«Нормативные акты и комментарии для фармации», 2014, N 2
Вопрос: В фармацевтической фирме сотрудники используют личный автотранспорт в служебных целях. Является ли компенсация за использование личного автотранспорта фиксированной суммой (не учитывая расход бензина) или она зависит от количества выездов в течение месяца? Какие нормативные документы регламентируют эту компенсацию?
Ответ: В статье 164 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) определено, что компенсация — это денежная выплата, установленная в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных законодательством РФ. В соответствии со статьей 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Соглашение сторон трудового договора, выраженное в письменной форме, подразумевает, что условие о возмещении работнику компенсации за использование им личного имущества для выполнения служебных заданий и размер такой компенсации нужно установить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору между работником и работодателем. В Письме УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115 указано, что основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры таких компенсаций. Трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору будут являться основанием для издания приказа о выплате работнику компенсации за использование личного имущества в служебных целях. Компенсация может устанавливаться в фиксированной сумме, а может быть переменной величиной и зависеть от каких-либо расходов, например «служебного пробега» и т.д. На основании пункта 3 статьи 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Законодательством РФ не предусмотрены пределы норм за использование личного имущества работника в служебных целях (в части НДФЛ), такие нормы устанавливает организация. Однако, как указывает финансовое ведомство, для этого в организации должны быть расчеты сумм компенсаций, а также документы, подтверждающие (Письма Минфина России от 27.02.2013 г. N 03-04-06/5600, от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 г. N 03-04-06/6-47): — принадлежность имущества сотруднику;
— использование имущества в служебных целях; — суммы понесенных физическим лицом расходов. Отметим, что если размер компенсации — переменная величина, необходимы расчеты компенсации (например, на основании путевых листов).
Аудитор юридической
компании «Юнико-94»
И.Л.ТИТОВА
04.10.2013
