ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Стадия бизнес-процесса «Сбор информации о товаре»
Участниками данной стадии бизнес-процесса являются маркетолог и управляющий менеджер. Цели процесса: получение своевременной и точной информации о потребности аптечной сети в товаре. Владелец бизнес-процесса: управляющий менеджер, который организует и исполняет данный процесс и маркетолог (организует, исполняет и контролирует). Итак, стадия бизнес-процесса «Сбор информации» начинается с формирования ассортиментного перечня с текущими рангами товаров согласно ABC и XYZ-анализу. Этот перечень далее передается управляющему менеджеру. Управляющий менеджер на основании данного перечня заполняет опросный лист по текущему остатку препаратов в сети и далее формирует дефектуру по каждой розничной точке.
Стадия бизнес-процесса «Заказ товара»
Цели процесса: обеспечение бесперебойной поставки товаров аптечного ассортимента в аптечные пункты и соблюдение основных характеристик ассортимента аптеки согласно ABC и XYZ-анализу. Владелец бизнес-процесса: директора аптечных пунктов. Процесс регламентируется ассортиментной политикой, нормативно-правовыми актами, уставом аптечной сети, внутренними документами, договорами с поставщиками, планом закупок по поставщикам. Заказ товаров происходит ежедневно, кроме субботы и воскресенья. Чтобы обеспечить высокую оборачиваемость товарных запасов, товары заказываются в среднем из расчета: минимальный запас — 5 дней, максимальный запас — 15 дней. Заказ товаров начинается с определения текущей потребности в товаре менеджером сети (схема 2), при составлении заявки обязательно учитывается дефектура по индивидуальным заказам клиентов, текущая дефектура (которая возникает во время рабочего дня и записывается работниками первого стола в дефектурные листы).
Схема 2
Маркетолог Управляющий менеджер \/ \/ Ассортиментный перчень с рангами товаров Взять ассортиментный согласно ABC и XYZ-анализу перечень в отделе маркетинга \/ \/ Управляющий Менеджер Отправить в сеть с курьером ассортиментный перечень и получить ответ сотрудников \/ сети (первостольников) Автоматизированный ввод остатков. Формирование на месте дефектуры. \/ Контроль товара (серия, приход и т.д.) На основании заполненного ассортментного перечня сформировать дефектуру
Схема 3
Сформировать сводный прайс-лист по модемным программам
Выбрать оптимальную \ Оптимизировать заказ \ Отправить цену по каждой / с нормативами по / заказ позиции дистрибьюторам /\ /\
Выбрать минимальную Просчитать заказ товара цену из предложенного в соответствии с текущим сводного прайс-листа. планом и плановой долей дистрибьютеров /\ /\ Взять данные по ценовому Взять у секретаря план мониторингу рынка Москвы по закупкам у в отделе маркетинга и дистрибьюторов загрузить информационной системе "Медицина для Вас"
Определив полностью потребность в товаре, управляющий менеджер анализирует предложения поставщиков, то есть определяет наличие требуемых товаров, сравнивает цены, просматривает новинки. В результате анализа предложений поставщиков формируется сводный прайс-лист и принимается окончательное решение по включению товара в необходимом количестве в состав заявки. При принятии окончательных решений управляющий менеджер сети руководствуется ассортиментной, ценовой и сбытовой политикой, рейтингом поставщиков, плановыми показателями коммерческого процесса и информацией по товарным остаткам аптечных пунктов. Заявки заполняются по мере изучения предложений поставщиков в электронном виде (используется как собственное программное обеспечение, так и модемные программы дистрибьюторов). После составления заявок и отправки по электронной почте в адрес фармацевтических фирм основной заказ считается размещенным. В случае, если нет возможности отправить заявку в электронном виде, заявка может быть отправлена по факсу или передана по телефону.
Стадии бизнес-процесса «Прием товара»,
«Формирование розничных цен», «Оприходование товара», «Маркировка товара»
Цели процессов: Как можно быстрее принять товар для реализации и выявить некачественную продукцию или недовоз для экстренного устранения возможных последствий. Владелец бизнес-процессов: провизор-инспектор сети аптечных пунктов, управляющий менеджер сети, руководитель товарно-учетного отдела. Стадия бизнес-процесса «Прием товара» осуществляется с момента доставки товара в зону приемки аптечных пунктов. Экспедитор фирмы-поставщика размещает товар в зоне приемки товара аптечного пункта и передает пакет документов сотруднику отдела приемки. С пакетом документов передается счет-фактура, счет, товарная накладная, копии сертификатов соответствия или сертификационная ведомость, протокол согласования цен или спецификация и маршрутный лист. В процессе приемки товара пересчитывается количество мест товара, осматривается целостность транспортной тары, затем подписывается маршрутный лист, экземпляры счета-фактуры и товарной накладной с проставленными печатями и передаются обратно экспедитору. Далее полученные первичные документы передаются с курьером в офис. Процесс приемки осуществляется по количеству мест и по качеству. Стадия бизнес-процесса «Формирование розничных цен» начинается при получении электронных накладных от поставщиков провизором-инспектором. Далее провизор-инспектор расценивает товар в соответствии с текущей ценовой стратегией розничного предприятия; при формировании цены учитываются также рекомендуемые розничные цены (на некоторые товары регламентируются самим производителем), принадлежность лекарственного средства к перечню ЖНВЛС. За формирование розничных цен на товар отвечает провизор-инспектор и руководитель ТУО (товарно-учетного отдела). Далее формируются внутренние документы и отправляются с курьером в аптечные пункты. Стадия бизнес-процесса «Оприходование товара» производится для товара, который успешно прошел приемку по количеству и качеству. Оприходование товара происходит при получении сотрудниками аптечных пунктов внутренних накладных (в них указаны наименование товара, цена продажи, количество, срок годности, серия). Стадия бизнес-процесса «Маркировка оприходованного товара» начинается собственно с маркировки. Маркировка товара производится в соответствии с полученными внутренними документами с помощью ленточного пистолета (на этикетке указывается цена, дата прихода). Во время наклейки этикеток происходит проверка соответствия указанного количества упаковок определенного товара в накладной и фактического количества товара. При несовпадении оформляется акт об установленном несоответствии количества, который направляется в офис провизору-инспектору. После завершения маркировки товара документы качества на весь входящий товар остаются на хранении у ответственного за хранение сертификатов лица. Остальные документы прикладываются к товарному отчету, который доставляется в бухгалтерию.
Схема 4
|------------- Офис Прием товара | в аптечном пункте | | | Прием электронных | накладных | | | | Формирование | розничных цен | | | | Передача в аптечный | пункт внутренних | накладных | | | Приемка по | Оформление Приемка по Оформление актов Оформление товара количеству > первичных > количеству > претензий и > по полученным мест | документов и качеству передача в офис внутренним | документам | | | | Передача в Маркировка товара --------- офис по внутренним накладным и оформление
Стадия бизнес-процесса «Размещение товара по местам хранения»
Цели процесса: оптимальное размещение товара в аптечном пункте согласно всем нормам хранения лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения, а также принципам мерчандайзинга. Владелец бизнес-процесса: управляющий менеджер сети. Распределение товара рассматривается как процесс, протекающий постоянно, который происходит как в отношении только поступившего товара, так и в отношении товара, который уже расставлен по местам предпродажного хранения. Товар размещается согласно условиям хранения. При формировании адреса хранения учитываются принадлежность товара к определенной фармакологической и токсикологической группе, предусматривается раздельное хранение товара по способу применения (внутреннее, наружное), по температурному режиму, согласно отраслевому стандарту, а также логистическим принципам размещения.
Схема 5
Товар только поступивший
Товар уже находящийся в <-----------------| продаже | | | | | Проверка Обновление выкладки | правильности в соответствии с | хранения нормами мерчандайзинга | | | | Определение адреса Размещение товара Утилизация хранения с учетом на стелажах или товара всех необходимых витринных полках норм хранения товара
В следующей статье мы завершим описание стадий бизнес-процесса первого этапа реинжиниринга данного розничного предприятия и рассмотрим оставшиеся два этапа.
Директор по маркетингу
фармацевтической компании "Итек",
канд. экон. наук
www.interprovizor.ru
И.МАКСИМОВА
