Вопрос: В каких случаях бюджетное учреждение здравоохранения может использовать факсимильное воспроизведение подписи, а в каких нет? («Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2006, N 6)

«Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2006, N 6

Вопрос: В каких случаях бюджетное учреждение здравоохранения может использовать факсимильное воспроизведение подписи, а в каких нет?

Ответ: Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными нормативно-правовыми актами или соглашением сторон. В настоящее время в РФ отсутствует закон о факсимильном воспроизведении подписи, следовательно, при взаимодействии со своими контрагентами его использование нужно устанавливать по взаимному согласию. То есть условие об использовании факсимильного воспроизведения подписи должно быть включено в договор. Причем факсимильное воспроизведение подписи в данном случае будет иметь такую же силу, как и собственноручная подпись, так как согласно п. 3 ст. 75 АПК РФ документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или другим аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативно-правовым актом или договором. Однако согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Таким образом, мы определили, что использовать факсимильное воспроизведение подписи возможно только при заключении договора, причем это должно быть предусмотрено его условиями. Рассмотрим подробно, в каких случаях и почему нельзя использовать факсимильное воспроизведение подписи.

Первичные учетные документы

Единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ установлены Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ). В соответствии со ст. 9 Закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такие документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: — наименование документа;
— дату составления документа;
— наименование организации, от имени которой составлен документ; — содержание хозяйственной операции;
— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; — наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; — личные подписи указанных лиц.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Следовательно, мы можем сделать вывод, что в первичных учетных документах не допускается использование факсимильного воспроизведения подписи.

Трудовой договор

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается собственноручно каждой стороной. Кроме того, руководитель также издает приказы о приеме персонала на работу. Использование факсимильного воспроизведения подписи в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными, так как среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя, а факсимильное воспроизведение подписи не является его личной подписью.

Доверенность

В соответствии с п. 5 ст. 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на то его учредительными документами, с приложением печати данной организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей также должна быть подписана главным (старшим) бухгалтером этой организации. Следовательно, и на доверенностях факсимильное воспроизведение подписи не допускается. Данную точку зрения подтверждает арбитражная практика (Постановления ФАС ВВО от 29.04.2005 N А11-1742/2003-К1-10/164, ФАС ПО от 27.11.2001 N А65-5421/01-СГ2-20).

Счета-фактуры

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. В соответствии с п. 2 ст. 169 НК РФ счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного п.п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. Кроме того, счета-фактуры, заполненные с применением факсимильного воспроизведения подписи, нельзя зарегистрировать в книге покупок и книге продаж, поскольку они не соответствуют установленным нормам их заполнения (Письма УФНС по г. Москве от 09.03.2005 N 19-14/14327, МНС России от 21.04.2004 N 03-1-08/1039/17). В связи с изложенным налогоплательщики не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, оформленного поставщиком в электронном виде и заверенного электронно-цифровой подписью или с применением факсимиле руководителя и главного бухгалтера организации. Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Федеральный арбитражный суд Московского округа указал, что факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи, поскольку факсимиле согласно определению, данному в толковом словаре, — это клише, печать, воспроизводящая собственноручную подпись какого-либо лица. Кроме того, суд указал, что по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, у налогоплательщика возникло право на зачет суммы налога (Постановление ФАС МО от 28.05.2003 N КА-А40/2727-03). В то же время ФАС ЗСО придерживается иного мнения. Он полагает, что счета-фактуры с факсимиле не могут служить основанием для принятия к вычету НДС. Ведь законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС СЗО от 24.01.2005 N А13-6464/04-19). В заключение отметим, что в случае принятия решения об использовании факсимильного воспроизведения подписи в учреждении необходимо разработать положение об использовании факсимильного воспроизведения подписи с указанием в нем случаев использования факсимиле, а также назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить данную обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Эксперт журнала
«Бюджетные учреждения
здравоохранения:
бухгалтерский учет
и налогообложение»
А.ГУСЕВ
Подписано в печать
23.05.2006