Приказ Департамента здравоохранения г. Москвы от 01.04.2015 N 255 «Об утверждении Методических рекомендаций по порядку использования адресов электронной почты государственной информационной системы «Единая почтовая система Правительства Москвы»

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ

ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ПРИКАЗ
от 1 апреля 2015 г. N 255

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ПОРЯДКУ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АДРЕСОВ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ «ЕДИНАЯ ПОЧТОВАЯ СИСТЕМА ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ»

Во исполнение постановления Правительства Москвы от 04.06.2014 N 296-ПП «О государственной информационной системе «Единая почтовая система Правительства Москвы», приказываю: 1. Утвердить Методические рекомендации по порядку использования адресов электронной почты государственной информационной системы «Единая почтовая система Правительства Москвы» сотрудниками Департамента здравоохранения города Москвы и организаций, подведомственных Департаменту здравоохранения города Москвы (Приложение). 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления делами и координации деятельности Департамента здравоохранения города Москвы Е.Л.Никонова.

Министр Правительства Москвы,
руководитель Департамента
здравоохранения города Москвы
А.И.ХРИПУН

Приложение
к приказу Департамента
здравоохранения города Москвы
от 1 апреля 2015 г. N 255

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ПОРЯДКУ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АДРЕСОВ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ «ЕДИНАЯ ПОЧТОВАЯ СИСТЕМА ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ» СОТРУДНИКАМИ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ И ОРГАНИЗАЦИЙ, ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ДЕПАРТАМЕНТУ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

I. Общие положения

1. Настоящие Методические рекомендации разработаны во исполнение постановления Правительства Москвы от 04.06.2014 N 296-ПП «О государственной информационной системе «Единая почтовая система Правительства Москвы» и в соответствии с приказом Департамента здравоохранения города Москвы от 20.10.2014 N 907 «Об использовании государственной информационной системы «Единая почтовая система Правительства Москвы».
2. Настоящие Методические рекомендации определяют порядок использования адресов электронной почты государственной информационной системы «Единая почтовая система Правительства Москвы» (далее — ГИС «ЕПС ПМ») сотрудниками Департамента здравоохранения города Москвы, медицинских организаций, подведомственных Департаменту здравоохранения города Москвы, их права и обязанности.
3. В целях настоящих Методических рекомендаций используются следующие понятия: — ГИС «ЕПС ПМ» — государственная информационная система города Москвы, включающая в себя программно-аппаратные средства совокупность баз данных, сетей и служб связи, предназначенная для предоставления работникам органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им организаций возможности информационного обмена с использованием электронных почтовых и мгновенных сообщений; — Электронное письмо — электронное, текстовое или мультимедийное сообщение, пересылаемое с использованием электронной почты; — Оператор ГИС «ЕПС ПМ» (далее — Оператор) — Департамент информационных технологий города Москвы; — Пользователь — сотрудник (работник) Департамента здравоохранения города Москвы, медицинской организации государственной системы здравоохранения города Москвы, дирекции по обеспечению деятельности государственных учреждений здравоохранения административных округов города Москвы и государственного учреждения, подведомственного Департаменту здравоохранения города Москвы; — Организация пользователя — организация-работодатель пользователя.
4. В рамках ГИС «ЕПС ПМ» используются следующие адреса электронной почты (далее — адреса): — личные адреса сотрудников Департамента здравоохранения города Москвы в домене второго уровня @mos.ru и личные адреса работников медицинских организаций, подведомственных Департаменту здравоохранения города Москвы в домене третьего уровня @zdrav.mos.ru (далее — личные адреса); — официальные адреса структурных подразделений Департамента здравоохранения города Москвы, просмотр корреспонденции которых осуществляется уполномоченными сотрудниками Департамента здравоохранения города Москвы и официальные адреса медицинских организаций, подведомственных Департаменту здравоохранения города Москвы (далее — официальные адреса).
5. Адреса электронной почты ГИС «ЕПС ПМ» используются в информационных целях, в том числе в целях оповещения, организации работы, обеспечения внутренних и внешних коммуникаций.

II. Права и обязанности пользователей

1. Пользователь имеет право использовать адрес электронной почты при осуществлении своих трудовых обязанностей, в том числе отправлять и получать электронные письма (далее — письма) внутренним и внешним корреспондентам с использованием личного адреса.
2. Пользователь обязан обеспечивать: 2.1. Предоставление достоверной информации, необходимой для подключения пользователя к ГИС «ЕПС ПМ». 2.2. Актуализацию представленной информации путем сообщения Оператору в течение 5 рабочих дней информации об изменении данных, на основании которых предоставлен доступ в ГИС «ЕПС ПМ» в соответствии с пунктом 3 настоящих методических рекомендаций. 2.3. Сохранность учетных данных, предоставляемых Оператором для использования ГИС «ЕПС ПМ», неразглашение указанных данных и непредоставление возможности использования ГИС «ЕПС ПМ» третьим лицам. 2.4. Использование возможностей ГИС «ЕПС ПМ» для передачи сообщений в строгом соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и города Москвы.
3. Пользователь при подготовке письма указывает тему письма, соответствующую его содержанию.
4. Пользователю запрещается: 4.1. Сообщать реквизиты доступа в ГИС «ЕПС ПМ» к электронной почте ГИС «ЕПС ПМ» третьим лицам, не имеющим соответствующих полномочий. 4.2. Использовать корпоративную почту для целей, не связанных с исполнением непосредственных трудовых обязанностей. 4.3. Осуществлять несанкционированную массовую рассылку писем внешним адресатам, в том числе рекламного характера. 4.4. Рассылать электронные письма, содержащие: — конфиденциальную информацию, доступ к которой ограничен нормативными правовыми актами, в том числе содержащую государственную тайну, персональные данные граждан в открытом виде (при отсутствии согласия последних); — материалы, использование которых нарушает права на результаты интеллектуальной деятельности; — информацию, порочащую честь, достоинство и/или деловую репутацию других лиц; — вредоносные компьютерные коды и программы, в т.ч. файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования; — программы, серийные номера к программным продуктам и программы для их генерации, логины, пароли и прочие средства, предназначенные для осуществления несанкционированного доступа к функциям и/или данным программ и/или информационных ресурсов, в т.ч. в сети Интернет, а также ссылки на них.
5. При систематическом (два и более) нарушении положений пункта 2.4 настоящих методических рекомендаций, пользователь может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
6. Пользователю рекомендуется не менее одного раза в течение рабочего дня проверять поступление почты на личный адрес и при наличии соответствующих полномочий — на официальные адреса.

III. Правила использования адресов электронной почты ГИС «ЕПС ПМ»

1. Пользование почтой осуществляется с помощью программ — клиентов электронной почты, рекомендуемых Оператором, или с помощью web-доступа, предоставляемого Оператором. Объем почтового ящика и ограничение суммарного размера файлов, пересылаемых внутри одного письма, определяются Оператором (2 ГБ и 10 МБ соответственно).
2. Государственное казенное учреждение здравоохранения города Москвы «Информационно-аналитический центр Департамента здравоохранения города Москвы» (далее — ГКУЗ ИАЦ ДЗМ) обеспечивает: — создание, изменение, блокирование и удаление адресов путем формирования сводной заявки в Службу технической поддержки ГИС «ЕПС ПМ»; — учет адресов, мониторинг использования почты; — методическую поддержку и направление сведений в Службу технической поддержки Оператора ГИС «ЕПС ПМ» при возникновении ошибок пользователей и неисправностей в работе.
3. Создание, изменение, блокирование и удаление личного адреса и официального адреса осуществляется на основании заявок организации пользователей, направленных в ГКУЗ ИАЦ ДЗМ по адресу электронной почты [email protected] и оформленных в формате Excel, по форме согласно приложениям 1 и 2 к настоящим Методическим рекомендациям, с приложением скан-копии, содержащей подпись руководителя организации (уполномоченного представителя).
4. Личный адрес пользователя создается при приеме на работу, смене пользователем фамилии.
5. Удаление личного адреса пользователя осуществляется при его увольнении, смене им фамилии, а также при систематическом нарушении пользователем настоящих методических рекомендаций.
6. Официальные адреса создаются при образовании структурных подразделений организации (их реорганизации и переименовании) в случае, если деятельность структурных подразделений предполагает коллективную работу с письмами электронной почты (обработку входящей и/или отправку исходящей корреспонденции электронной почты от имени подразделения).
7. Ликвидация официальных адресов осуществляется при ликвидации структурных подразделений, их переименовании, реорганизации (если в результате реорганизации изменяется наименование подразделения).
8. Содержимое почтового ящика пользователя может быть проверено без предварительного уведомления пользователя по требованию непосредственного (вышестоящего) руководителя (уполномоченного представителя) пользователя путем обращения через ГКУЗ ИАЦ ДЗМ в службу технической поддержки ГИС «ЕПС ПМ».
9. ГКУЗ ИАЦ ДЗМ вправе заблокировать доступ к адресу в случае: — осуществления рассылки писем, содержащих вредоносные программы, спам, информацию, распространение которой запрещено нормативными правовыми актами; — компрометации реквизитов доступа и/или возможности доступа к соответствующим почтовым ящикам третьих лиц; — использования работником корпоративной почты не по назначению; — иных нарушений настоящих методических рекомендаций, по решению непосредственного руководителя пользователя (уполномоченного представителя), допустившего нарушение; — по запросу организации пользователя.

Приложение 1
к Методическим рекомендациям
по порядку использования адресов
электронной почты государственной
информационной системы «Единая
почтовая система Правительства
Москвы» сотрудниками Департамента
здравоохранения города Москвы и
организаций, подведомственных
Департаменту здравоохранения
города Москвы

Шаблон заявки на получение личного электронного адреса ГИС ЕПС

N п/п
Действие (создание, изменение, удаление) Орган исполнительной власти или учреждение Подведомственное учреждение
ФИО
Отдел
Должность
Телефон
Улица
Дом
Каб.
Необходим ли выезд технического специалиста? Текущая электронная почта
1

2

 Руководитель организации _____________________      _____________     ______________ (уполномоченный представитель)                         подпись             дата

Приложение 2
к Методическим рекомендациям
по порядку использования адресов
электронной почты государственной
информационной системы «Единая
почтовая система Правительства
Москвы» сотрудниками Департамента
здравоохранения города Москвы и
организаций, подведомственных
Департаменту здравоохранения
города Москвы

Шаблон заявки на получение официального электронного адреса ГИС ЕПС

N п/п
Действие (создание, изменение, удаление) Желаемый адрес почтового ящика (адрес почтового ящика должен описывать его предназначение) Имя, отображаемое в адресной книге
Предназначение почтового ящика
ФИО сотрудника, которому необходим доступ к почтовому ящику Почтовый адрес сотрудника в ЕПС
Уровень доступа (чтение сообщений, чтение и отправка сообщений) Округ
Орган исполнительной власти или учреждение Адрес органа исполнительной власти / подведомственной организации Менеджер почтового ящика
1

2

 Руководитель организации _____________________      _____________     ______________ (уполномоченный представитель)                         подпись             дата