Статья. «Порядок ведения кассовых операций в фармацевтических организациях» (Е.Р.Захарочкина) («Московские аптеки», 2008, N 11)

new_adm

11 лет назад

«Московские аптеки», 2008, N 11

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации регламентируется Решением Совета директоров Центрального Банка России от 22.09.93 N 40. Данный нормативный документ включает три основополагающих раздела по кассовым операциям: — общие положения;
— прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов; — ведение кассовой книги и хранение денег. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88. Основными формами кассовой первичной учетной документации являются: — приходный кассовый ордер (форма N КО-1) — прием наличных денег в кассу организации; — расходный кассовый ордер (форма N КО-2) — выдача наличных денег из кассы; — журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) — регистрация приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов; — кассовая книга (форма N КО-4) — учет поступлений и выдачи наличных денег организации по приходным и расходным кассовым ордерам (или заменяющим их документам) в кассе; — книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) — учет денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Схема приема денежных средств в кассу организации состоит из последовательных этапов, которые отражены в табл. 1.

Таблица 1

Поступление денежных средств в кассу

Заполнение приходного кассового ордера Форма N КО-1 Форма N КО-1:
- применяется для оформления поступления денег в кассу при применении методов ручной обработки или при обработке информации с применением средств вычислительной техники;
- выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии;
- заполняется на основании первичного бухгалтерского документа (накладной, счета, приказа, договора, авансового отчета, др.) Некоторые примеры хозяйственных операций (строки «Основание», «Приложение»):
- получение денег с расчетного счета для выплаты заработной платы (приобретения материалов, оплаты услуг сторонних организаций и т.д.); корешок чека N __ от…__;
- оплата продукции (работ, услуг) по накладной или по счету (поступление средств от покупателей и заказчиков);
- возврат остатка неиспользованного аванса от подотчетных лиц; авансовый отчет N __ от __;
- компенсация недостач по результатам инвентаризации в соответствии с приказом;
- возмещение причиненного материального ущерба; копия приказа руководителя или копия решения суда;
- вклад учредителя в уставный капитал; копия решения собрания учредителей;
- погашение долга по ссудам, выданным сотрудникам организации

II. Регистрация приходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов Форма N КО-3 Осуществляется бухгалтерией до передачи в кассу

III. Подпись приходного кассового ордера и квитанции к нему Осуществляется главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом по письменному распоряжению руководителя организации

IV. Собственно прием денежных средств в кассу Действия кассира

обязан проверить наличие и подлинность подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица, правильность оформления, наличие перечисленных в приходном кассовом ордере приложений;
в случае несоблюдения одного из требований возвращает приходный кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления;
если все требования выполнены, то кассир принимает деньги и немедленно подписывает ордер, а на квитанции к приходному кассовому ордеру заверяет свою подпись печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата;
приложенные документы погашаются штампом или надписью «Получено» с указанием даты;
после получения денег в кассу квитанция к приходному кассовому ордеру отрывается по линии отреза и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а кассовый ордер остается в кассе. Важно! Дата составления приходного кассового ордера и фактическая дата приема денег в кассу на квитанции должны совпадать! V. Запись в кассовой книге Форма N КО-4 Производится кассиром сразу же после получения денег по приходному кассовому ордеру.

Схема выдачи наличных денежных средств из кассы состоит также из последовательных этапов и отражена в табл. 2.

Таблица 2

Выдача денежных средств из кассы

Заполнение расходного кассового ордера (форма N КО-2) Форма N КО-2:
- применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы при применении методов ручной обработки или при обработке информации с применением средств вычислительной техники;
- выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии;
- выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным или расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера; таким образом, на данные документы также выписывается расходный кассовый ордер, а на сами документы ставится штамп с реквизитами (датой и номером) этого расходного кассового ордера (например, после выдачи заработной платы по платежной (расчетно-платежной) ведомости в централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой ведомости). Примеры хозяйственных операций (строка «Основание»):
- сдача наличной выручки в банк для зачисления на расчетный счет;
- выплата по ведомости заработной платы, пособий по социальному страхованию, стипендий;
- выплата заработной платы конкретному лицу;
- выдача материальной помощи, ссуды, займа;
- выдача денег под отчет на хозяйственно-операционные расходы;
- возмещение перерасхода по авансовому отчету работнику организации в сумме произведенных им из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя);
- выдача денег на расходы, связанные со служебными командировками;
- возврат средств покупателям и заказчикам;
- выдача займов по договорам с юридическими лицами

II. Регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов Форма N КО-3

осуществляется бухгалтерией до передачи в кассу;
расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи

III. Подпись расходного кассового ордера После заполнения должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченным письменным распоряжением руководителя лицом; если на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна

IV. Выдача денежных средств из кассы Расходный кассовый ордер передается бухгалтером в кассу для выдачи по нему денежных средств (выдача расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, на руки лицам, получающим деньги, запрещается) Действия кассира и получателя денег: кассир обязан проверить наличие и подлинность подписи руководителя (или уполномоченного им лица) и главного бухгалтера, правильность оформления, наличие перечисленных в приходном кассовом ордере приложений;

в случае несоблюдения одного из требований кассир возвращает расходный кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления;
перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются денежные средства, в строке «Получил» указывает сумму рублей прописью с заглавной буквы с начала строки, а сумму копеек — цифрами, проставляет дату получения им наличных денег (дата получения денег должна совпадать с датой составления); при получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается; расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой;
при выдаче денег отдельному лицу по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу кассир должен потребовать предъявление документа, удостоверяющего личность получателя и записать наименование, номер, дату и место выдачи в соответствующей строке ордера;
если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют удостоверяющие их личность документы, и расписываются в соответствующей графе платежных документов; однако в этом случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится;
выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе;
если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке: в тексте ордера после ФИО получателя денег бухгалтерией указывается ФИО лица, которому доверено получение денег; если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности»; доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца; выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров (напр. по гражданско-правовым договорам); приложенные к расходному кассовому ордеру документы кассир погашает штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (чтобы избежать случаев вторичного получения денег по этим документам)

В случаях:

оплаты труда,
выплаты пособий по социальному страхованию,
разовых выдач денег нескольким лицам: на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни, др.), депонированных сумм <>, денег под отчет на связанные со служебными командировками расходы, кассир производит выдачу денежных средств по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя; на титульном (заглавном) листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц на это уполномоченных V. Запись в кассовой книге Форма N КО-4 Производятся кассиром сразу же после выдачи денег по расходному кассовому ордеру.

<> Порядок депонирования невыплаченных сумм По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир должен: а). поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано» в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты; б). составить реестр депонированных сумм; в). сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью; если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)»; выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается; г). записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер N __». Далее бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Общие правила заполнения приходных и расходных кассовых ордеров: — должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной); — не допускаются подчистки, помарки или исправления в документе; — указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы (Строки «Основание», «Приложение»); — запрещается выдача ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги; — прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по Форме N КО-3 применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров до передачи в кассу организации и заводится на определенный установленный организацией период (месяц, квартал, год или другой период). При заполнении Формы N КО-3 следует обратить внимание на следующее: — в графе 4 «Примечание» для приходных документов может указываться основание получения денежных средств и/или кто их получил; делается отметка в случае аннулирования выписанных и зарегистрированных приходных кассовых ордеров, по которым по каким-либо причинам не были совершены операции, т.е. деньги не поступили в кассу; — в графе 8 «Примечание» для расходных документов может указываться основание выдачи денежных средств и/или лицо, которому эти средства выданы; делается отметка об аннулировании выписанных и зарегистрированных кассовых ордеров, по которым по каким-либо причинам не были совершены операции и, следовательно, денежные средства из кассы в этот день не выданы. При этом аннулированные приходные и расходные кассовые ордера следует хранить вместе с журналом регистрации в течение всего срока, установленного для хранения кассовых документов, т.е. 5 лет при условии завершения проверки и/или ревизии (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения). В следующей статье будет рассмотрен порядок оформления других форм кассовой документации.

Доцент кафедры УЭФ ФПП ОП
ММА им. И.М.Сеченова, к.ф.н.
Е.Р.ЗАХАРОЧКИНА
Подписано в печать
28.11.2008