Информационные технологии как путь к «экономическому здоровью»

new_adm

16 лет назад

Татьяна БОГАТОВА, обозреватель PC Week/RE, специально для «Российских аптек»

Аптечное дело, как и вся наша экономика, за последние 20 лет претерпело немало существенных изменений. Из государственных учреждений минздравовского подчинения аптеки превратились в сегмент рыночной экономики и сегодня должны заботиться не только о здоровье граждан, которых они обеспечивают лекарствами, но и о собственном «экономическом здоровье» — эффективности, рентабельности и прочих важных показателях. Одним из современных инструментов, помогающих аптечным предприятиям не только выжить в высококонкурентной среде, но и активно развиваться, являются информационные технологии (ИТ).

Рынок диктует условия

Одна из основных тенденций розницы — образование торговых сетей – не миновала и аптечный бизнес: здесь также сегодня идет активное «сетевое строительство», сопровождающееся перераспределением объектов между государственным и коммерческим сектором.

Это происходит как путем укрупнения небольших сетей, с одной стороны, так и поглощения этих же небольших сетей «монстрами» фармрынка — с другой. При этом периодически происходит появление новых брэндов, претендующих на свою нишу в фармрознице.

Эксперты подразделяют аптечные сети на глобальные, средние и мелкие. «Глобальные состоят из нескольких региональных частей, чаще всего с автономным управлением, — отмечает Игорь Тихонков, технический директор компании «Регард Софт». — К таким сетям можно отнести «36.6», «Ригла», «Доктор Столетов». Среднего размера сети имеют в своем составе порядка 20-100 розничных точек, расположенных в одном или нескольких соседних регионах. К таким сетям можно отнести «03 Аптека», «Фармадент», «Старый Лекарь» в Москве, «Формула Здоровья» в Калининграде, «Тверская Оптика» в Твери и др. Небольшие — это сети из 3-20 аптек, которые в последнее время активно поглощаются более крупными сетями». Тем не менее, несмотря на активное «сетевое строительство», в настоящее время на российском фармрынке сетями охвачена пока лишь меньшая часть аптечных точек — менее половины, хотя, по мнению экспертов, в ближайшие год-два ситуация может существенно измениться.

Именно эти современные тенденции — увеличение коммерческого сегмента в аптечном бизнесе, усиление конкуренции, рост сетевой розницы — приводят к тому, что для нормального функционирования и развития аптеки уже не могут обойтись без использования такого инструмента, как ИТ.

От минимума — к максимуму

Аптека — это с точки зрения процесса автоматизации в первую очередь предприятие, где осуществляются продажи. Основные бизнес-процессы здесь те же, что и в обычном магазине. Стандартный перечень задач, подлежащих автоматизации в аптеке, предусматривает следующие:

бухгалтерский учет;
заказ товара у поставщиков (широкий ассортимент и наличие большого числа поставщиков диктуют необходимость реализации электронного заказа с применением специальных возможностей для сравнения цен разных поставщиков);
анализ товародвижения и формирование аналитических отчетов по разным группам товаров;
регистрация и учет продаж.

«Однако для аптечной сети список таких задач будет более длинным, — замечает Валерия Николаева, руководитель проекта автоматизации аптек Alliance Healthcare (Россия), — в него входят, например, ведение классификаторов товаров, централизованный финансовый и планово-экономический учет, логистика (переброска товара со склада в розничные точки), управление персоналом. В зависимости от принятых схем работы, заказ товара у поставщиков может осуществляться либо централизованно, либо самими точками продаж (т.е. децентрализованно). То же относится и к ценообразованию: расценка фармпрепаратов может осуществляться как непосредственно в аптеках, так и в центральном офисе».

Кроме того, сегодня в рознице для активизации продаж применяют целый спектр инструментов для повышения лояльности потребителей. «Один из них — дисконтные программы разного типа, — пояснил Сергей Андрюхин, руководитель департамента внедрения и поддержки АСУ «М-Аптека плюс» компании «Эскейп». — Они включают в себя проведение ограниченных по времени действия рекламных акций. Востребовано ведение автоматизированной работы с врачами и возможность бронирования товара по телефону. Интегрированный в систему справочник «Видаль» позволяет непосредственно из терминала программы осуществлять выбор препарата по болезням, анатомо-терапевтическо-химической классификации (АТХ) и фармгруппам, предоставляя доступ к аннотациям препаратов, информации об аналогах и их наличии в аптеке».

Помимо задач, сходных с задачами любой розничной точки (или сети магазинов), в аптечном деле существует немало специфических бизнес-процессов, требующих особого подхода и других, в сравнении с обычной торговлей, алгоритмов решения. В частности, эксперты-разработчики и пользователи выделяют следующее:

расценка товара в соответствии с правилами регулируемого ценообразования на отдельные группы товаров;
посерийный учет ЛС и отслеживание забракованных серий;
наличие контроля отпуска по льготным и бесплатным рецептам;
потребность в персонифицированном учете данного вида отпуска ЛС больным, имеющим право на льготы;
отслеживание фальсификатов;
контроль наличия обязательного ассортимента;
специальный учет ряда групп ЛС (сильнодействующие ЛС, группы А и Б и пр.);
организация справочной службы с возможностью предоставления информации о наличии товара в любом подразделении аптечной сети в реальном режиме времени;
взаимодействие автоматизированной системы управления аптекой с внешними справочными системами (ЕСФИ и т.п.);
возможность работы с банковскими картами;
возможность использования контроля торговли по подарочным сертификатам, промоакциям, торговли «по образцам».

Для обеспечения всех этих запросов необходимы информационные системы, обладающие соответствующими возможностями.

Соединяя «желаемое» с «возможным»

Суммируя вышесказанное, базовый комплект программного обеспечения (ПО) для аптеки, по мнению Сергея Андрюхина, должен обеспечивать электронное взаимодействие с поставщиками (от заказа до приходования накладных), ведение партионного учета, контроль сроков годности и забракованных серий медицинских препаратов, возможность возврата товара поставщику и возврата товара от потребителя, переоценку товара, межаптечную переброску товара для сетей и аптек с удаленными киосками, розничную реализацию (кассовый модуль), инвентаризацию, выгрузку данных в систему бухгалтерского учета и предоставление оперативной отчетности.

Средняя аптека сегодня включает следующее оборудование: 2-3 автоматизированных торговых места на базе фискального регистратора (компьютер, ФР, сканер штрих-кодов, дисплей покупателя, денежный ящик), 1 компьютер материально-ответственного лица, 1 компьютер в качестве сервера СУБД.

В аптеках с открытой выкладкой могут также применяться системы безопасности (в частности, антикражные устройства) и видеонаблюдения. В крупных торговых сетях уже существует практика интеграции таких систем с ИС (например, с кассовыми системами – для предотвращения или пресечения злоупотреблений персонала и покупателей), но в аптечном деле, по словам Игоря Тихонкова, даже в крупных сетях на сегодняшний день это пока мало востребовано в связи с вторичностью такой задачи по отношению к автоматизации основных бизнес-процессов.

По мнению Сергея Андрюхина, ключевыми критериями при выборе ИС являются следующие:

стоимость базового комплекта и услуг технической поддержки (особенно критично для несетевых (единичных) аптек);
возможность своевременных доработок системы под новые требования рынка и пожелания заказчика (пользователя);
требования к оборудованию (сервер, рабочее место директора, рабочее место кассира) — невысокие аппаратные требования к рабочим местам позволяют избежать дополнительных затрат на закупку нового оборудования и использовать уже имеющиеся в наличии компьютеры;
поддержка системой большого спектра периферийного оборудования, (фискальные регистраторы, сканеры штрих-кода, дисплеи покупателя, термопринтеры печати штрих-кода и т.д.);
наличие и доступная цена дополнительных модулей для увеличения функционала базового комплекта (особенно важно для динамично развивающихся аптечных учреждений);
СУБД, используемая в аптеке (важны стоимость СУБД и дополнительных лицензий на рабочее место, квалификация ИТ-персонала для администрирования);
взаимодействие с наиболее распространенными программами бухгалтерского учета.

Для аптечных сетей, особенно крупных и динамично развивающихся, иерархия ключевых критериев будет несколько другой, чем для отдельных аптек. Так, здесь на первое место выйдут высокие требования к СУБД, используемой в офисе для консолидации данных (в частности, к ее быстродействию), а также к аппаратной части офиса (сервер, рабочее место менеджера). Для офисов крупных аптечных сетей рекомендуется серьезное оборудование, гарантирующее отказоустойчивость и бесперебойность в работе, т.к. сбои в офисном оборудовании могут оказывать негативное влияние на всю аптечную сеть. Это относится и к периферийному оборудованию, поддерживаемому ИС (фискальные регистраторы, сканеры штрих-кода, дисплеи покупателя, термопринтеры печати штрих-кода и т.п.). Большое количество периферийного оборудования, поддерживаемого системой, приобретает особую актуальность для межрегиональных аптечных сетей, имеющих большой географический разброс между своими подразделениями. Важен для сетевых аптек и такой критерий, как стоимость доработки ПО по индивидуальным заказам. Как правило, крупные аптечные сети, следуя маркетинговым тенденциям в своих регионах, со временем вырабатывают свое «ноу-хау» в ИТ и предоставляют запросы на доработку ПО с учетом местной специфики.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько уже известных разработчиков ПО для фармрозницы, которых можно условно разделить на две группы: независимые разработчики специализированного ПО и ИТ-подразделения (или дочерние структуры) фармдистрибьюторов. К первой группе относятся такие компании, как «Регард Софт» (ИС «Аптека 2000, 2002, 2005»), «Эскейп» («М-Аптека», «М-Аптека плюс»), «Юнико» («Юнико-Аптека»). Ко второй — «Аптека-Холдинг» (на настоящий момент — Alliance Healthcare (Россия), продвигающая свою ИС «Инфо-Аптека 2.0, 3.0», «Спарго Технологии» (дочерняя структура фирмы «ПРОТЕК») с системой «е-Фарма». «Кроме того, — отметил Сергей Андрюхин, — есть и интересные программные продукты «местного масштаба», переросшие «самописный» уровень и занимающие свою нишу в отдельно взятых регионах».

Что дает автоматизация? Практически все эксперты отмечают увеличение товарооборота, сокращение издержек (например, при подготовке товаров к продаже), рост выручки и прибыли. Благодаря уменьшению доли рутинного труда и высвобождению времени сотрудников отпадает необходимость в увеличении штата, что актуально при имеющемся кадровом дефиците. Кроме того, за счет формализации технологических процессов в подавляющем большинстве случаев улучшаются показатели продаж и динамика развития предприятия в целом; обороты возрастают на 10-40% (зафиксированы отдельные случаи 50%-ного прироста), расширяется ассортимент ЛС.

Галина Прокофьева, зам. директора компании «Юнико Информ», привела конкретный пример результата автоматизации одной из аптек ООО «Пос-Холдинг»: «Месячная выручка аптеки (три рабочих места кассира) за полгода после ввода в эксплуатацию ПК «Юнико-Аптека» возросла с 18 до 80 тыс. руб., прибыль при этом увеличилась на 35%».

Одним из важных результатов автоматизации является расширение возможностей по борьбе со злоупотреблениями: ИС позволяет осуществлять полный контроль над ходом всех основных процессов и оборотом товаров внутри системы. «Имея возможность восстановления событий, гораздо проще пресекать продажу товара «из-под прилавка» и находить ответственных за недостачу, т.к. по каждой партии товара ведется история с детализацией. Например, кто, когда и какие именно операции производил с данной партией, когда и кем (а при реализации персональных дисконтов — и кому) был продан товар», — пояснил Сергей Андрюхин. Кроме того, как подчеркнула Валерия Николаева, посерийный учет и проверка на забракованные серии, имеющиеся сегодня в каждой серьезной ИС для аптек, — важные функции, препятствующие попаданию на прилавки некачественного или фальсифицированного товара.

Заглянув в день завтрашний…

Как уже упоминалось, одной из наиболее серьезных тенденций сегодня является интенсивное развитие аптечных сетей и уменьшение количества независимых аптек. Понятно, что не только полноценное развитие, но и само существование торговой сети сегодня невозможно без использования соответствующих ИТ. Именно поэтому, по мнению Игоря Тихонкова, наиболее востребованными будут решения, позволяющие централизованно, но при этом гибко, управлять ассортиментом, маркетинговыми программами, ценовой политикой в рамках аптечной сети. При этом должны соблюдаться высокие критерии к надежности работы ПО в аптеках, с тем чтобы не росли издержки его эксплуатации. Преимущество получат компании, предлагающие решения не для аптеки как таковой, а для сети аптек и использующие в качестве платформы высоконадежные СУБД (системы управления базами данных).

Одно из новых направлений на фармрынке, как заметил Игорь Тихонков, — создание компаний, берущих на аутсорсинг управление товарными запасами аптеки, ценовой политикой, маркетинговыми программами. Аптеки при этом сохраняют юридическую и финансовую независимость и получают преимущества аптечной сети в уровне цен при закупках у поставщиков и по использованию высококвалифицированных (и, следовательно, высокооплачиваемых) менеджеров. Пример применения новых технологий в фармрознице — опыт компании «Фарма Трейд Технолоджис», продвигающей на московском фармрынке услуги по аутсорсингу для аптечных предприятий. Так, например, в одной из очаковских аптек (Московская обл.) в августе 2005 г. на момент начала сотрудничества с «Фарма Трейд Технолоджис» было весьма тяжелое финансовое положение, возникшее в результате жесткой конкуренции. К декабрю же 2005 г. товарооборот вырос на 80%. Сначала в этой аптеке удалось реализовать электронный документооборот. Аптека перешла на консолидированные закупки, что существенно облегчило ей жизнь. Она немного окрепла, модернизировалась, здесь обновили технику, поставили новый сервер и новую версию ПО. Сейчас аптека уже перешла на полный формат взаимодействия с «Фарма Трейд Технолоджис»: электронный документооборот, автоматизированное ценообразование, автоматизированный расчет потребности, обработка заказов осуществляется в логистическом центре.

Однако и независимые аптеки не желают сдавать позиции, стремясь к оптимизации работы, к прозрачности учета товародвижения и финансовых средств с помощью ИТ. «Небольшим аптекам зачастую достаточна автоматизация приходования товара, печать накладных и ценников и ведение необходимой первичной документации, — пояснила Анна Королева, менеджер по PR и рекламе компании «Спарго Технологии». — Для них наша компания предлагает решение «е-Фарма2 — Лайт». Для самостоятельных аптек (впрочем, и для многих сетей) важными критериями являются удобство системы в эксплуатации, простота в обучении персонала работе с ПО, а также стоимость и качество обслуживания. ПО «е-Фарма2» создано на платформе Microsoft. NET Framework, имеющей модульную структуру, что позволяет сопровождать клиентов дистанционно. Отпадает необходимость вызова сотрудника компании в аптеку, все необходимые действия проводятся посредством web-ресурсов. Это не только более экономичный вариант (что важно для небольших аптек), но и более удобная технология для аптечных сетей, имеющих распределенную структуру».

Сегодняшнее состояние автоматизации аптечной розницы во многом напоминает ситуацию с внедрением ИТ в торговых сетях несколько лет назад, когда комплексный подход к автоматизации здесь еще только зарождался, не все виды ИС были востребованы, не было высоких требования к интеграции систем. «На данном этапе автоматизация аптечных учреждений в большинстве случаев заключается во внедрении бухгалтерской и учетной системы, — считает Сергей Андрюхин. — В лучшем случае учетная система имеет в себе элементы WMS1, CRM2, e-commerce3. Иногда этого достаточно, но когда речь заходит об объединении лучшего опыта, без интеграции систем не обойтись. Любая из перечисленных ИС пересекается по используемым данным на 25-75%. Только сокращение дублирования ввода высвобождает до 50% времени персонала, как правило, имеющего высокую квалификацию и получающего за свой труд немалое вознаграждение. Кроме того, предоставление доступа к данным за всю историю работы аптечного предприятия дает возможность использования специализированных систем прогнозирования спроса. В этой области можно выделить многофункциональные пакеты обработки статистических данных и специализированные разработки прогнозирования спроса».

Сегодня в секторе традиционного (не фармацевтического) ритейла аналитические системы и пакеты для планирования и прогнозирования уже используются наиболее продвинутыми участниками рынка, и недалек тот день, когда они станут неотъемлемой принадлежностью каждой уважающей себя торговой сети. Тот факт, что о подобных системах уже задумываются и участники фармрынка, свидетельствует о том, что аптечные предприятия исключением не будут.

Источник: журнал "Российские аптеки"№16 2007.