Вопрос: Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить документы на оплату недостачи при проведении инвентаризации на фармацевтическом складе? («Советник бухгалтера в здравоохранении», 2009, N 3)

«Советник бухгалтера в здравоохранении», 2009, N 3

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить документы на оплату недостачи при проведении инвентаризации на фармацевтическом складе?

Ответ: Для принятия решения о возмещении ущерба по каждому факту недостачи или хищения материальных ценностей должна проводиться проверка, предусмотренная ТК РФ (статья 247). Утрата или порча имущества могут быть выявлены как в процессе текущей деятельности организации, так и при инвентаризации. В процессе проверки инвентаризационная комиссия должна установить точный размер ущерба. При привлечении к материальной ответственности работника, за исключением руководителя, взыскать с него можно только прямой действительный ущерб, а упущенную выгоду — нельзя (статья 238 ТК РФ). Размер ущерба определяется как большая из величин (статья 246 ТК РФ): — рыночная стоимость утраченного (испорченного) имущества; — балансовая (остаточная) стоимость утраченного (испорченного) имущества. Обнаружение недостачи (ущерба) при инвентаризации комиссия должна оформить документально (ТК РФ не регламентирует как именно). На практике комиссия составляет заключение (или акт), в котором содержатся: — дата, место, время проведения проверки; — номер приказа руководителя о назначении комиссии; — состав комиссии;
— описание обстоятельств, вызвавших ущерб; — выводы (в результате чего возник ущерб, виновные в его причинении лица); — подписи членов комиссии.
В заключении наряду с конкретными мерами по взысканию ущерба с виновных лиц комиссия может сформулировать свои предложения по устранению причин и условий, способствующих образованию недостач, порчи материальных ценностей, совершению хищений. Для установления причин ущерба и условий наступления материальной ответственности у работника после проведения инвентаризации необходимо потребовать письменное объяснение. Если работник не представит объяснение, то об этом должен быть составлен акт в произвольной форме (статья 247 ТК РФ). Важно, чтобы из акта было видно, в связи с чем у работника потребовали объяснение. Для этого целесообразно сделать в таком акте ссылку на акт инвентаризации. После того как все условия для привлечения работника к материальной ответственности выявлены, и размер ущерба подсчитан, комиссия определяет, какую часть от суммы ущерба можно предъявить к возмещению работником. Отметим, что материальная ответственность бывает двух видов: полная и ограниченная. 1. Ограниченная материальная ответственность. За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом или иными федеральными законами (статья 241 ТК РФ). 2. Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере (статья 242 ТК РФ). Она может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. Перечень случаев наступления полной материальной ответственности работников установлен статьей 243 ТК РФ. Обращаем Ваше внимание, что работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его возмещения виновным работником (статья 240 ТК РФ). После выявления факта недостачи и его виновника необходимо определиться со способом возмещения ущерба. Это может быть:
1. Добровольное возмещение ущерба (статья 248 ТК РФ) Этот способ применим абсолютно в любой ситуации и при полной, и при ограниченной материальной ответственности работника. В соглашении о добровольном возмещении ущерба должны быть определены сумма, сроки и порядок погашения ущерба. При этом деньги в возмещение ущерба могут: — вноситься в кассу организации (оформляется приходный кассовый ордер по форме N КО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. N 88); — удерживаться из зарплаты работника в любых согласованных работником и работодателем размерах (в отличие от принудительных удержаний по распоряжению работодателя либо по исполнительному документу, для которых установлены предельные размеры) Однако если из зарплаты работника производятся удержания по исполнительным документам, то они имеют приоритет; — частично вноситься работником в кассу, а частично удерживаться из его зарплаты. Если работник и работодатель договорились о добровольном возмещении ущерба, то это соглашение нужно оформить письменно. Какой-либо унифицированной формы такого соглашения не установлено. На практике достигнутая сторонами договоренность о добровольном возмещении работником суммы ущерба оформляется или заявлением работника или соглашением с работодателем. 2. Принудительное удержание из зарплаты работника (статья 248 ТК РФ) Если стороны не договорились, то сумму ущерба можно взыскать принудительно. В этом случае сумму ущерба можно удержать из зарплаты виновного работника. Удержание производит бухгалтер по письменному распоряжению руководителя организации. Распоряжение правомерно только при одновременном соблюдении двух условий (статья 248 ТК РФ): — взыскиваемая сумма не превышает размера среднего месячного заработка работника; — руководитель издал распоряжение (приказ) об удержании в течение месяца со дня окончательного установления размера ущерба (то есть с даты оформления результатов инвентаризации). Здесь необходимо отметить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом. Порядок привлечения работников к коллективной ответственности имеет свои особенности по сравнению с общим порядком (статья 245 ТК РФ). Возможны добровольный и принудительный способы возмещения ущерба. Независимо от способа возмещения ущерба бухгалтеру все равно придется рассчитать сумму, возмещаемую каждым работником. Как именно распределяется ущерб между членами коллектива, решают его члены. Но избранную методику целесообразно включить в договор о коллективной ответственности.

Аудитор юридической
компании «Юнико-94»
И.Л.ТИТОВА
08.12.2008