Решение Коллегии Департамента здравоохранения г. Москвы от 24.04.2008 «О работе с документами в Департаменте здравоохранения города Москвы по итогам 2007 года и мерах по улучшению этой работы» (протокол N 5-2)
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
КОЛЛЕГИЯ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
РЕШЕНИЕ
от 24 апреля 2008 года
ПРОТОКОЛ N 5-2
О РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕПАРТАМЕНТЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ ПО ИТОГАМ 2007 ГОДА И МЕРАХ ПО УЛУЧШЕНИЮ ЭТОЙ РАБОТЫ
Заслушав и обсудив доклад начальника отдела руководителя Департамента здравоохранения Кузнецова В.А. об итогах работы с документами в 2007 году, коллегия отмечает, что уровень исполнительской дисциплины сотрудников департамента по выполнению поручений руководства, связанных с рассмотрением служебных документов и письменных обращений граждан, является недостаточным. Вопросы работы с документами находятся в числе приоритетных задач, стоящих перед городскими органами исполнительной власти. В 2007 году в департамент поступило 27745 служебных документов, что на 3056 (11%) больше, чем в 2006 году. На централизованный контроль поставлено 4625 (16,6%) документов, из которых 4118 (91,1%) рассмотрены в установленный срок и 854 (8,9%) — с его задержкой. Показатель своевременности исполнения поручений по рассмотрению служебных документов, взятых на централизованный контроль, по департаменту в целом снизился на 4,6% и достиг 91,1% в 2007 году против 95,9% в 2006 году (2005 год — 94,8%). В Управлении организации медицинской помощи этот показатель составил 90,9% против 96% (2005 год — 92,7%), в Управлении фармации — 93,9% против 97,7% (2005 год — 97,5%), в подразделениях, курируемых заместителем руководителя Департамента здравоохранения Зыковым В.И. — 87,4% против 94,5% (2005 год — 93,4%). В 2007 году в Департаменте здравоохранения рассмотрено 24629 письменных обращений граждан (на 4092 или 16,6% больше, чем в 2006 году). Возросло число обращений заявителей на электронную почту: с 1076 (5,2%) в 2006 году до 1889 (7,61%) в 2007 году. Одновременно с увеличением поступивших письменных обращений граждан, количество своевременно рассмотренных поручений по их исполнению снизилось почти на 3,4%. В целом по департаменту в установленный руководством срок рассмотрено 90,4% обращений граждан (2006 год — 94,7%, 2005 год — 89,2%, 2004 год — 72,6%). По сравнению с 2006 годом данный показатель снизился в ряде подразделений департамента: в 2006 году в Управлении организации медицинской помощи — с 94,7% до 90,6% в 2007 году (2005 год — 94,8%), в подразделениях, курируемых заместителем руководителя Департамента здравоохранения Зыковым В.И., — с 74,1% в 2006 году до 69,1% в 2007 году (2005 год — 80,4%), Показатель улучшился в отделе государственной службы и кадров — с 91,0% в 2006 году до 95,9% в 2007 году (2005 год — 96,6%), в Управлении фармации — с 94,1% в 2006 году до 95,5% в 2007 году (2005 год — 86,6%); остается стабильно недостаточным в Финансово-экономическом управлении — 82,4% (2005 год — 94,3%). В поручении Ю.М.Лужкова руководителям органов исполнительной власти по докладу начальника Контрольного управления Мэра и Правительства Москвы А.Д.Букина («Об итогах выполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах, протоколах совещаний, служебной корреспонденции и письмах граждан за 2007 год») содержится требование принять жесткие меры по повышению персональной ответственности работников. Обращается внимание на необходимость более эффективного применения мер материального стимулирования деятельности государственных гражданских служащих в зависимости от конечных результатов работы. Впервые за последние годы Департамент здравоохранения указан среди органов исполнительной власти, имеющий уровень исполнения прямых поручений, содержащихся в распорядительных документах Правительства Москвы, ниже среднегородского уровня. Относительные показатели исполнительской дисциплины департамента по другим проанализированным в докладе позициям в целом не ниже средне-городского уровня. Проведенный в департаменте анализ свидетельствует о частых нарушениях сроков подготовки документов и недостаточное их качество, вследствие чего значительная часть материалов возвращается на доработку, порой неоднократно. Несмотря на значительное количество неисполненных в срок поручений, обращений исполнителей с просьбой о продлении срока по-прежнему немного. По итогам исполнения поручений, связанных с рассмотрением писем граждан, установленный срок не был соблюден в 9,6% случаев (2366). Просьбы о продлении срока сопровождали лишь 227 (0,9%) поручений, из которых 78 — уже после истечения контрольного срока. Хотя регламент предусматривает корректировку срока только должностным лицом, его установившим, это требование часто не соблюдается как исполнителями, так и их непосредственными начальниками. Нередки случаи, когда сроки рассмотрения письменных обращений граждан, особенно связанных с работой КЭК, затягивается более чем на 2 месяца. Анализ показывает, что, несмотря на усиление в 2007 году контроля своевременности и качества исполнения поручений руководства, профилактический контроль (особенно при работе с письменными обращениями граждан) в подразделениях осуществляется слабо. Небрежность исполнителей, отсутствие должной требовательности со стороны начальников подразделений ведут к неоправданно длительным согласованиям, многократным возвратам материалов на доработку, повышают риск подписания руководством некачественных документов. По-прежнему не все сотрудники департамента соблюдают требования Регламента Правительства Москвы и изданного на его основе Регламента Департамента здравоохранения. Несмотря на то, что в истекшем году более активно и широко используется практика предупредительного контроля исполнения поручений (напоминания об истекающих сроках исполнения поручений), эффективность ее, особенно внутри структурных подразделений департамента, недостаточна. Ежегодно состояние исполнительской дисциплины рассматривается на заседаниях коллегии, в 2007 году 20 сотрудникам департамента вынесены дисциплинарные взыскания (2006 год — 19 сотрудникам), помимо дисциплинарных взысканий к сотрудникам, допустившим нарушения порядка работы с документами, применяются методы финансового воздействия (депремирование, а также снижение ежемесячных надбавок к должностным окладам за особые условия гражданской службы). На основании изложенного и в целях улучшения работы с документами Коллегия решила:
1. Принять к сведению доклад начальника отдела руководителя департамента Кузнецова В.А. о состоянии работы с документами и признать необходимым дальнейшее совершенствование данной работы. 2. Указать начальникам подразделений на персональную ответственность за соответствие делопроизводства требованиям регламента и недопустимость несоблюдения установленных поручениями руководства департамента сроков рассмотрения служебных документов и письменных обращений граждан. 3. Заместителям руководителя департамента (Шевченко В.А., Костомарова Л.Г., Лешкевич И.А., Соболев В.А., Зыков В.И.), начальникам подразделений департамента: 3.1. требовать от исполнителей выполнения установленного регламентом порядка подготовки проектов распорядительных документов, в т.ч. в части их качественной правовой экспертизы и экономической обоснованности, а также установления ответственных исполнителей и сроков исполнения поручений; 3.2. наладить эффективную равноценную систему распределения поручений между исполнителями в подразделениях департамента; 3.3. обеспечить необходимый контроль за безусловным выполнением регламента во всех звеньях Департамента здравоохранения; 3.4. ежедневно информировать отдел руководителя о состоянии дел по рассмотрению письменных обращений граждан и служебных документов. 4. Заместителям руководителя департамента (Зыков В.И., Соболев В.А.), начальнику Управления бухгалтерского учета и отчетности (Грекова Т.В.) рассмотреть возможность приобретения нового сервера и программного обеспечения для реализации задач по обеспечению электронного документооборота («служебные документы», «письма граждан») и необходимых для этих задач программных документов. Срок: III квартал 2008 года. 5. Заместителям руководителя департамента (Шевченко В.А., Лешкевич И.А., Соболев В.А., Зыков В.И.), начальнику отдела руководителя (Кузнецов В.А.), генеральному директору ГУП города Москвы «РИСТ-М» (Орехов С.Б.) разработать систему компьютерного контроля за исполнением распорядительных документов Департамента здравоохранения. Срок: III квартал 2008 года. 6. Генеральному директору ГУП города Москвы «РИСТ-М» (Орехов С.Б.), начальникам структурных подразделений Департамента здравоохранения продолжить совершенствование программного обеспечения рассмотрения писем и служебных документов, предусмотрев разработку эффективной системы принудительного профилактического контроля в структурных подразделениях департамента. Срок: III квартал 2008 года. 7. Начальникам структурных подразделений Департамента здравоохранения организовать систему обучения сотрудников вверенных подразделений работе с поступающей корреспонденцией. 8. Заместителям руководителя департамента (Шевченко В.А., Лешкевич И.А.) обеспечить своевременность проработки материалов, которые рассматриваются клинико-экспертной комиссией. 9. Решение коллегии от 24.05.2007 N 7-2 «О работе с документами в Департаменте здравоохранения города Москвы по итогам 2006 года и мерах по улучшению этой работы» с контроля снять. 10. Контроль исполнения решения возложить на заместителя председателя коллегии — первого заместителя руководителя департамента Полякова С.В.
Заместитель председателя коллегии —
первый заместитель руководителя
Департамента здравоохранения
города Москвы
С.В.ПОЛЯКОВ
