Вопрос: Квалифицированной электронной подписью в аптеке обладает только руководитель аптечной организации или заведующая аптечной организации. Сотрудники аптечной организации, являющиеся членами договора о коллективной материальной ответственности, не обладают квалифицированной электронной подписью, а имеют только каждый свой индивидуальный логин и индивидуальный пароль (не квалифицированная электронная подпись). С учетом того, что в получении товара от поставщика и в перемещении товара в аптеке участвует не только лицо, обладающее квалифицированной электронной подписью, но и сотрудники аптеки, обладающие не квалифицированной электронной подписью, не исключит ли применение электронного документооборота возможность удовлетворения с работников аптечной организации требования о возмещении ущерба работодателю, связанного с недостачей товарно-материальных ценностей? Что будет являться доказательством использования сотрудником аптеки не квалифицированной электронной подписи? (Консультация эксперта, 2016)

Вопрос: Квалифицированной электронной подписью в аптеке обладает только руководитель аптечной организации или заведующая аптечной организации. Сотрудники аптечной организации, являющиеся членами договора о коллективной материальной ответственности, не обладают квалифицированной электронной подписью, а имеют только каждый свой индивидуальный логин и индивидуальный пароль (не квалифицированная электронная подпись). С учетом того, что в получении товара от поставщика и в перемещении товара в аптеке участвует не только лицо, обладающее квалифицированной электронной подписью, но и сотрудники аптеки, обладающие не квалифицированной электронной подписью, не исключит ли применение электронного документооборота возможность удовлетворения с работников аптечной организации требования о возмещении ущерба работодателю, связанного с недостачей товарно-материальных ценностей? Что будет являться доказательством использования сотрудником аптеки не квалифицированной электронной подписи?

Ответ: В соответствии с подпунктом 4 пункта 3 статьи 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. В этой связи до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом N 402-ФЗ вид электронной подписи. Электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, исходя из положений Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ) признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением сторон, участвующих в электронном документообороте. При оформлении первичных учетных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, при условии соблюдения требований Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ). Так в соответствии с пунктом 2 статьи 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью. Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности). Согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации. На остальные электронные первичные документы учета хозяйственных операций нормативные требования о применении квалифицированной электронной подписи отсутствуют (Письмо Минфина РФ от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259). Следовательно, для признания электронного документа, подписанного неквалифицированной электронной подписью, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручно, достаточно прописать такое условие в Соглашении об электронном документообороте с поставщиками, а также в соответствующем локальном акте организации (Письмо Минфина РФ от 11.01.2016 N 03-03-06/61).

Аудитор юридической
компании «Юнико-94»
Л.П.ПОЛЕВАЯ
17.02.2016