«Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения», 2013, N 4
КАК ПРАВИЛЬНО ПОДГОТОВИТЬ И ОФОРМИТЬ ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ ИЛИ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО?
Хотите повысить качество организационно-методической работы? Наведите порядок в организации делопроизводства и оформлении документов. Организационно-методическая работа неразрывно связана с оформлением различных документов, поэтому редакция журнала подготовила цикл статей по делопроизводству в органах управления и учреждениях здравоохранениях.
Учреждения здравоохранения организуют и ведут делопроизводство на основе собственной инструкции по делопроизводству в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами в этой области. Организация документооборота осуществляется специальным структурным подразделением (или назначенным ответственным за делопроизводство лицом <>), на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее — служба ДОУ).
<> В небольших учреждениях здравоохранения это чаще всего секретарь главного врача.
При оформлении документов применяют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <>. Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются строго обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие собственными работниками и внешними получателями.
<> ГОСТ Р 6.30-2003 утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Грамотно составленный документ является признаком высокой управленческой культуры, а игнорирование принятых правил и ГОСТов по делопроизводству может привести к управленческим и юридическим ошибкам. При подготовке документов на компьютере обычно применяют текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1-2 интервала.
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Приказ, распоряжение
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы учреждения здравоохранения. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя учреждения, его заместителей, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются руководителем учреждения или по его поручению заместителем руководителя. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Проекты приказов (распоряжений) и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием их названий. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы и имеет следующие реквизиты: Наименование организации.
Наименование вида документа — приказ (распоряжение). Дата и номер — указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно — цифровым способом; номер состоит из знака «N » и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2012 г. N 21; 03.07.2012 N 44. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
О командировании работников Министерства в…
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказы (распоряжения) подписывает руководитель учреждения, а в его отсутствие — лицо, его замещающее. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения. Совместные приказы двух и более организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка. При оформлении совместного приказа:
наименования организаций располагаются на одном уровне; наименование вида документа — приказ — располагается центрованно; дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центрованно; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.
Образец оформления приказа
Герб России
Министерство здравоохранения Российской Федерации
ПРИКАЗ
00.00.0000 N 00
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации
В связи с __________________________________________________________
(основание)
п р и к а з ы в а ю:
- Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации
- _________________________________________________________________
- Признать утратившим силу приказ ____________________________
- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
Министр Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Протокол
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями организации и сторонними организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений — исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов — по акту. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования». Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших Повестка дня
Докладчики по каждому пункту повестки дня Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке организации формата А4 и имеют следующие реквизиты: Наименование документа — слово П р о т о к о л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру; Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру. Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру. Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно — цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Гриф (пометка ограничения доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.
Образец оформления протокола
Министерство здравоохранения Российской Федерации
П Р О Т О К О Л
00.00.0000 N 00
Коллегия Министерства здравоохранения Российской Федерации
Председатель коллегии ______________________________________________ Секретарь коллегии _________________________________________________
Присутствовали: 50 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
- О Концепции государственной политики развития курортного дела в Российской Федерации. Доклад руководителя департамента …
- О …
- СЛУШАЛИ: Иванова А.А. — текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ: Петров П.П. — краткая запись выступления Сидоров С.С. — краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Одобрить Концепцию государственной политики развития курортного дела в Российской Федерации. 1.2. …
2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Служебные письма
Служебные письма готовятся:
как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов; как исполнение поручений вышестоящих органов; как сопроводительные письма;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
«Министерство считает…», «Государственный комитет рассмотрел…»
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…». Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Образец оформления письма
Герб России Председателю Государственного ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ комитета Российской Федерации (РОСАРХИВ) по стандартизации и метрологии Ильинка ул., 12, Москва, 103132 Тел./факс 206-35-31 ОКПО 02892798, ОГРН Ленинский просп., д. 9, Москва, 117049 1027712345678, ИНН/КПП 7708033140/771001001 ______________ N _______ На N ______ от ___________
О новом ГОСТ Р 6.30-2003
Росархив представляет на Ваше рассмотрение и утверждение новый ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов», разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива.
Приложение: на 10 л. в 1 экз.
Заместитель руководителя В.А.Еремченко
Танонин 206 48 36
Центр изучения проблем
здравоохранения и образования
М.А.АЛЕКСАНДРОВ
Подписано в печать
26.03.2013
